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2019年11月26日:为了鼓励更多的人参与到自由互联网的开发,我们最新推出了GreatFire悬赏计划,请参赛者在下列任务中任选其中一个或多个,完成其中的任务目标,即可获得对应金额的奖励。
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让生活变得高效、轻松又简洁,你需要这份指南

Lachel L先生说


今天去寄快递,发现顺丰已经全线数码化,扫码寄件,扫码查件。不由得感慨,在物流业务上,顺丰又再一次走在了四通一达前面。


这让我想起一件事情。


去年,跟国内某家互联网巨头谈合作。对方是一位总监带着几位经理,一行人全部背着笔记本、文件袋,装着厚厚的纸质资料 —— 他们把方案和历史资料全都打印了出来。


而我轻装上阵,只带了一个ipad。整个合作过程中,展示,互动,做记录,全部用ipad和手机完成。


谈完合作,总监私下里对我说:他们没有这种习惯。一直以来都是用纸质文档,方便阅读和展示,从来没有想过还可以这样。


我很惊讶。要是传统企业也就罢了,这可是国内顶尖的互联网公司啊。


一直以来,国人似乎都欠缺一种习惯,就是引入数码工具,来代替纸质和书面办公。


我帮企业做内训的时候,见过不少公司,哪怕是申请一点办公用品、订会议室、请假,都必须走非常繁琐的流程,提交纸质申请表,再经过多方签字。只要某个领导不在,就必须等上半天。


很多时候,一点简单的事情,拖上一星期,是很常见的现象。


如果换用在线表单或者邮件,完成这一套流程需要多久?很可能不超过一天。


当然,这里面也有他们的考虑,比如使用习惯,成本,技术,安全性(其实安全并不是问题,因为可以部署私有服务器)……尤其越大的公司,在这方面会越注意。


这也导致了,在国外的生产力工具已经蓬勃发展,百花齐放的当下,国内的生产力工具市场——尤其是企业级工具市场,还处于十分贫瘠的阶段。


但无论怎么说,将自己的生活、工作和团队事务全部「数字化」之后,你会觉得轻松了许多。


这是我倡导「数字化办公」这几年以来,最大的感受。


数字化的意义在于什么呢?一方面,可以减少对纸张的利用和丢弃,既节省资源,也减少了垃圾;另一方面,它可以将你所有的信息归总起来,集中到少数几个平台,你的生活再也不用被大大小小的文件袋、档案袋、记事本、便签纸和杂七杂八的纸条塞满了。


当然,最大的好处,还是高效。


我曾经是个手账爱好者,试用过几乎市面上所有的记事本和手账,包括一开始在知乎写东西,也是以分享纸质记事本的心得和经验为主。但坚持了十几年之后,开始觉得,这实在是太低效了。


当你遇见大段文字需要抄录时,当你因为几个字出错就要重打几十页文档时,当你需要补充和修改一些信息时……我相信,你一定经受过这样的折磨。


所以今天,我想为你分享我「数字化办公」——乃至「数字化生活」的一些心得。


希望能给你一些启示。



1. 个人工作


1)时间和任务管理


我会用 Todo List 工具和 GTD 工具,代替纸质记事本,做每日的日程计划。


它们的优点在哪里呢?在于你可以非常方便地为每一项事务设定细节:什么时候开始,什么时候截至,相关的干系人是谁,有哪些可以参考的资料,具体步骤是什么,条件和约束条件是什么……诸如此类。这是纸质记事本所无法实现的。


前者,我主推的工具是滴答清单;后者,Win 平台建议使用 MyLifeOrganized,MAC平台则建议用 OmniFocus


它们的区别是什么呢?如果你每天的待办事项超过20项,可以试试后者。否则使用前者就足够了。


2)文件多平台同步、操作


电脑、ipad、手机文件同步方面,我用坚果云解决。


只需在所有平台上装一个坚果云,有任何修改,都可以实现后台静默更新,非常方便。譬如跟合作方会谈,我在电脑上改好方案,关闭文档,后台就自动上传到坚果云。然后打开ipad,同步修改信息,下载最新改完的方案,略等几秒钟,就可以展示给对方看了。


