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2019年11月26日:为了鼓励更多的人参与到自由互联网的开发,我们最新推出了GreatFire悬赏计划,请参赛者在下列任务中任选其中一个或多个,完成其中的任务目标,即可获得对应金额的奖励。
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这些工具,可以将团队的战斗力提高300%

2017-06-01 Lachel L先生说 L先生说


我想,下面这些经历,你应该不会陌生:


  • 给设计师下了需求,过了两天还没交付,主管在催,跑过去问,得到的答复是:我这就开始做。

  • 在群里讨论一个话题,大家七嘴八舌,气氛热烈,过后想整理内容,不得不对着几十页的聊天记录慢慢爬。

  • 一个项目数十个文档,有什么改动,都得群发邮件,三令五申:请大家下载最新版。要是有人没看到信息,后面肯定会出事。


我带团队的这几年里,有一个体会:

很多时候,我们的时间和精力,其实都浪费在一些无关紧要的地方。


为什么团队里每个人都非常优秀,工作也充满热情,但是整体的效率,就是上不去?


因为,一个团队的整体效率,并不是每个人效率的相加。

这里面,要扣除一部分的「协作成本」。


什么是「协作成本」?


举个简单的例子:如果团队有3个人,分别是Jack,Alan,Tom,那么只需要3条沟通管道(J - A,A - T,J - T),就能够保证信息在整个团队里面流畅传播。


但如果团队有6个人呢?那就需要至少15条沟通管道,才能让每两个人之间,都确保信息的传达没有障碍。


如果有10个人呢?那就需要45条。(有兴趣的同学,可以想一想这里的算法)


我想,很多团队的人数,都不止10个人吧。


有些大的企业,可能动辄一个项目,就有数十人参与。如何协调这数十个人,让每两个人之间,都能确保信息的有效传达?


这就是「协作成本」。


如果这些沟通管道,有部分失效了,造成的后果,可能会很严重。


举个简单的例子:


运营做了方案,让 BD 去谈客户。结果方案又在内部改了好几次,负责对接的人员一时疏忽,没有及时联系 BD,导致 BD 发回报告时,才发现方案不是同一版。双方一对照,发现 BD 跟客户谈的内容,相当一部分都失效了。


这就很尴尬了。


往小里说,这次合作基本要重谈,这几天的工作,完全是无用功;往大里说,客户觉得这家公司不靠谱,直接中断合作,也不是没有可能。


《人月神话》中,提到过一个「Brooks 法则」:向一个已经延误的软件项目加派人手,只会造成更大的延误。因为你需要把工作重新切分、梳理、分配,训练人员,重建团队的沟通模式,等等。这一切都会产生「协作成本」。


很多时候,我们常常会忽视这些,隐藏在团队日常工作模式下的「协作成本」。会想当然地认为:10个人需要1个月,那15个人是不是就可以缩短到三周?20个人是不是只需要半个月?


但绝大多数情况下,20个人,可能会变成1个半月。因为多了10个新人,沟通管道从45增加到190,相当于沟通成本增加了3倍。


这是一个非常简略的计算(再强调一次,不要当真),但它的确更接近事实。


那么,如何降低「协作成本」,提高团队的运作效率呢?



1. 项目协作


提高团队协作效率,最首要的方式,就是「项目协作」。


简而言之,就是让团队里的每一个人,不但看得到自己的任务,也能看得到其他人、乃至整个团队的所有任务。


在这种模式下,所有人的任务都是透明的。每个人可以直观看到,自己位于整个项目里面的哪个位置,自己要做的任务,处于哪条链条,有着什么样的重要性。


这样做的好处是:将每个团队成员的思维,从「任务」,变成「项目」。


这两者有什么区别呢?「任务」是孤立的,而「项目」是任务的有序组合。


当你聚焦在「任务」的时候,你只会想着「我要把它们做完」;但当你从项目的高度去看待时,对于每一个任务,要不要做?为什么做?什么时候做?跟谁对接?接下来如何处理?重要性和紧急性如何?都可以一目了然。


