这才是新入采购职场乘风破浪的第一步，99%的人都忽视了
职场的乘风破浪，谈何容易。第一步该如何迈开呢？我认为应该是沟通与交流，新入职场的采购人，请务必第一时间学会并掌握工作邮件的撰写。身边太多的老采购人，工作兢兢业业，却因为不懂得正确使用工作邮件与上级、内部客户及其他利益相关者交流，而与某些人生重要机遇擦肩而过。更何况Z世代这些大概率是在QQ与微信交流中长大的年轻人，估计从未接触过职场特别是大企业职场中最重要的交流工具-工作邮件📧
工作邮件，对于大企业的采购供应链人来说，是最高效的交流沟通工具。高效的沟通，是在相对短的时间内，弄清彼此诉求的基础上，清晰并聚焦的表明各自观点，避免无谓争执和受情绪左右，深入的交换意见，以期更好的达成共识或方案， 即使一时无法达成共识，也应通过本次沟通明晰了对方的观点和诉求。微信或企业微信固然便捷，但它的交流方式是随机性、碎片化、发散而不完整的，是我们记录讨论过程的载体，但并非记录明确信息的载体。即使你在创业型或者中小型的企业，那种动辄微信群漫天拉的交流方式中，我也建议每个采购人认真学习工作邮件的相关礼仪。因为，是否会正确的运用工作邮件，有的时候会直接决定你的升职加薪。
我的老校长杨叔子曾经分享过一个故事，有一年他只招收一名博士生。有两个能力相同，成绩都很好，经历也都差不多的学生，一位叫田X龙，一位叫王X源。他们都想争取这个名额，于是他们分头写了差不多的简历，寄给杨叔子。
不太一样的是，田X龙把简历写好，装进信封、写好地址、贴上邮票就寄出去了。
而王X源同学则多了一个心眼，他在装简历的信封里，放了一个写着自己名字、地址、邮编并贴好邮票的空信封。
结果大家可能都猜得到——王X源被录取了。当然，也有可能是王X源同学其他有哪些更优秀的地方，但这种与人方便，其实更是自己方便的行为无疑会加分不少。
大家是不是觉得王X源同学好贼啊？
在老东家有一位同事章X新，三年多时间，从一名普通的助理工程师做到了工厂的生产部总经理。
由于工作的性质，经常能接触到集团公司的几位运营总经理，有一次听到他们对章X新的评价：
跟他一起做事情总感觉很舒服，其他工作能力且不说，仅在发邮件这一件事情上，在有重要邮件时，他一定会很快回复：收到了，然后简单说明会怎样的安排；在执行过程中又会定期邮件反馈事情的进展。
腹黑来说，章X新真狡猾，在邮件这个很容易闪光的点上，他做的非常出彩。
为什么是他，为什么不是我？
当我们盯着别人看——“为什么是他”的时候，最好多想一想——“为什么不是我？”，当我们觉得王X源同学很贼，章X新很狡猾的时候，我们不妨想一想他们思考的出发点是什么？答案是很明显的，他们思考的出发点是换位思考、最大程度方便别人、节省了利益相关者的时间成本。通俗来说，就是要多为他人着想把事情做在前面。做人按这个思想去做，朋友多；做事按这个思想去做，效率高；工作邮件按这个思想去写，职场自然披荆斩棘快。
事实上，这也是比专业能力更高层面的东西——领导力。熟悉CPSM体系知识采购供应链人，当然知道CPSM的三大模块中，第三个模块就是领导力。工作邮件中的撰写，其实也是采购人领导力的体现之一：换位思考，前置性准备。
工作邮件的核心指导思想
金字塔原理
对于采购供应链人来说，写邮件是再平常不过的事情。无论你是给老板汇报工作、还是给内部客户讨论达成一致的过程存档、还是与外部供应商的商务函件沟通，都会撰写邮件。写邮件虽然看起来是一件小事，但是如果你是用这个换位思考的思想去写，能给你带来很多好处、避免很多麻烦。下边我直接介绍撰写工作邮件的核心指导思想。
看过我之前文章例如《让采购工作事半功倍的LEAD交付能力模型》的采购小伙伴都很清楚，我一向很推崇金字塔原理的底层思维及逻辑方式，金字塔原理是一种通用的结构化表达工具，撰写工作邮件自然也不例外。
所有邮件都应该遵循这种结构：
塔尖：中心明确，结论先行
塔的中间：分层叙事
塔的底座：细节逐层铺开
我们可以以战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。
找到少数的几个重点，然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心，先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。
01
分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果不言而喻，则降级到下一中心点，如果可能不甚理解，则保持这个中心点，围绕着它展开描述。
02
描述中心点最直接相关的一层信息。通常做一件事有这么几方面信息：“我有什么资源、怎么做的、出现了什么结果”。
继续描述上一条中“直接信息”的“直接信息”，这里有可能将进入一个循环，将自己认为需要说明的情况用逐层铺开的方式附加到中心信息上，丰富中心信息的支撑体系。在邮件里需要根据实际情况采用不同的方式进行附加，例如图片、图表、附件文档等。
撰写邮件的时候，就需要采用倒金字塔的叙事方法：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个 W 和一个 H”。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的。
Who——需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，这里最好指明唯一的任务所属人。如果你只是一个【Hi】开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情往往会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。除非你非常明确要求多个平行的人员，各自必须要完成一件同样的事情，例如在做供应商季度的绩效评估时，要求不同的内部客户做同样的日常运营表现打分，你才可以【Dear All】开头。
What——需要描述清楚自己的需求或者要求，不要发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。
When——需求时限务必明确。例如，你要求技术部门要确定某个技术参数，绝对不能写“越快越好”（ASAP），它在大多数时候等于“没有截止日期”。
Why——让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性，或者是对团队或公司而言的重要性，而不是对你而言的重要性。
How——所有做过采购的人都知道，如果你收到老板或内部客户一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确的操作办法。
限于篇幅以及各位采购人阅读体验的感知，工作邮件撰写这档事，我认为另外一些非常重要的例如工作邮件的用途与分类、邮件自身完整的组成要素、各要素的撰写细节等等，预期会在后续的文章中发出，敬请持续关注。
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作者 | Eric Wang
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