律师视点 | 孟爱华、李晓倩：合同签订时看人还是看章
北京德和衡律师事务所合伙人
北京德和衡律师事务所律师助理
最近笔者接受一客户关于股权转让纠纷再审案件的委托。因该客户投资的目标公司对外签署的一份增资协议里设定的股权回购条件触发引发纠纷，此前二审审理过程中，由于客户对印章真伪举证不利，导致其虽仅持有目标公司6%的股份，却最终被法院判决需背负高达几千万的100%股权回购责任。分析研究案情过程中，引发了笔者对公司印章管理重要性的深入思考，公司印章管理问题值得所有企业重视和警惕，可谓“小印章，大风险”。
一、公司印章效力的法条演变
受中国“官印”为代表的印章文化的影响，印章在我国商事交往中具有非常重要的作用。在相当长的时期里，一般来讲，公司印章被推定为代表公司的意思表示，即只要在某一合同加盖了公司印章，该合同就推定是公司真实意思的体现。
《民法典》颁布之前，我国《合同法》就对公司用印行为的效力作出了明确规定。《合同法》第三十二条[1]（现《民法典》第四百九十条[2]）明确规定：“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”基于此，在中国印章文化的影响之下，出于提高经济效率、降低缔约成本的考虑，很多公司尤其是中小型民营企业经常为图经营方便刻制多枚印章、伪造印章，或是以仅在合同上加盖公司印章的方式签订合同，种种行为使公司产生了很多不确定的经营风险。为了规制司法实践中大量发生的真假印章纠纷案件，打击商事交往过程中频繁发生的伪造公司印章的行为，行政法领域2012年修正的《治安管理处罚法》[3]、1999年发布的《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》[4]以及刑法领域的伪造、变造印章罪[5]、伪造变造武装部队印章罪[6]等均对伪造、变造印章的法律责任作出了明确规定。
随着商业发展及我国法学理论和法律制度的逐渐完善，司法实践中“真假印章”纠纷案件愈演愈烈，在2019年最高人民法院发布的《全国法院民商事审判工作会议纪要》（以下简称：九民纪要）第41条[7]所确立的“看人不看章”原则的规范指引之下，印章在体现公司真实意思表示方面的绝对效力逐渐弱化，此时，不能简单将印章真伪与否作为判断公司真实意思表示的唯一标准，不能仅以加盖在合同上的印章真伪来认定合同是否对公司产生约束力。基于九民纪要41条所确立的“看人不看章”原则，在判断合同是否对公司产生效力的主要审查点在于：“签约人于盖章之时有无代表权或者代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。”自此之后，印章的效力进一步被弱化，仅成为签约人有无代表权或者代理权的表征之一。最高人民法院在(2021)最高法民申3680号案中也认为：“合同是否为当事人的真实意思表示，应综合签约人在签约之时是否具有代表权、合同相对方对签约人的代表权是否进行了谨慎审查等情形进行判断。合同上公章的真假并非判断当事人真实意思表示的唯一依据。”
二、与印章有关的法律风险
尽管根据九民纪要41条“看人不看章”的原则要求，合同上印章真伪已经不再是合同是否对公司生效的唯一判断标准，在各类争议印章效力纠纷案件中，交易相对方通过司法鉴定证明印章为真或者公司用章不唯一等在很大程度上能够影响法官的自由心证。因此，加强公司用章管理是防范公司印章法律风险的必然选择。
（一）公司印章未经行政机关备案的法律风险
根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》[8]的相关要求，企业的印章应当进行备案登记，因为印章未经备案登记的公司很难证明公司用章具有唯一性。在公司印章已经到公安部门备案登记的情况下，当公司涉及到具体的争议印章效力纠纷案件时，若公司通过鉴定方式证明加盖在合同上的印章与公安部门批准刻制的印章不符，此时相对方则负有证明争议印章为公司所有或使用的证明责任。而公司印章如果未经行政机关备案登记，因公司很难证明其所提供的印章样本为公司唯一使用的印章，公司若要否认争议印章的效力，需要承担非常高的证明责任来证明公司用章具有唯一性，从而陷入“自证清白”的尴尬境地。法院最后也极有可能以不能确认公司用章具有唯一性为由认定加盖争议印章的合同对公司具有约束力。在本文开头所讲述的案例中，正是由于客户公司的印章从未经过备案登记，法院最终以“现有证据材料本院无法确认客户公司于协议签订时实际使用的为哪枚公章”为由，认定由客户公司承担不利后果。
