来源 | 江苏省高级人民法院
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【导读】：为了帮助企业获得更加安全稳定的发展，预防和降低企业经营与管理中的法律风险，通过近几年涉企案件中所反映出的企业经营与治理过程中存在的各类问题，在此就企业在经营管理过程中应当注意的事项提出以下建议和提示，供企业参考。
经济形势变化导致部分企业不能正常履约，少数企业会利用企业之间合同手续上的欠缺逃避违约责任。完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。建议您尽可能与客户签署一式多份的书面合同，保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。
受经济形势变化影响，在合同履行过程中双方变更合同内容，包括数量、价款、交货、付款期限等现象较多，但为避免纷争，建议您妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料：与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验 收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。
建议您完善有关公章保管、使用的制度，杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企业利益的行为。在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章，防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害您的权益。
企业业务人员对外签约时需要授权。建议您在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围，以避免不必要的争议。业务完成后建议您尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。
企业业务人员离开您的企业后，建议您在与其办理交接手续的同时，向该业务人员负责联系的客户发送书面通知，告知客户业务人员离职情况。
如果您认为客户在与您签署合同过程中存在欺诈、胁迫行为的，或者您事后发现签署合同时对合同内容有重大误解，或者您认为合同权利义务安排显失公平的，您可以请求法院撤销合同。但是务必自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使撤销权，否则您将失去请求法院撤销合同的权利。当然，您在撤销权行使期限内提出的请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充分。
提示七：请注意“订金”、“保证金”不等于 “定金”
您在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金，由于“定金”具有特定法律含义，请您务必注明“定金”字样。您如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、一旦己方违约将双倍返还的内容，法院将无法将其作为定金看待。
如果您的业务需要对方提供保证担保的，在与相关客户签署保证合同时请务必表述由保证人为债务的履行提供保证担保的明确意思，避免使用由对方“负责解决”、“负责协调”等含义模糊的表述，否则法院将无法认定保证合同成立。
您也可能为了业务需要向他人提供保证担保。无论您是债权人还是保证人，建议您在签署保证合同时写明保证期间起止点。如果您与对方约定的保证期间长于两年，法律将视保证期间为两年。如果没有明确约定，法律将视保证期间为主债务履行期届满之日起六个月。虽然选择“连带保证”还是“一般保证”取决于您与客户之间的谈判磋商，但保证合同中务必写明“连带保证”或者“一般保证”字样。如果没有明确约定，法院将认为是连带责任保证。