如果团队里的每一个人,都能用项目的角度去思考问题,那么,大家协作起来,就会特别有默契。因为在这个时候,每个人的目标都是一致的。


为什么许多优秀的团队,做起事情总是特别慢?很大一部分原因,就是因为每个人只看着自己的任务,没有把自己的目标与团队的目标,调适到同一个方向。


这样,力量自然就被分散了。


所以,我经常跟团队里的人说:永远不要只看着自己的事情,要关注整个项目,要时刻弄清楚:我们在做什么?为什么这么做?我做的事情有什么意义?我应该做什么,才能尽可能提高整个项目的效率?


只有建立这种思维,才能摆脱短视的影响,真正把精力投入在最重要的事情上。


践行这套模式,最简单的方式,就是「看板」 —— 在一张白板上,将项目分成数个阶段,在每个阶段写上当前需要执行的任务,并标注清楚:由谁负责,何时提交,如何验收,等等。


我们团队尝试过多款数码工具,最后留下来的,是 Teambition。基本可以满足需求。


举个例子:我们部门,会分成文案策划,前端设计,运营,推广这几大块,于是,同步在 Teambition 中建立四个相对应的板块。运营要做一个活动,首先由策划搭建框架、文案完成主体内容(文案策划板块),然后向设计师下达需求(前端设计板块),与此同时,推广小组同步筹备对外传播(推广板块),最后活动上线,由运营维护效果,给出分析(运营板块)。


在这整个过程中,运营人员作为活动的主控,可以看到每一个环节的进展。每个小组现在进展如何?任务卡在谁的手上?哪个环节延误,哪个环节提前完成?一目了然。


这套工具最吸引我的地方在于,它适用于多种不同的工作场景,可以根据自己的需求去定制工作流程和模板。


如果你是研发团队,可以自行构建这几个板块:需求池,开发中,测试,已上线。所有的需求先放在「需求池」,开始一个迭代,再选要完成的需求,按照「开发中」「测试」「已上线」的顺序执行。


结合 Teambition 企业版的「自动化规则」功能,会更加方便 —— 事先设定好规则,当完成一个需求时,打钩,任务就会自动从「开发中」跳到「测试」,并分配给事先设置好的执行者。


总而言之,这套模式的核心,是将整个项目的目标和进展,公开呈现给团队所有成员。唯有这样,才能确保每个人的目标与团队目标一致,实现效率的叠加。



2. 文件协作


如果你涉及过稍微大一点的项目,你一定能够理解:要确保每个人所有的文档都是最新版,是一件多么麻烦的事情。


假设团队有10个人,公司和家里各1台电脑,就是20台电脑。一个项目做下来,怎么说也得近百个文档(表单、方案、报告、记录等)。这些文档只要有一点修改,你就得确保,这20台电脑,所有的版本都同步到最新。


这简直太折腾人了。


举个例子:


AE 更新了客户的简报,在群里发了个「简报已更新,请下载」。文案没有及时看到,过了几个小时,消息已经被刷掉了。结果文案做了半天,发过去,AE 诧异:你怎么没有按最新版做?文案也纳闷:什么最新版?我没有看到哇。


这种情况太常见了。大家一忙起来,连续几个小时不看信息,都是极正常的。要确保对方收到,只能要么直接跑过去,要么多发几次信息(打扰人),要么发邮件(不一定会看)。


一天下来,大部分时间,都耗在信息传达上。


那么,如何解决这个问题呢?


