采购绩效的达成外，日常工作中的正确邮件沟通
本篇我会承接上一篇的话题，给采购小伙伴说一说工作邮件的正确打开方式——用途和分类。因为，这正是采购人领导力的最直接的体现。
作为一个采购供应链人，除了确保采购绩效的达成外，日常最多的工作其实就是沟通。无论是与老板、内部客户，还是供应商之间的，无论正式或非正式的沟通。之前我有篇文章《采购新人进阶的6大心法（上）--点击查看》，曾经提到过，快速掌握需求端的一个非常重要的方式就是能够有效地向供应商学习沟通。事实上，这也是能更快掌握内部客户的语言和思维的重要方式。这一点其实在我们的工作邮件中也是大有意义。
以下我们先从工作邮件的用途展开来说。
工作邮件的用途
日常工作中的沟通一般有三种形式：面谈（会议）、电话、邮件。我们一定要知道，并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。工作邮件正确的打开方式是适用于“简单而且重要的事项沟通”。美国的管理学家科维提出的一个时间管理四象限法则，按照重要度与紧急度为我们处理事件做了一个简单易行的指导工具。事实上，如果我们将紧急度替换成复杂度，其实就是一个简易的沟通管理四象限，落在复杂度低、重要性高的象限内的，就刚刚好是工作邮件的正确打开方式。
另外补充说一下，请务必要留意，以下两种情况最好不要通过工作邮件来沟通讨论：
01复杂的事情不要通过邮件讨论，这样效率很低
例如老板安排你举办一个邀请招标，需要邀请哪些供应商就是一个比较复杂的事情，通常是不适合与老板、内部客户以邮件方式来沟通讨论的。这个正确的打开方式是会议。会议沟通完毕，有了统一的结论之后，你可以用邮件的形式进行多方的确认。这个下面会说到。
02有争议的事情不要在邮件中讨论，容易引起不必要的误会。
例如，你跟进的某个项目，交期发生了严重的延误。虽然我们都想竭尽全力证明延误这事与采购无关，恨不得列出种种证据来向全天下告知是内部客户自己耽误了事项，但内部客户又不是白莲花，他们也是人，他们的想法与采购人又能差多少呢？此类有争议的扯皮行为，我建议你也不要以邮件的形式争来争去，不仅容易给双方的领导造成不协同的印象之外，反而白纸黑字留下了将来的证据。
也许有的采购小伙伴会说，我有十足的把握证明不是我的错，为什么不能在邮件中留下证据呢？对此，我的建议仍然是：得饶人处且饶人，当你这次把内部客户逼到墙角的时候，须知，你自己也在墙角处。正如，当你凝视深渊的时候，深渊也在凝视你。内部客户，是我们采购人经常打交道的部门，与人方便，总会自己方便。
所以说工作邮件，正确的打开方式是这样滴：
01简单而重要的事情，立即发邮件，提高你在老板面前的刷脸率；02重要事情的安排、结论，务必要发邮件，备忘、备查以及提醒参与者；03复杂的事情，第一时间先开会，会议记录再邮件发；03教学研修培训不重要的事情，务必不发邮件，不要让老板认为你总是抓不住重点。工作邮件的分类
现在，我们来说一说工作邮件的分类。在我们采购人的职场中，工作邮件大致可分为以下四类：
确认型邮件需求型邮件反馈型邮件通知型邮件以下我简要说一说，希望能给采购小伙伴带来不一样的思考。
01. 确认型邮件，最主要的用途是—存证据！无论采购人与老板或内部客户或供应商之间的口头、电话、会议交流的事情，事后以工作邮件进行确认，这是一个非常好的习惯，但很多人没有注意。
比如你，是工厂采购部经理，有一天不巧在厕所遇到老板。
老板说：我觉得工厂的废水，可以做个环保改造，用来冲厕所。这是个很好的点子哦，你去做个招标邀请吧！
你心想，这事不找工程部先立项，你直接找我，是不是有病啊？但口头上还是夸老板：老板真是高啊，这个点子棒，循环水利用，为社会环境做贡献，是咱们公司供应链ESG的重要体现！
你呢，没当回事就没管这个事，结果老板非常气愤，下次的会议上把你当众拐弯批了一番……
如果你回到办公室，马上写了一封确认邮件：老板，跟您确认一下，刚刚您说要做一个工厂废水循环利用冲厕所的工程招标，如果需要立即做的话，采购部需要与技术部门先行沟通确认一下可行性及技术方案，再开始写招标文件。
在这里，需要留意的是，最好不要问老板“是不是要做”，而是要问“是不是需要立即做”。个中意义，请采购小伙伴自行体会。
