高效能人士是如何做日计划的？

这些年来，关于个人管理方面的书也看了不少。

给我印象最深的就是《现在就干》这本书，绝对是干货满满的一本书，其中的重点是如何做日计划。

做日计划在很多小伙伴看来可能是比较简单的事情，不就是列出来每天要做的事情，一件件完成吗？

对比每日计划清单，我们的完成情况又是怎样的呢？

都完成了吗？还是总做那些琐碎的简单的，复杂的总是往后拖呢？

曾经我也做过日计划，但完成效果不理想。

我们一起来看看《现在就干》的作者发愤的草莓是如何做计划的？通过对比发现我们的问题，借鉴他人的方法优化我们的计划。

这本书把日计划的流程分为五大步骤：收集、孵化、确定、执行、回顾。

01 收集

日计划的第一步“收集”，是把那些突如其来的待办事项、信息、想法、念头、点子等从大脑里拿出来，找一个地方存起来，等待后期拿出来处理。存储的地方就叫“收集箱”。

由于我们的大脑每天都被无数念头直接冲击，海量内容放在大脑里会产生2个弊端：

一是让我们焦虑，不知道该处理那件好；

二是让我们遗憾，毕竟记忆是不靠谱的，忘记也会常有。

因此我们需要解放大脑，把脑子里需要记的信息暂时放进收集箱里。

好用的收集箱具有3个特点：

1/ 统一入口

收集的内容要统一先放进收集箱里，而且只能放在那里，不能一会儿在这个软件上用，一会儿在另一个软件上用，也不要一个本子、一个软件同时使用。

入口太多，散落得到处都是，难以管理好事物。

2/ 快速启动

很多人可能也有自己的“收集箱”，但打开步骤较为繁琐。比如有的小伙伴喜欢随身携带手账本，每次记录都要先打开包包的拉链、在包中抽出来本子、翻到相应页面，再拿笔、打开笔帽等。

经历的步骤越多越不利于记录下来，大脑一旦想到如此麻烦干脆就不记录了。经常不及时记录，就会淡化“收集”这个习惯。

3/ 流转便利

“收集箱”是个暂存的地方，需要进一步孵化成行动，流转到相应的位置，这样才不会成为“垃圾箱”。

在处理收集箱里的内容时，需要打钩、划掉，或者移动，而专业的行动管理软件相比手写形成的收集箱略胜一筹。

02 孵化

孵化，本义是指动物在卵内完成胚胎发育后破壳而出的现象，是生命体从一种形态到另一种形态的变化。

而日计划的“孵化阶段”也有形态变化之义，是指把不成熟的想法转化为能够管理和推进的具体任务。

孵化阶段是比较烧脑的，也是整个计划中最关键的一个环节，这个环节做好了才会提高计划的执行率。

我特意绘制了流程图方便梳理这一过程。

孵化阶段包括两部分和4个“箱子”（也就是文件夹）。

第一部分称为“处理”，需要经过四个节点，分别是“要”、“人”、“杂”、“事”。

第二部分称为“组织”，包括三个节点，分别是“估”、“优”、“情”。

也就是说孵化阶段需要经过“处理”和“组织”。

先来看看第一部分是什么意思。

1/ 要

第一个节点“要”是指“近期要不要”，目的是将要做的事缩小范围。

“近期”，每个人定义不同，建议定义在1-2周的时长，容易掌控。“近期不做，过一段时间也不做”的那部分，删除；“近期不做，但未来会做”的那部分，放入“将来也许”的箱子。