（二）公司同时使用多枚印章的法律风险
企业应该依法对公司所使用的印章进行备案登记，并确保公司印章的唯一性，若公司为图业务开展的方便私刻多枚印章，可能会给公司造成巨大的利益损失。此处需要说明的是，多枚印章是指就同一种类印章（比如公章），同时使用多枚。实践中，为方便经营管理很多公司尤其是建筑领域内的公司经常会刻制多枚印章，然而，一旦公司在具体经营过程中对外使用过该印章，该印章即具有普遍效力，能够代表公司的意志对外进行民事活动，即使公司内部对该印章的管理上存在使用限制，此时公司也不能仅以公司内部对该印章的使用限制为由否认该印章对公司的约束力。另外，因交易相对方一般不负有审查合同印章是否真实的义务，在公司存在用印管理混乱，同时使用多枚印章等情形导致交易相对方无法准确判断争议印章是否为真实的情况下，法院一般会认定由公司来承担难以判断印章真伪时的不利后果。
（三）公司印章管理混乱的法律风险
由于很多公司尤其是中小型民营企业的印章管理意识淡薄，其并未制定严格的用印审批、用印监督、用印备案以及专人保管等印章管理制度，此时极易导致员工擅自使用公司印章对外代表公司进行交易的情况发生，由此造成的交易相对方利益损失公司应当承担。在公司加强用印管理，严格落实用印登记、用印备案、用印台账等用印留痕机制的情况下，即使员工利用特殊手段取得公司印章对外代表公司作出民事行为，公司也可以内部留存的用印登记审批文件、用印台账等来证明争议合同上的印章属于员工擅自加盖。浙江省高级人民法院在(2014)浙商终字第71号案中认为：“针对孟晓锋私自加盖润德公司公章的行为，润德公司应承担孟晓锋借润德公司总经理身份，虚构公司经营需要资金事实，以借款形式骗取他人钱财的犯罪过程中存在单位规章制度不健全、用人失察、对其高级管理人员监管不力的过错。且2011年1月孟晓锋在办理交接过程中盗取公章，直至案发润德公司才发现公章被盗，长达近半年的时间内，润德公司均未发现该枚公章被盗，可见润德公司对于公章管理亦不规范……原审判决确定润德公司承担孟晓锋所欠债务不能清偿部分三分之一的民事责任正确。”
三、公司印章风险的防范举措
(一)确保公司印章唯一性
公司在日常经营管理过程中，务必要保证印章的唯一性。为经营方便刻制多枚印章的公司，应对多余的印章进行销毁并对有关情况进行登报公示处理。如却有必要拥有多枚印章的，应在充分考虑专业律师的意见下，对所有的印章进行严格的统一集中管理。对于已经损坏、废弃、遗失、盗窃的印章，应当及时报案、登报公示并尽可能通知经常存在业务往来的客户、供应商等利益相关方，避免他人利用公司发生过效力的印章做出危害公司利益的行为。
（二）建立严格的印章管理制度
企业应该建立严格的印章管理制度，加强企业公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等的管理，严格制定并落实用印审批、用印监督、用印备案、专人保管等印章管理制度，定期检查公司用印情况，对员工存在的不合理用印行为及时采取相应措施并予以处罚，防止因用印管理混乱给公司带来不必要的损失。若因业务开展需要授权他人使用公司印章的，在变更印章授权使用人之后，应当尽快通知原印章授权使用人负责对接的与公司存在业务往来关系的单位和个人，并将通知的有关证据予以保存，最大程度地防止印章授权使用人“表见代理”的情况发生。此外，公司应加强对印章使用的监督管理，若知晓他人存在使用伪造印章情况的，应当及时向公安机关报案，必要时可通过登报公示等方式告知公司潜在交易对象。
（三）约束公司高管、法定代表人用章行为
