少发邮件多办事，提高在线办公沟通力！
我们不可能完成所有的事，却能完成最重要的事。
在工作中，事物繁多的我们常常会陷入紧张的氛围中，所以很多职场资深人士会一遍遍地告诫你：将工作事项列出优先级！
真的是这样吗？
在判读这句话之前，我们先来聊聊什么是优先级。
01
关于优先级问题
首先你要列出一天当中的所有工作，从回复信息到项目决策。
一旦有了任务明细，我们可以开始分类。
斯蒂芬·柯维的时间管理矩阵是个很好的工具，按照重要性和紧急程度将任务划分为四个象限：
• 第一象限：重要而且紧急的任务，如应对危机或严格的截止日期。
• 第二象限：重要但不紧急的任务，如关系建立、计划与准备。
• 第三象限：不重要但紧急的任务，如邮件、人为打断及一些会议。
• 第四象限：不重要而且不紧急的任务，这就不言自明了。
我们的时间大多被第一和第三象限的工作内容所占据，却总是不太关注第二象限的工作内容。
事实上，第二象限的工作恰好需要我们投入时间，或者安静地思考、计划下一步。
以上这些都是理想状态，毕竟工作中总是出现各种各样的问题。你的优先级不是别人的优先级，所以在日常沟通与合作中，还是会有各种杂七杂八的情况拖慢工作进度。
但是针对2020年以来的在线办公，除了音视频会议外，我们的大部分工作都是通过钉钉、微信、QQ等在线社交软件沟通的。手机不停震动、电脑小图标闪来闪去，我们又如何确定工作任务的优先级，先处理哪一项工作，回复哪一条内容呢？
《高效邮件工作法》一书中提出了一个大跌眼镜的建议：取消优先级。
在各种在线社交软件中，我们以邮件为例。
从距离截止日期的天数，工作的必要步骤，到相关人员的数量等因素, 工作的重要程度有差别是理所当然的。
那么，与其排出优先级, 不如省下时间着手处理眼前的工作, 反而更能迅速完成工作。
不必考虑优先级的典型工作便是处理邮件。
高效能人士不会给需要回复的邮件排优先级, 而是淡定地按照收件顺序对收件箱里的邮件进行回复, 并立刻着手处理相关的工作。
比如，你打开的第一封邮件的内容是“请修改网站资料”,大约需要10 分钟的时间。
这时，如果你手头刚好有别的工作,可能会回复“收到，我会在10点之前处理, 请您稍等”。
但是高效能人士会先处理这件事。
从尽快完成工作的角度考虑, 了解邮件内容后立刻着手处理更有效率。
• 优先处理哪项工作好呢?
• 应该先回复谁的邮件呢?
• 把哪封邮件推后回复呢?
考虑这些问题就是浪费时间，有这个工夫,还不如把手头的工作一件一件做完！
这就是高效能人士的思维。
忘掉工作的繁简，不去管对方是谁, 从整体考虑工作安排。能做到这些,不仅邮件的处理速度就会逐渐加快，工作的效率也会加快！
02
掌握“主导权”
《高效邮件工作法》一书中指出，高效能人士最常考虑的就是工作的“主导权”。
很多人都认为掌握主导权就是支配对方，其实并不是这样。
掌握主导权是指自己积极主动地进行沟通，推进工作，先发制人。
高效能人士始终保持着这一意识。
处理邮件也不例外,不擅长处理邮件的人基本都是被动的，任由邮件摆布。
对每一个新邮件提醒都立即做出反应，或者邮件的往来变得像聊天一样，没有重点又无休无止，又或者只是坐等对方的回信,导致工作毫无进展。
这就是受外部因素影响完全无法控制邮件的状态，导致每天处理邮件花费了过多的时间。
既然是发邮件，就没有规定接收人立刻查看，很多高效人士都深深明白这个道理。
他们会自己掌握查收邮件的时间, 也会结合工作需要决定合理的回复时间。
如果需要说明的内容太复杂，就不要回邮件了,直接打电话，这样可以迅速解决问题就可以。
邮件只是手段，解决问题才是根本。
所以，如果通过电话沟通更快捷, 那么你应该毫不犹豫地打电话。适合通过电话沟通的情况有:
• 可以当场回复的事情。
• 紧急的事情。
• 需要边解说边确认对方的理解程度的事情。
• 因为存在感性因素, 仅用文字表达容易引起纠纷的事情。
如果对方已经发来邮件, 但是你认为电话沟通更快捷或更不容易引起误解, 都可以主动进行电话沟通。
高效能人士更擅长使用电话沟通。
比如，邮件交流的过程中发现事态向不好的方向发展，那么就暂时停止邮件交流，转而采用电话沟通的方式进行处理。
这样确实能够避免误解, 工作也会进展得很快。
假设你刚好需要在出门前发一封邮件。如果你的表达方式不恰当, 有可能会招致误会。
而且由于你即将外出, 即使对方回复了, 你也不能马上处理, 所以此时你最好果断地打电话与对方沟通。
用邮件来消除因为邮件造成的分歧，会花费更多时间, 而且可能会导致分歧继续扩大。
将误会防患于未然, 或者一旦出现误会就尽早解决,这是提高效率的诀窍。
那么，适合通过邮件进行交流的情况有哪些？
那就是需要保留证据的情况。
当对方的意见反复变化,以及当需要把“大家已经达成共识”这一事实作为证据留存下来的时候, 请务必使用邮件交流。
在争论某人是否说过某些内容的时候, 通话内容无法作为证据出示；如果只有两个人参与了面对面的谈话, 谈话内容后期也无法确认。
因此,如果要在电话中讨论需要保留证据的内容, 应该事先用邮件发送同样的内容。
所以，利用邮件掌握工作的主动性，并且适当的使用邮件之外的联络方式可以大大提高工作效率。
03
不做无用功
小M常常会遇到这样的问题：有些工作原本不用做，却因为没有安排好而不得不做。
我们仍以写邮件为例。
在什么时间做什么事情才能以最快速度达到最好效果，高效能人士是以这样的思维面对工作。
所以，他们在处理邮件时也会考虑不做无用功，然后尽可能地缩短处理邮件的时间。
邮件的处理时间大体可以用下面的公式进行预估：
假如平均每天收到20封邮件，发出10封邮件,处理每封邮件大概要花10分钟。
假如把每封邮件的处理时间缩短至5分钟呢? 或者把需要处理的邮件数减少一半呢?