如果您是债权人，采取“一般保证”方式的保证合同所担保的债务到期后没有偿还的，请务必在保证期间内向债务人和保证人提起诉讼或者仲裁。采取“连带保证”方式的保证合同担保的债务到期后没有偿还的，请务必在保证期间内以可以证明的有效方式向保证人明确要求其立即履行担保义务。如果您没有在保证期间内行使您的权利，保证人将免除对您的担保责任。
如果您的业务需要对方提供抵押担保的，建议您在签署抵押合同时立即与您的客户到有关登记机关办理登记手续。仅有抵押合同而没有办理登记手续将可能使您的权益丧失实现的基础。不必要的拖延和耽搁将可能使您的权利劣后于在您之前办理登记手续的其他企业。如果您的客户在签署抵押合同后拖延、拒绝协助您办理抵押登记手续的，建议您尽快向法院起诉请求法院帮助您强制办理登记手续。
如果您的业务需要对方提供质押担保的，建议您在签署合同时立即与您的客户办理质押担保物或者权利凭证的交接手续。仅仅签署质押合同而没有实际占有质押物的，法院将无法保护您实现质押权的请求。
依法成立的合同受法律保护。企业和客户之间订立的合同如果不存在违反法律、行政法规的强制性规定、损害社会公共利益等情形，即为受法律保护的有效合同，双方有义务严格遵循约定，全面履行合同。无论是单位改变名称、企业股权易手，还是法定代表人、负责人、经办人变更，都不能成为不履行合同的理由，这也是维系您和企业商业信誉的重要保证。
经济形势的变化往往导致货物市场价格发生剧烈波动。建议您不要轻易选择主动违约、解除合同、或者提起诉讼等方式解决，与您的客户平等协商、寻找双方都能接受的解决方案更加有利于减少损失。即便是在诉讼程序之中，接受法院主持下的调解将也更加有助于企业利益的保护。不主动寻求和解一味等待裁决不一定最符合您的利益。
当您在确定付款方式时，无论您是付款方还是收款方，除了金额较小的交易外，请尽量通过银行结算，现金结算可能会给您带来不必要的麻烦。
购进货物是企业经营的日常业务，请您注意及时验收货物，发现货物不符合合同约定的，请务必在法律规定或者合同约定的期限内尽快以书面方式向对方明确提出异议。不必要的拖延耽搁，将可能导致您丧失索赔权。
您在磋商、履行合同过程中，经常不可避免地接触到交易伙伴的商业信息甚至是商业秘密，请在磋商、履行合同乃至履行完毕后务必不要泄露或者使用这些信息，否则将可能承担相应责任。
在合同履行过程中，如果您有确切证据证明对方经营状况严重恶化、转移财产或者抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的，您可以及时通知对方中止履行您依照合同约定应当先履行的义务，等待对方提供适当担保。中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，您可以解除合同。
一旦您的客户通知您解除合同而您对此存在异议，如果合同中约定了异议期限，请您务必在约定期限内向对方以书面方式提出。您如果在约定期限届满后才提出异议并向法院起诉的，法院将无法支持；如果合同中没有约定异议期间，请您务必在解除合同通知到达之日起三个月内向法院起诉，否则法院将不能支持您对合同解除的异议。
如果您的客户违约，不管是什么理由，您都应该及时采取措施，防止损失扩大，由此产生的合理费用将由违约方承担。如果您消极对待、放任损失的扩大，对于扩大的损失法院将无法予以保护。
客户拖欠货款现象在企业经营过程中时有发生，请您注意法律关于诉讼时效的规定，向法院请求保护民事权利的诉讼时效期间一般为3年。您也可能出于维系与客户关系等因素不愿意在两年内采取提起诉讼、仲裁等激烈措施，为了保护您的权利不至于因为时间流逝而丧失，您可以在诉讼时效期间届满前以向对方发送信件或者数据电文等可以证明您主张权利的有效方式进行处理。您的信件中务必要有催请尽快支付拖欠货款的内容。
企业注册资本的真实与充足不仅有利于保护您的客户利益，更与企业及股东的切身利益密切相关。企业注册资本虚假、或者在经营过程中被抽逃，将使企业股东丧失有限责任制度的保护而可能被卷入债权人提起的诉讼中。