根据九民纪要所确立的“看人不看章”原则，公司应加强对公司高级管理人员的监督和管理，防止高管利用自身管理权限私自使用公司印章，从而使公司因构成表见代理承担合同责任。对于法定代表人这一特殊主体，由于其作为代表公司意志的机关在代表公司进行民事活动的过程中产生的法律后果全部由公司承受，其行为对公司的利益有较大影响。因此，在公司变更法定代表人时，一方面，应注重审查原法定代表人是否有未移交的公司印章，在这个过程中，应对公司过往的用印情况进行全面核查，确保新法定代表人接管并控制了原法定代表人保管的全部公司印章。另一方面，应及时办理工商变更登记，要求原法定代表人和新的法定代表人办理工作交接，此外，还应积极履行通知义务，将有关情况及时告知有业务往来的客户、供应商等利益主体，避免原法定代表人继续以公司名义作出危害公司利益的行为。
（四）作为相对方的注意义务
由于法院在审理印章效力纠纷案件时，会根据印章使用人在公司的身份和权限、授权文件、公司印章、交易过程等因素综合判断相对方主观上是否善意无过失。相对方在和公司签订合同时，不能迷信印章，既要查看并保存印章使用人的授权文件等证据，还应在公司加盖印章的同时，由法定代表人或者经法定代表人授权的代表人签字，有条件的还可以对签约过程通过拍照、摄像等方式记录并对相关证据予以留存。在和第三人签约时，即使印章持有人有公司授权书等代理权外观，也要尽到合理注意义务，与第三方核实其真实意思表示。
四、涉印章诉讼的应诉策略
（一）公司立场
在争议印章效力纠纷案件中，公司若想要主张合同上的印章系伪造，公司不对交易相对方的损失承担责任，可以从以下几个方面入手：
1.公司用章具有唯一性，不存在同时刻制多枚印章的情况。
2.公司具有严格的用印管理、审批制度，不存在用章管理混乱的情况，且公司在日常经营活动中并未在任何场合使用过存在效力争议的印章。
3.交易相对方没有合理理由信赖使用印章的人拥有代表公司签订合同或者使用印章的授权。
4.签约过程存在不合理之处，交易相对方应尽合理注意义务对该不合理之处采取措施予以查明。
5.对于第三人代表公司签订合同的行为，交易相对方既没有尽到合理注意义务，审查其授权文件，也未与公司核实其真实意思表示。
（二）相对方立场
在合同印章效力存疑的情况下，交易相对方可以从以下几个方面主张合同对公司具有约束力。
1.公司印章未经备案或者不具有唯一性，公司内部用章管理混乱，交易相对方难以判断涉案印章真假。
2.公司在以往交易或者诉讼活动中曾经使用过涉案印章，对涉案印章作出过效力认可，例如：在工商档案、交易合同、涉诉材料等各类文件中使用过涉案印章。
3.加盖印章的人在公司内部管理中具有相应的权限，交易领域属于印章使用人的职务行为。
4.印章使用人使用公司印章时具有代理权外观，构成表见代理，交易相对方对其有权使用印章具有合理信赖。
5.公司明知他人使用涉案印章代表公司进行交易活动，但一直未作表示予以否认。
五、小结
在商事交往日益复杂的当下，笼统地说合同签订时仅看人或仅看章，都是片面和不够严谨的。纠纷产生时，法官为了尽可能地揭示客观事实，也会综合考量案件中的多个事实因素，比如：签约人用章真伪、是否有授权、善意相对人是否尽到合理注意义务、签约过程是否合理等，从而做出对各方都更加公平、公正的裁决。作为企业来讲，日常经营中的合法合规不但有利于企业有序发展，且即使遭遇纠纷，也不致使自身立于危境。
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法条索引：
[1] 《合同法》第32条：当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。
[2] 《民法典》第490条：当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受时，该合同成立。
[3] 《治安管理处罚法》第52条：伪造、变造或者买卖国家机关、人民团体、企业、事业单位或者其他组织的公文、证件、证明文件、印章的，处十日以上十五日以下拘留，可以并处一千元以下罚款；情节较轻的，处五日以上十日以下拘留，可以并处五百元以下罚款：