如此一来, 每天处理邮件的时间可以缩短一半。
减少无用功，用简单明了的话语取代邮件中含糊或不确定的内容，这将大大减少邮件往来的次数，从而有效缩短处理邮件的时间。
不用担心把自己的计划告知他人是一种强加于人的做法，简单直接的告知会减少邮件的往来次数, 从而邮件双方的工作量。
04
发邮件之前，考虑对方的想法
当你打算发送一封工作邮件时，你应该从沟通策略的角度来思考：
• 我的邮件收件人是谁？
• 我想要传达什么信息？
• 我想得到什么回复？
• 联系到这个收件人的最佳渠道是什么？
这些问题看似分散，彼此之间却有着密切联系。
用错误的渠道发送正确的信息可能无法带给你想要的回复，而错误的信息发给正确的人也只是在浪费时间。
在这里小M盘点几个大家经常犯的错误：
① 邮件太长，难以消化。
成年人的注意力只有8秒，所以每一刻都很重要：直接切入重点就好了。
不需要把所有的背景都写在邮件里，因为对方需要知道的，只是所有信息的一小部分而已。
② 邮件抄送很多人。
你是不是已经习惯把邮件抄送给许多人？
如果是这样，就要问问自己，究竟谁才真正需要接收到这封邮件？
在许多企业中，形成了一种利用“过度抄送”以保护自己的政治文化。
记住，你发送的每封邮件都会增加其他抄送人的邮件负担，特别是当其中一个收件人决定“全部回复”时。
③ 邮件内容不完整。
虽然要长话短说，但是也不能简要得过于突兀。
千万不要在邮件中只写个一词半句，思维过于跳跃，而不考虑对方是否能理解。
之前，你是否收到了大量的回复邮件要求澄清问题？
如果是这样，说明你的邮件内容需要更具条理性，需要加入更多背景。
④ 邮件重点不明确。
要确保对方知道问题是什么，以及为什么需要他回复。
马克吐温说过：“任何人都有想法，但是难就难在如何使用精炼的语言而非长篇大论表达出来。”
所以，稍稍花些时间来优化邮件，相信你很快会发现效果已经大幅改善。
另外，邮件一定要追求质量而非数量，并不是每封邮件都值得你花费同样的精力。
其实，人们对邮件本身怀有固有偏见。因为人们往往习惯依赖语调、面部表情和身体语言等社交线索，来解读对方的表达；社会神经科学领域已经证明，如果缺乏这些，信息接收者就很容易得出最坏的结论。
所以写电子邮件时，一定要留意各种细节，否则会很容易招致对方的误解。
从写下一封电子邮件开始，请遵循以下规则：
√在主题一栏明确注明邮件目的。
如果在主题前面加上标题（例如【行动】、【通知】）就更好了，这样做能够帮助对方弄明白回复的重点是什么。
√在邮件开头就明确提出要求。
以防对方没有看到预览以外的内容。这样一来，可以在形中帮助对方迅速理解邮件重点。
√重要事宜突出显示。
比如，如果要把任务分配给某人或者向某人提出问题，可以在邮件正文中将此人名字加粗，这样就会提高相关人员的注意力。
还有更多的技巧，《高效邮件工作法》会告诉你......
写在文末：
一个职场人平均每天收到100余封邮件，一年的邮件加起来简直就像雪崩一样。
邮件会影响到我们的个人品牌，甚至可以说是我们工作中的第二张脸。
我们通过邮件提高效率，完成工作，创造价值，塑造个人品牌。
处于这个办公节奏快、即时满足和持续访问的时代，我们在工作中和私下里能做的最重要的一件事就是后退一步。
花些时间思考我们的行动和收到的反馈可以让我们最终拥有更多的时间和精力把工作做好，同时在工作之外也感觉更加快乐。
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