比起传统的方式,这就节省了一个文件传输的操作(比如发邮件)。不要觉得这个操作很简单,你一定遇到过文件没有及时同步产生的后果,因为太容易忽略了。


而如果在ipad和手机上,需要对Office文件进行操作,则用WPS解决。


WPS基本可以实现Word、PPT和Excel的基本功能。当然,需要用到复杂操作的时候(比如透视表),还是要回到电脑上。


3)备忘录和笔记管理


工作相关的信息,全部用 Onenote 管理。


Onenote 的好处是什么呢?第一,它的结构非常符合习惯认知 —— 笔记本、分区、页,非常清晰,可以储存碎片化的信息、方案、文档乃至大文件。第二,它的编辑器非常方便,可以插入 PDF、电子表格,等等,实现「将所有信息聚合到同一个平台」的目的。


如果你听过我的「极简高效工作管理法」Live,你也许会记得我对 Onenote 的用法 —— 工作台,以及资源库。我会在 Onenote 中,用一个笔记本专门储存项目数据。一个分区就是一个项目,下面每个页面都是其相关资料 —— 比如方案草稿,工作安排表格,进度表,日程表,等等。


这样,可以极大地节省我们的认知成本,让工作变得更高效。


同时,Onenote 也可以多平台同步。如果同步不畅,可以挂一个 VPN,或是换成印象笔记、有道云笔记和为知笔记,也能实现基本的需求。


4)项目管理


我会用微软的 Project 对手头上的项目进行全面掌控。包括项目要做的工作、预计的时间规划、目前的进度、可安排的人手,等等,都可以用 Project 管理,很方便。


平时一些生活中的项目,比如做旅行出游计划,规划一门课程,也都会用 Project 搞定排期,再手动导入到 MyLifeOrganized 中。


这样,就可以一目了然:现阶段位于规划中的哪个位置?项目执行状况是否良好?进度是否符合规划?等等。



2. 学习


1)灵感收集


在闲暇时刻,当脑海里产生任何有趣的想法时,我会用印象笔记记下来。


PC端自不用说,手机端,进入微信,对服务号「我的印象笔记」发送信息,就可以在印象笔记PC端的「微信」笔记本下找到了。非常方便。


平时看到碎片化的信息,需要做记录时,也可以用内部的分享功能,分享到印象笔记,再在PC上进行整理。


之所以用印象笔记,不用 Onenote,是因为印象笔记轻便得多,打开和加载非常快速,在手机和ipad上阅读也很方便。


另外,如果你是全套苹果系统,也可以考虑使用 Bear,一款非常高效轻便的笔记工具,苹果专享。


2)文章的稍后阅读


有时读到一篇好文章,需要慢慢拆解、研究时,就会用收趣云书签存起来,待有整段时间时,再打开慢慢细读。


我之前在  也推荐过收趣,很好用。比起同类型的 Pocket、Instapaper,收趣的操作便捷许多,速度也很流畅,APP版本和WEB端一样好用。


而在稍后阅读的过程中,产生任何新的灵感、想法,我会用(1)中的过程,将其收集起来。


3)书籍阅读


基本已经完全阅读电子书,除了实在找不到的,才会购买纸质版。


移动端方面,我装了豆瓣、多看和微信读书,没办法,这三个APP的版权不统一,只能都装着。


有些找不到购买渠道的书,就会去找 mobi 版,然后用 Kindle APP (全平台都有,可以从亚马逊官网下载)阅读。轻便,效果好,有目录,非常高效。


这也是我在社群里「拆书活动」中主推的格式。


4)资料收集


有时候写一些专业文章,或者做一些方案时,需要查阅大量的资料,并且每个资料,我需要的很可能只是其中的一段话、一个数据、一句引用,怎么办?