您在与他人共同对外投资设立企业时，请您务必关注您的合作伙伴是否履行了投资义务，这不仅关系到您所投资的企业的利益，更关系到您的切身利益。如果您的合作伙伴没有履行投资义务，在企业对外负债的情况下，您可能要就您的合作伙伴的过错向债权人承担责任，尽管您在对外承担责任后可以向您的合作伙伴追讨，但这无疑将增加您的风险。
设立公司时的登记手续较为繁杂，请您务必亲自签署公司章程等法律文件，否则一旦发生纷争，他人代签名行为会给你造成极大麻烦，甚至可能对公司股权归属造成不测因素。
隐名投资虽然不被法律完全禁止，但蕴藏较大法律风险，法律对隐名投资人的股东资格认定标准要求非常严格，建议您不选择以隐名方式与他人共同设立公司。
如果您向他人收购公司股权，收购合同生效后请务必尽快办理企业工商登记变更手续，否则您将面临无法真正获得股权的风险。
公司章程是公司最重要的法律文件之一，对公司、股东、董事、监事、高级管理人员具有约束力，一旦发生争议，将成为法院判断各方权利义务关系的主要依据。建议您在参与制定公司章程时务必仔细衡量，慎重签署。
公司的控股股东、董事、监事、高级管理人员对公司负有忠实义务和勤勉义务。请您务必遵守公司法及其他法律法规中的规定。违反这些规定将可能导致向企业承担损害赔偿责任。
经济环境变化形势下，更加需要全体股东同舟共济，齐心协力。中小股东与控股股东同样是企业的投资者，请您善待中小股东，尊重他们的参与权、表决权，保障他们的知情权，保护他们的利润分配权等各种股东权。
公司的投资者之间产生分歧十分正常，建议您遵循公司章程规定的程序解决争议。召开股东会前，请您务必按照公司章程规定的期限、方式与内容通知股东，如果您没有妥当地履行通知义务，所形成的股东会、董事会决议可能将被法院撤销。
建议您更多地以磋商的方法化解公司内部分歧。公司内部争议容易导致公司治理出现僵局，不仅可能将公司以及股东卷入诉讼，消耗公司的人力、物力，在极端情况下可能导致公司解散。
企业投资设立的有限责任公司可能因种种因素需要结束营业。请您务必注意按期履行投资者的清算义务。怠于履行清算义务导致公司财产贬值、流失、毁损或者公司帐册、重要文件等灭失的，股东将面临直接承担子公司全部债务的风险。
31、企业投资设立的有限责任公司可能因种种因素需要结束营业。请您务必注意按期履行投资者的清算义务。怠于履行清算义务导致公司财产贬值、流失、毁损或者公司帐册、重要文件等灭失的，股东将面临直接承担子公司全部债务的风险。
四、企业劳动用工方面的注意事项
32、经济环境变化形势下，企业生产经营遭遇一些困难十分正常。建议您不要轻易进行大幅度裁员，这不仅可以防止因裁员较多所带来的法律风险，避免伤害留用员工的企业归属感而影响企业长远发展，更是您和您的企业所需要承担的社会责任。
33、企业规章制度的制定、修改必须遵循劳动合同法的民主程序，必须向劳动者公示，内容必须符合法律规定。如果您忽略这一点，规章制度将不能作为企业用工管理的依据，企业还会面临职工随时要求解除劳动合同并提出经济补偿的风险。建议您注意保留职代会或者全体职工讨论、协商规章制度的书面证据。保留员工手册签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷等方法都是证明您的企业公示规章制度的良好证据。
34、请您务必树立先订合同后用工的观念，最迟必须在用工之日起一个月内订立劳动合同；劳动合同终止后劳动者仍在用人单位继续工作的，也应当在一个月内订立合同。劳动者拒不签订劳动合同的，请保留向劳动者送达要求签订合同通知书等相关证据，以免劳动者不愿与企业签订书面劳动合同又事后要求企业支付双倍工资的风险。
35、劳动者符合订立无固定期限劳动合同情形的，请尊重劳动者选择，按其意愿订立无固定期限劳动合同。在订立合同时可书面征询劳动者意见，若其要求订立固定期限劳动合同的，用人单位应保留劳动者同意的书面证据，避免事后劳动者反悔，以应订而未订无固定期限劳动合同为由要求用人单位支付两倍工资。