很多团队会引入「网盘」 —— 比如360云盘、百度网盘,把最新文件放到网盘上,让团队成员去下载。但本质上,并没有解决这个问题:它依然需要一个「下载」的步骤。在你使用任何一个文件之前,都得登录网盘,下载最新版本。


这简化任何操作了吗?并没有。


更好的方式是「同步盘」。国外,最主要的代表是 Dropbox。


什么是同步盘?简而言之,它就是在每台电脑上,设置一个本地文件夹,并把这些文件夹,全部连成一片「云」。当任何电脑上任何文件发生改变后,就会立刻同步到所有电脑上。这个过程是全自动的,后台的,不需要进行任何操作。


用一个场景来说明,就是:你每天回到家,打开家里的电脑,稍等几分钟,所有的工作文件就全部自动更新到了最新版。直接使用即可。


一开始,我们团队用的是金山快盘,很好用,只是后来停止服务了。不得已,找了半天替代产品,目前采用的是亿方云。


我个人用的是坚果云,因为已经付费买了全年。但是在团队协作上,由于有快盘的前车之鉴,我倾向于选择企业级服务,至少关停的可能性会低一些。


比起坚果云,亿方云的优势不少。一是企业级服务,比较放心;二是团队版(10人以内)永久免费;三是它提供了文档的实时、共同、在线编辑,这是一个巨大的痛点。


易用性方面,亿方云比起快盘和坚果云,都要胜出不少。不但可以在本地文件夹操作,还有一个web版的管理后台,可以进行详细的管理。邀请协作成员,管理协作成员,查看协作文件,查看别人分享给自己的文件,都非常方便。


安全性方面,目前也令人满意。亿方云可以给每个成员设置详细的操作权限,可以通过「外部协作」功能,邀请客户、合作方参与协作,并严格与内部文件隔离,非常省心。


如果说不足的话,那就是 Web 的管理界面稍微有点复杂,不太容易上手,一开始可能得花一点时间,建立使用习惯。



3. 表单协作


试考虑这个问题:


你是公司的行政人员,公司要组织看一场电影,近期院线有两部电影,任选一部看,员工可以去,可以不去,也可以带一名家属。请问你怎么统计相关信息呢?


你是要发个邮件给同事,里面附带一张 Excel 表格要同事填,然后自己下班后人肉统计吗?


这是冯大辉公众号前些日子发布的一个问题。你会怎么做?


如果真的手动收集 Excel 表,下班后人肉统计,未免也太惨了……


这种情况,其实很常见。团队组织团建,要收集大家意见;公司组织旅游,要挑选路线;针对某个话题进行「头脑写作」,要收集大家的成果。诸如此类。


问题的核心是一样的:如何最有效地收集和整理大量信息?


这个问题,我一般会采用「在线表单」工具完成,最常用的是金数据。


操作非常简单,登录金数据,像搭积木一样创建一个表单,然后发布,把链接放出去,用户点击链接填写表单。填写完毕之后,打开后台,所有数据就全部静静地躺在表单里,还有自动化的报表可以直接查看。


基本上,所有需要「一对多」收集信息的工作,都可以这样做。


比如,过节要给客户送礼品,做一个客户地址收集表,把链接发给所有客户,让他们填写地址。填写完,后台打开,所有的地址就合并到一张表里面了。接下来,导出成 Excel,发给快递,让快递打印单子。搞定。


需要审批和申请的流程,也可以用金数据完成。比如出差。行政做一张出差申请表,设置邮件通知。申请人打开链接填写,填完,行政自动收到邮件通知。接着,递交给行政主管和财务主管,审批,签字,一气呵成。


这样一来,所有数据和流程,都可以通过在线表单来完成。一方面节省时间,另一方面方便保存,杜绝大量的纸质文档,实现数字化办公。



以上,是关于团队协作,最基本的一些技巧。

希望这几套工具,可以帮你提升团队协作效率。



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谢谢。: )



THE END

-   晚  安   -


我是 Lachel,可以叫我 L 先生

互联网经理人、高效管理达人

知乎 8 万关注、24 万赞作者

LinkedIn / 36 氪 / 插坐学院特约作者

很高兴认识你 :)

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