这时候,我会用 Diigo 来解决。


Diigo 是一款久负盛名的浏览器书签插件,它最大的亮点在于:可以高亮一个页面里面的某一段话,并将这段话(以及原始页面的信息)一起储存下来。


简而言之,使用 Diigo,我的操作可以简缩到这样:打开几十个页面,阅读第一个,看到有用的内容,划线选中,点击保存,好了,关掉;阅读第二个页面,划线选中,保存……以此类推。


收集完资料之后,打开 Diigo 的网页端,所有我划线的内容全部躺在里面,可以用其内建的「Outliner」功能进行大纲组织,合并起来。并且,当我对某个内容记不清楚,需要阅读全文时,只需点击标题,就能跳转到原始页面。


这样一来,就能大大节省找资料的时间。


另外,最近有一款新的工具,叫做 Lumio,功能和 Diigo 一模一样,可以完全代替,就看你的喜好。


5)照片整理


有段时间学习设计,在路上见到好的作品、产生灵感时,需要立刻拍下来。以及,有时实在找不到电子书,只能阅读纸质书,需要记录一些图表时,也只能拍照保存。


久而久之,面对这堆照片,就会产生保存和整理的需求。


主要有几点:

(1)同步。以前用 QQ 的文件传输功能,后来换用了坚果云的自动同步。

(2)压缩。对于较大的图片,会先用 Riot 批量进行压缩,再存放。

(3)储存。试过许多软件,最后还是发现直接用文件夹存放最省事,做好归类(备查、备用)就行。



3. 生活


1)人脉管理


实体名片用「名片全能王」扫描归档,然后丢弃即可,非常好用。用的时候也不需要翻箱倒柜去找名片了。


另外一个用法,是在「名片全能王」的备注里面,记下一些必要的信息。比如对方的习惯、喜好、经历,等等。做销售的朋友,一定懂得这有多么重要。


2)杂务管理


生活中,很多小问题也许看起来无关紧要,但事到临头,才感到后悔 —— 比如在你需要转账的时候,忘了U盾放哪里了;在你需要某份文件的时候,翻箱倒柜都找不到。诸如此类。


所以,平时我会用笔记工具建立一个「个人资料库」,在里面储存和整理自己的生活信息。包括这几方面:


(1)资产状况。现金流,理财产品,投资产品,大笔开支和收入等。

(2)备忘录。主要是生活中一些琐事,比如某某物品放在哪儿,等等。方便查找。

(3)其他。其他你想记录的一切东西,比如衣物清单,家居服务清单,各种资料和文件的电子版,等等。


这方面,用印象笔记或 Onenote 都可以,统一入口即可。


3)密码管理


目前使用的是 LastPass 来管理我的所有密码,全平台同步,免费。


如果你比较关注安全,可以去掉「自动填写」功能,因为可能会被截获。也可以换用 1 Password,安全性会更高,也比较贵。


4)记账


这方面推荐用「财禅」来管理。非常简单轻便的 APP,即用即记,可以按照标签归类和查看,没有任何杂七杂八的功能,很专注。



4. 团队协作


这一块我在以前的文章中已经写得很清楚。主要用 Teambition、亿方云来进行团队的任务和文件共享,用金数据来实现在线表单编辑。在这里不赘述了。


有兴趣的朋友,可以参阅末尾的文章清单。


大致就是这些。也欢迎分享你的高效数字生活方式。: )



最后推荐几款高效的小工具(Win平台)

Everything:极简的搜索工具,速度飞快

CCleaner:非常良心的文件清除工具

Ditto:剪切板管理工具,可以实现多内容的复制粘贴

Yomail:邮件一站式管理工具,「邮件对话」功能很赞



也许你还想读读这几篇文章:

高效管理时间的秘诀,就在于这三个清单

这些工具,可以将团队的战斗力提高300%




THE END

-   晚  安   -


我是 Lachel,可以叫我 L 先生

互联网经理人、高效管理达人

知乎 8 万关注、25 万赞作者

LinkedIn / 36 氪 / 插坐学院特约作者

很高兴认识你 :)

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