【阅读】任务重、时间紧、压力大，你该怎么办？

刘盟在机关担任行政秘书工作，每天的工作都比较具体繁杂，常常是手里的活儿还没有完成又来了新任务。他又是出了名的“老好人”，因为办公软件技术娴熟，熟稔的同事经常请他帮忙美化PPT或者修改文档格式，他都不好意思拒绝，但自己的事往往就会往后拖。一方面是他不好意思拒绝，另一方面， 他总觉得自己的时间还够用，可以有富余的时间帮助别人，但往往是实际花的时间要比估计的多，剩下的工作只好加班去完成。

领导看他任务完成得不错，人也很诚恳，经常会给他安排一些临时性的事务，因为是领导派下来的，他更不敢拒绝。虽然每天早上他都对一天的工作有个时间安排，但经常是做着一件事又想起要去收一下邮件、打一个电话，这样原来的事情就被打断了。尽管自己已经很努力，但工作好像总是做不完，似乎每天都在疲于奔命。现在刘盟上班一想到要做的事情就会非常焦虑，担心做不完，做着这件事却想着还没做的N件事情，总是踏实不下来，该怎么办呢？

这个案例告诉我们时间管理的重要性。无论事情如何繁杂，只要把握到位，总是会有时间去完成的。实在忙不过来，只要规划合理，还可以寻求支持或者替代完成。能否顺利完成任务，关键取决于是否能够成功管理时间、合理安排时间。

时间管理是人生必修课，尤其是公务员，要应对很多人，处理很多临时事务，有许多不确定性，管理时间就显得尤为重要。一旦把握好时间，也就在一定程度上提升了生命质量，延长寿命，掌握了命运。

哪些原因会使我们对时间失去控制？

1缺乏合理规划

没有对任务进行合理规划，尤其是在面对众多繁杂的任务时总是很难冷静，甚至会产生逃避心理，时间紧和任务多这对冲突常常使人无暇去考虑这些任务之间是否独立？是否可以进行分类？是否有急有缓？如果不能对过多的任务进行有序的分析和规划，那么自然就会觉得时间紧张不够用。

磨刀不误砍柴工。很多时候我们都在一味地埋头苦干，期望能作出更多的成绩，但光有干劲是不行的，只会造成事倍功半的结果。工作中，我们不仅要讲究工作态度，还要讲究工作方法，方法得当，往往能到事半功倍的效果。当任务繁杂的时候，如果一味地沉溺其中，只会越来越乱，效果还很不好。如果能够掌握一定的处理技巧和时间管理的方法的话，可能就不会那么累了。

2对时间估计不足

我们每个人对时间都有一个主观的判断能力——时间知觉，在完成一件事或者到一个地方之前我们都会估计这需要多长时间……有很多因素会影响我们对时间的感受， 如注意力、情绪、预期和前后背景等因素。

有的人对处理一件事需要的时间估计不准，往往要花费比他们预期更多的时间。即使有了时间表，做完一件事，抬头看表已经多用了很长时间，后面的事情又要往后拖，不仅要加班，内心也会感到焦虑和挫败。在时间面前，他们就像一个迟到者，总是在不停地“赶场”，身心疲惫。

3不懂得拒绝的“好人”

我们身边总是有一些“好人”，他们有求必应，不会拒绝别人的任何要求，即使自己加班加点也要完成答应别人的事情，即使有些事不是自己分内的事，即使自己已经不堪重负，也从不敢对领导讲明。他们可能怕得罪领导或是习惯性地不愿意拒绝别人，他们是非常“好”的人，但这样做通常是以牺牲自己为代价。因为实际上他们并没有足够的精力和时间，但他们的反馈方式，会使别人认为他们还有余地去接手新工作，这样就不可避免地造成了任务和时间不成比例的局面。

建 议

我们每个人每天的时间都只有24个小时，下面这些方法也许能够帮助我们更有效地利用时间。

1掌控时间始于规划时间

要想不成为时间的奴隶、被“紧张”的时间拖得精疲力竭，我们需要对时间进行有效的管理。时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作、实现目标。时间管理并不是要把所有事情都做完，而是更有效地利用时间。时间管理的目的除了要决定你该做什么事情之外，另一个很重要的目的是决定什么事情不应该做。

刘盟首先要做的就是每天早上上班后把要做的工作按轻重缓急分类，然后一件一件地完成，化被动为主动。这不仅可以提高工作效率，还能缓解焦虑的情绪，因为同时完成几件事往往会使人产生焦虑情绪，注意力难以集中，工作效率大大降低。相反，每当处理完一件重要的事情，就会体会到成就感，好的感觉可以帮助我们更加有信心完成后面的工作。

2日程安排需要足够弹性

即使我们把事情按轻重缓急进行处理，但每天还是会遇到一些意外的事情打断我们原定的计划，所以一定要给自己留出足够的弹性时间来处理新出现的紧急事务。我们每天至少为自己安排一小段的空闲时间，可以来处理电话、邮件、一些不紧急的事情，或者思考一下下一项工作该如何来完成，这些空闲时间可以分散在每个任务后面，这样对时间就会有更多的控制，工作起来会感觉更加顺畅，即使出现意外也不会过于焦虑或者烦躁。

如果在设定日程安排的时候过于僵硬，我们就会感觉自己好像被时间牵着鼻子走，觉得自己的整个生活都被时钟控制，变得毫无生趣。

3提高时间判断力

对做一件事需要用的时间估计总是过于乐观、大于实际客观时间的人来说，可以通过练习来提高判断时间的能力。在做一件事之前，先估计一下完成这件事所需要的时间，然后将完成时间与实际时间做对比。例如，猜测一下当你开始工作的时候要花多少时间处理电子邮件，然后看看实际使用的时间是多少，不断感受实际的客观时间，慢慢提高精确判断时间的能力。

4学会拒绝，主动应对

工作中，我们首先也是最重要的事是把自己的本职工作做好，在完成自己本职工作的前提下，本部门同事需要帮助时可以鼎力相助。如果你的时间安排已经非常紧凑，那你应该勇敢地讲出不能帮忙的理由，明确告诉对方你现在确实很忙，并告诉他你现在都在做些什么，表示如果很需要，可以在完成自己的事情后再帮助他们。如果是其他部门要求的工作，需要跟自己的领导做好充分沟通，得到允许后再去做。

当然，工作的环境并非真空，不是我们自己就能够决定的，很多时候都会有突发的紧急事件，或是上级临时安排让我们去完成的事情。如果你手上确实有很多紧急事情需要处理，就需向上级领导汇报目前的工作状态，请求重新分配时间和任务，不要自己一个人默默承受时间的压力。良好的态度，不仅能得到上级的体谅，也会为你赢得时间。

（来源：中央机关心理服务）

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