[4] 《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第26条：对伪造印章或使用伪造印章者，要依照国家有关法规查处。如发现伪造印章或使用伪造印章者，应及时向公安机关或印章所刊名称单位举报。具体的印章社会治安管理办法，由公安部会同有关部门制定。
[5]《刑法》第280条：【伪造、变造、买卖国家机关公文、证件、印章罪】【盗窃、抢夺、毁灭国家机关公文、证件、印章罪】伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金。
【伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章罪】伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金。
[6]《刑法》第375条：【伪造、变造、买卖武装部队公文、证件、印章罪】【盗窃、抢夺武装部队公文、证件、印章罪】伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺武装部队公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。
[7]九民纪要第41条：【盖章行为的法律效力】司法实践中，有些公司有意刻制两套甚至多套公章，有的法定代表人或者代理人甚至私刻公章，订立合同时恶意加盖非备案的公章或者假公章，发生纠纷后法人以加盖的是假公章为由否定合同效力的情形并不鲜见。人民法院在审理案件时，应当主要审查签约人于盖章之时有无代表权或者代理权，从而根据代表或者代理的相关规则来确定合同的效力。
法定代表人或者其授权之人在合同上加盖法人公章的行为，表明其是以法人名义签订合同，除《公司法》第16条等法律对其职权有特别规定的情形外，应当由法人承担相应的法律后果。法人以法定代表人事后已无代表权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持。
代理人以被代理人名义签订合同，要取得合法授权。代理人取得合法授权后，以被代理人名义签订的合同，应当由被代理人承担责任。被代理人以代理人事后已无代理权、加盖的是假章、所盖之章与备案公章不一致等为由否定合同效力的，人民法院不予支持。
[8] 《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第23条：印章制发机关应规范和加强印章制发的管理，严格办理程序和审批手续。国家行政机关和企业事业单位、社会团体刻制印章，应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。
作者简介
孟爱华
北京德和衡律师事务所合伙人
孟爱华律师，北京德和衡律师事务所合伙人，北京市法学会国际经济法学研究会会员，北京海归创新创业导师。孟爱华律师主要处理商标、版权、不正当竞争及商业秘密、特许经营等知识产权领域案件以及各类商事争议案件。从业十余年来，孟律师办理过上千件知识产权案件和商事合同纠纷案件，其中，“孟良崮六姐妹”、“超极”等多起商标诉讼案件被评为典型案例或被媒体报道；代理的韩国某大型特效制作公司与中国某影视上市公司间特效制作合同纠纷案被北京市律师协会评选为“2021年涉外法律服务优秀案例”
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李晓倩
北京德和衡律师事务所律师助理
北京德和衡律师事务所 律师助理，中央财经大学法律硕士，拥有法学、管理、理工等复合型专业知识背景，具有中国法律职业资格证书。从业以来专注于知识产权争议解决、合同审查、公司法及劳动法等业务领域，能够为客户提供优质的法律专业服务。
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质控人简介
刘耕辰
高级合伙人
知识产权业务中心总监
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