36、企业对劳动者进行专业技术培训，特别是出国研修，应当签订专项培训合同，明确双方权利和义务，减少人才流失对企业的影响；同时，请您注意保留培训费用方面的相关证据，以避免发生争议时的举证困难。
37、高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员是企业的宝贵财富。为了避免出现他们在离职后到其他用人单位或自己开办公司从事竞业限制业务，造成您的企业客户流失、知识产权被侵害、生产经营受损的局面，您可以与他们约定保守商业秘密和与知识产权相关的保密事项，并同时签订竞业限制条款，明确竞业限制的范围、地域和期限。但请务必注意竞业限制期限不得超过二年，同时在解除或终止劳动合同后，在竞业限制期限内应按月给予劳动者经济补偿，否则可能导致竞业限制条款不具有约束力。
38、企业安排劳动者加班加点工作的，应支付加班工资。对由于工作性质、工作岗位的特点需要实行不定时工作制和综合计算工时工作制的劳动者，建议您及时申请劳动行政部门依法审批。同时注意保留经劳动者确认的考勤记录，以免在对加班事实发生争议时出现举证困难。
39、安排职工年休假是企业的义务。如果企业安排职工休年休假，但职工不愿休假的，建议您以书面形式通知职工休假，并要求职工以书面方式对是否休假、何时休假予以确认，以避免发生争议时举证不能。
40、依法及时为劳动者缴纳社会保险费是企业的义务，请您务必遵守。否则企业将可能面临劳动者以此为由要求解除劳动合同并要求经济补偿的更大风险和成本。
41、企业与劳动者变更劳动合同约定的工作岗位、工资报酬等内容时，建议您务必通过书面劳动合同、工资单、岗位变化通知书等书面形式将变更内容予以文字记载，并经劳动者确认，以免发生纠纷时带来举证困难。
42、企业可以依据规章制度的规定或与劳动者的约定调整其工作岗位或薪酬。建议您在企业的规章制度或劳动合同中，对工作岗位、劳动报酬变更的情形作出规定或约定，以便发生争议时对调整劳动者工作岗位和工资报酬的合法性和合理性能承担举证责任。
43、企业在试用期内对劳动者有单方解除权，为确保您正确行使权利，建议您把好招聘关，明确界定录用条件并通过发送聘用函、在劳动合同中约定、在规章制度中规定等方式向劳动者公示录用条件。在试用期内做好考核工作，对不符合录用条件的劳动者及时解除合同，否则过了试用期将需要支付较高的辞退成本。
44、企业在劳动者严重违反规章制度等情况下有单方解除权，为确保您正确行使权利，建议您在企业的规章制度或员工手册中对严重违纪、重大损害等情形作出明确量化的规定，同时注意保留职工严重违纪、对企业造成重大损害、严重影响的事实依据，以便发生争议时举证。
45、企业与劳动者解除劳动合同或劳动合同终止时，应按照法律规定的情形及程序解除或终止，并应当依法及时向劳动者支付经济补偿，请您注意遵守该项义务，否则将面临加付50%至100%、甚至二倍经济补偿金的惩罚的风险。
46、劳动者单方解除劳动合同是法律赋予的权利，企业应依法保障其辞职自由，但也应注意规范其辞职行为。建议您注意保留劳动者提交的辞职书等书面证据，以证明劳动者是否依法行使了合同解除权。对劳动者违反诚实信用原则，在劳动合同约定期限届满前或约定工作任务完成前解除劳动合同，给企业造成损失的，您可以主张劳动者赔偿直接经济损失。
五、企业知识产权保护方面的注意事项
47、您的企业在产品研发立项前，请务必注意对已有信息进行充分检索。否则一旦出现您的企业自主研发的成果可能早已是公知信息或早已由他人申请知识产权保护的情况，企业将遭受不必要的人力和资金损失。
48、您的企业在产品研发过程中，由于研发尚未完成，尚不能申请专利保护，因此请您特别注意对商业秘密的保护，以避免他人利用你的研究成果抢先完成产品研发，抢先申请专利。在产品研发完成后，请您及时通过申请专利或采取保密措施进行商业秘密保护，否则将可能导致企业的技术被公开，或被他人抢先申请专利，造成损失。同时，根据不同产品的特点，建议您可以同时考虑采取专利、商标、著作权、知名商品特有包装、装潢等方式进行全方位的知识产权保护。