余下近期要做的那部分，继续流转到下一个节点进行判断。

2/ 人

第二个节点“人”是指“给哪个人做”，需要亲历亲为还是需要他人代劳呢？

放手给他人做的，不代表不理会，而是放在“等待”这个箱子里，继续跟踪，了解情况。

属于自己分内事情的，继续流转到下一节点。

3/ 杂

第三个节点“杂”的意思是由自己亲自做的事情，复杂吗？这里的“杂”，意指需要多步骤完成，即“复杂任务”。

如果任务不复杂，属于简单任务，直接流转到下一个节点进行安置。

复杂任务需要进一步拆解成简单任务后在进行流转。

4/ 时

第四个节点“时”，意思是“初步安排大致的完成时间”，注意只是初步安排。

对于在2分钟以内能完成的，立即做。这类事情在孵化阶段就马上完成；其他属于“近期尽快去做”的事。

在这些“近期尽快去做”的事情中，只有“有确切日期、

非某天做不可”的放在“日程”箱子里，其余的放进“下一步行动”的箱子里。

经过“处理”这个大筛子，把可以执行的行动放入四个“箱子”（“将来也许”、“等待”、“下一步行动”、“日程”），等待后续处理。

其中，“下一步行动”和“日程”箱子里的行动是近期要干的事情，还需要经过“组织”进一步加工。

再来看看第二部分组织的过程。

1/ 估

“估”即估计时长，预计任务完成所需要的时间长度。

2/ 优

“优”即优先级，是任务优先的级别，可以按照时间管理的4象限法则设置优先级。

3/ 情

“情”即情景，是指完成任务所需要的地点、工具或涉及的人物。比如可以根据“外出”这一情景把相关任务需要在外出时做的一同完成。

03 确定

“确定”阶段只需要围绕我们前面孵化后的“日程”和“下一步行动”两个箱子里的事情进行。

具体步骤如下：

第一步：打开“日程”箱子，抽出属于今天的必做任务。

第二步：打开“下一步行动”的箱子抽出优先级高的或者今天想做的。

第三步：合成后，微调优先级。

04 执行

通过前面几步后，一张“今日待办”清单呈现在眼前。想要把执行阶段干的漂亮，需要遵守3个原则。

1/ 先对准高优先级

真正推动工作和生活向前走的任务，往往是那些优先级高的，略有难度和挑战的，通常被称为“青蛙型”任务。

要拿出每天的黄金时间也就是个人高效时间去处理优先级高的任务。很多人不注意这一点，往往先从清单中低优先级的容易任务开始，这是拈轻怕重的表现。

如果我们有这种情况需要做一下调整了。

2/ 集中处理一件事

我们的大脑很难完美地多线同时工作，在《你的大脑，你的生产力》这本书中指出：大脑的先天构造就是一种能力有限的单通道行为系统，如果同时执行两项任务，额叶的力量会被分割并相应减少。

在执行日计划清单时，每次最好只对准一个任务，集中精力在你当下正在着手的这个任务上，才能达到最有投入状态。

3/ 减少切换的频率

频繁的切换手头任务，会消耗大量时间，回忆之前任务内容，无疑是浪费很多时间。

每天要对抗的“青蛙型”任务，没有最大限度集中精力，很难有突破；难以突破让人受挫，影响后续一系列任务的推进。

集中力量把优先级高的任务用心做漂亮才会有所成长。

05 回顾

回顾可以将整个日计划形成一个闭环，道理都懂却过不好生活，只因少了回顾。

每天结束前及时回顾，才能保留当天的实况，不至于偏差和走样。

可按照下面2种方式进行回顾：

1/  对比计划与真实执行过程，了解执行计划的情况。比如，哪些任务没有完成？是什么原因？哪些因素是可控的，哪些不可控？下一次准备如何优化？

2/  对比待办清单的预估时间与实际耗时的差异，帮助自己更好的评估时间。

06 检查

日计划流程到此就结束了，为了保障这个系统持续有效地运转，还需要一个“检查”的习惯，是指：

在一定时间频率内维护系统有效运转的过程，做法主要是：检查箱子、检查进度、检查系统。

1/ 检查箱子

在日计划流程中涉及到了一些箱子，其中“收集箱”、“将来也许”箱、“等待”箱，由于不需要作为当下的关注点，很少打开，其中的任务容易遗忘，需要定时检查。

2/ 检查进度

追踪目前各个复杂任务的进度，了解距离整个任务完成还有多远，同时，把复杂任务中不合时宜的进行删减。

仅凭大脑短期记忆保存的事情，要么会缺少足够的关注，要么会占用过量的关注，一定要定时翻翻看。

3/ 检查系统

要让整个系统健康正常的运转，需要每周一次检查整个日计划系统。

主要做法：看看当前进行的复杂任务有没有偏离目标；整理“每日回顾”，把反思收获的内容加入到个人“经验库”；检查未能完成的行动，将它们另作安排，看看是不做了，还是忘做了，还是着急了，及时更新。

检查这个习惯可以让我们实时更新、紧跟事态，切实控制住系统中的任务。

以上就是《现在就干》这本书中讲到的做日计划的流程，五个步骤加一个习惯。

我最初看这本书时，感觉好麻烦啊。如果觉得繁琐，那是不熟练的缘故。就像第一次开车，感觉好多步骤，又是踩离合、又是踩刹车、放手刹，还要换挡、还需转向灯，感觉手脚不够用的，熟悉后一切动作就很自然了。

和以前那种只列计划，不关注计划是否具有可执行性，不同的是现在的计划需要动脑，在做事之前要想清楚。

就如同做饭前的准备工作：淘米、洗菜、切菜、配菜，琐碎麻烦，占用不少时间。但如果准备工作做不好，等到开始才发现问题，吃出沙子、虫子、菜切得块太大不熟，那时整盘菜报废，心情也糟透了。

制定计划时“烧脑”，执行计划时才能轻松。我们不妨试试吧。

最后，我使用的制定个人计划的工具是国产的【滴答清单】这款软件：

可实现手机版和web版实时同步，无论是用电脑还是手机都极大的方便，无缝衔接。

具备了收集箱应该有的：

统一入口、快速启动、流转方便的特点。还具备了优先级排序和提醒功能，配合这套日计划流程更搭。

在这本书中作者也有推荐这款软件。

对于软件，只要有自己用着顺手的就可以，结合以上制定日计划的步骤，制定一份私人待办清单吧，让我们一起做个行动派！

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