老板回复：其实是有这个想法，但兄弟工厂已经在施工中了，等他们做完评估后我们再看是否需要跟进，暂时不跟进。
这下皆大欢喜，暂时不用做无用功了。但是请注意，就是这样一封确认邮件，导致老板会对你的印象会好很多：这个小伙子做事很靠谱！
其他的例如你与内部客户的电话沟通、非正式沟通，只要你认为是很重要的事项，建议你都可以发一封确认型的邮件给到相关的利益相关者，以求存证据。
02. 需求型邮件，务必有细节，以对方的语言和思维方式展现的细节！提起需求，这可是采购部门日常打交道最多的事情了。采购人经常会接到内部客户那些细节描述不清、缺东少西、甚至是一些啼笑皆非的采购需求，我们采购人当然也会经常会给别人提出工作的需求。己所不欲，勿施于人，我们在给别人提需求的时候，务必将心比心，要把细节写清楚，最好能量化出来，这样需求才精确，接需求的人知道怎么做，结果最坏也不会太让你难受。任何公司，哪怕只是一个几个人的创业团队，也存在分工。隔行如隔山，采购人不能要求他人对你的工作了如指掌，也不能假定自己对其他部门的业务知根知底，所以最好用对方的语言和思维方式来展现你提需求的细节。
比如，采购部门需要购买SAAS部署的供应商管理（SRM）信息系统，要租赁阿里云或亚马逊云的云服务器，请求IT部门协助进行服务器配置选型选择的时候，就尽可能地应该把自己的需求变成技术语言。我们应该少说「我要租赁个多大空间的云服务器」，而要多说我们需要能满足「能够稳定运行最大2000个并发用户数在线，页面刷新时间不超过xxx毫秒的响应」等等。
这就是我开头提到的通过快速掌握需求端，以快速学会内部客户的语言及思维方式，尽量以他们能听懂的语言去提出我们的需求。对于大多数采购人来说，这样的要求不低，但这样提需求会得到更高效的响应和更准确的执行。
另外，从领导力的维度来说，这样的工作邮件也能够让内部客户产生「这人还挺专业的」的印象，一是不敢糊弄你，二是双方或多方沟通起来也顺畅。
03. 反馈型邮件——件件务必要回应这个是跟上一种“需求邮件”对应的，当我们采购人收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈，给出回应。
反馈回应邮件最好是发两封：
确认收到需求，并告知对方自己的计划安排
比如老板想更快速地得知公司总体的采购成本的市场竞争力，于是发需求邮件给采购总监。
01
采购总监接到后，应该立即写邮件给老板、财务部门、研发、供应链运营及销售部门，说明接到需求，并给出大概的交付计划，这是第一封；
02
采购总监按计划日程倒排，着手与相关部门进行配合对采购成本市场竞争力进行需求说明、采购成分指数模型设计，，约束因素等相关文档，并最后输出完成的计划时间表及里程碑，写邮件给老板以及相关人员。这是第二封。
04. 通知型邮件——可以不回复
什么是通知类型的邮件呢？在缺乏企业内部信息系统门户的公司，有很多类似广播站的邮件例如《中秋放假通知》、《关于成立xxx的通知》或《关于开展xxx学习的通知》等等。这种邮件就是通知型的邮件，你知道就好，不需要回复，也最好不要回复。因为通知邮件往往都是群发N多人的，你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊，非常影响别人的工作。
有关工作邮件撰写的细节，例如标题、抬头、正文、发送地址、附件等等，其实还有很多值得注意的地方，我们下次接着说，本篇暂时告一段落。敬请持续关注。
微信改变了推送规则，如您想第一时间看到我更多的文章分享，请点击文章最上方的“Eric Wang”合集，点击#订阅我的专栏哦！
作者 | Eric Wang
简介 | 15年Gartner供应链25强采购供应链全品类管理经验，5年民企上市公司供应链管理、战略管理经验，中欧国际工商学院(CEIBS) EMBA学者，CPSM认证者，FMCG企业特约内训师。有战略，有战术，有实践，有理论，一个系统性做过、系统性学过、系统性输出过的Eric，希望能借此平台，以系统性的思维为您分享采购供应链，分享职场，分享更高维度的系统性思考。您每一次的转发与分享，都是我们推动中国采购供应链人更专业的聚沙成塔！▎最新推荐