49、您的企业在生产过程中，请注意对涉及商业秘密的技术信息资料以及生产流程加以物理隔离，以防因保密意识不强，任凭他人参观、拍照、摄像而因此遭受不必要的损失。委托他人加工时，企业的一些商业秘密必然会让对方知晓，请注意与对方签订保密协议加以约束。
50、您的企业在技术研发过程中可能会与他人开展合作，请务必注意在相关合作合同中对知识产权的权属及各方的权利、义务作出明确无误的约定。权属约定不明的疏忽往往十分致命，常常导致企业期望取得的专利技术、商业秘密或者该专利、商业秘密的独占许可不能获得，企业不能因此获得竞争优势。通过转让、许可等取得知识产权时，请务必注意审查转让人、许可使用人的权属证明文件，以防转让人或许可使用人并不是真正的权利人，或者权利已过期。
51、您的企业在培育商业标识过程中，请注意及时进行商标注册，否则不能取得商标专用权，他人使用相同的商业标识不构成侵权，以避免您投入大量人力、物力、资金培育的商业标识轻松为他人所使用。
52、您的企业在申请注册商标时，应当尽量避免使用地名、产品通用名称等作为商标的文字。商标的设计应当具有显著性特征且便于识别，臆造性文字是比较好的选择。同时您在申请注册商标或登记企业字号前，请务必注意对在先商标注册信息以及同行业企业字号进行充分检索，应充分注意避免权利冲突，切忌“傍名牌”。否则极有可能侵犯他人在先权利，或落入他人驰名商标跨类保护的范围，企业不仅会遭受损失，还可能会面临权利人的索赔，或面临停止侵权特别是停止字号的使用。
53、您的企业可能是贴牌加工企业，在承接外来加工客户订单时，请务必注意对订单项下加工产品的知识产权合法性进行必要审查，否则可能导致加工、生产侵犯他人专利或注册商标专用权的产品，给企业造成损失。
54、您的企业应当注意对软件、文字、图片、图案、花型等作品著作权的保护，作品完成后应及时到版权部门进行著作权登记。所形成的电子文档，应当尽量运用电子数据认证、加盖时间戳等现代网络技术手段加以固定，作为完成作品时间的证据。
55、您的企业应当注意对他人著作权的尊重，避免在您的产品上以及产品说明书、广告宣传册、企业网站上，使用他人享有著作权的产品图片、文字说明等内容。同时，在印制产品说明书、广告宣传册等企业宣传资料时，请务必注明印刷发行日期、印刷单位等信息，这些信息既可以作为您进行著作权维权的证据，也可以作为您进行不侵权抗辩的证据。文化创意企业还应注意在创作过程中，对他人作品的合理使用，以避免侵权。网络服务企业还应注意避免侵犯他人网络信息传播权，不要擅自提供在线影视、音乐作品的播放、下载服务等。
56、建议您在必要情况下尽可能建立知识产权档案，对知识产权的研发记录、权利证书、缴费记录、知识产权合同，对方提供的权利证明文件、著作权原始载体等资料注意保存；您从其他企业购买产品时，应尽量要求对方在出具发票、送货单时注明产品型号等信息，以便在进行维权诉讼或者面临他人侵权指控时能提供足够的证据。
六、涉外贸易交往中应注意的事项
57、在选择交易对象时，建议您要认真分析研究中国出口信用保险公司最新发布的《国家风险分析报告》，适时追踪贸易相关国家或地区的风险水平，尽量不要与高风险国家交易对象发生业务往来。
58、在签订国际货物买卖合同时，建议您要注意选用恰当的贸易术语，进口货物宜选用FCA或FOB，出口货物宜选用CIF或CIP。
59、在选择法律适用时，为防止法律风险的不可预知性，建议您尽量选择适用我国法律或我国参加的国际条约。
60、在选择进口业务结算方式时，要注意结算风险的控制。建议您一般应选用信用证（L/C）方式，但尽量不要选用风险较高的可转让或可撤销信用证；对于客户信用等级较高的，可以选用跟单托收（D/P）的方式；客户的信用等级非常高的，可以选用汇票托收（D/A）或是汇付（T/T）方式。在出口业务中选择信用证（L/C）方式结算的，要注意防止信用证欺诈的发生，如存在伪造单据、以次充好或故意交付无价值货物等情形的，建议您及时向人民法院申请止付令，以防损失产生。
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