【律所管理】专业化律所的知识管理
作者丨陈万莉
来源丨惟胜会
编辑丨陈YY
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每个人理解的知识管理是不同的，它与所在机构的业务、知识特点等紧密相连。如何为一家专业化律师事务所进行知识管理，知识管理的定位、功能与价值是什么，如何突破事务所知识管理难题，笔者结合自身工作给出自己的答案。
知识管理是近年来法院、律师事务所等知识密集型机构兴起的一种管理文化，本文就以自己在事务所进行的知识管理工作为视角，谈谈专业化律师事务所的知识管理。
【什么是知识管理】
在百度百科输入“知识管理”，得到知识管理的定义为，在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。
笔者认为，这个定义是一个共性的知识管理定义，具体到每个机构或事务所，其知识管理的定义应该得到不同诠释。
【律师事务所知识特点】
笔者所在的贵州惟胜道律师事务所是一家商事诉讼专业化律所，相比其他综合性律所，其在业务上较为单一，但知识仍具有如下特点。这些特点决定了即便是一家专业性律所，仍然需要知识管理、或者更需要知识管理。
每个律师的知识构成都决不仅仅是专业知识，还包括了事实知识、经验知识、技能知识、人际关系知识等等方面。在专业知识上，惟胜道虽仅以商事诉讼为专业方向，但就是这样一个方向，却也包含了诉讼程序法、建设工程、借贷担保、票据纠纷等等的专业法律知识；事实知识例如各家法院地址、电话，各个查询部门地址电话等等；经验包括了生活经验和办案经验，例如在某基层法院立案需要当事人本人当面签字、某部门周五不提供查询等简单经验以及其他对某类案件的办案经验；而技能则是在经验、专业知识上提炼得到的；除此人际关系知识也是律师和律所非常重要的知识，例如对某个客户，其主要业务及产生纠纷的领域在哪里；客户对律师价值的认可度；客户喜欢的服务方式等，都关系到一个律所能否深度挖掘客户的法律服务需求、以及持续占有客户。
一个律所是建立在每个律师之上的，每个律师的知识都包含了上述内容、可想，一个律所层面的知识是多么多且杂。
仅以专业知识为例，其更新不仅仅指法律法规的更新，还包括许多会议、讲话所透露的司法动向、公报案例、指导案例等裁判观点变化，以及通过裁判文书网公布最高人民法院及本地法院裁判文书所反映的裁判思维等。除专业知识更新外，其他事实知识、技能知识、经验知识、人际关系知识等也在时时发生着增加或变化。
隐性知识是指隐藏在人大脑中的知识，例如技能、经验等，甚至当一个事实知识没有显性化的时候，它都是隐性的。就一个专业律师而言，这些经验技能是决定其专业化的大部分因素，但它们却都是与个人有附属性的，隐性的。
正是由于上述第三点所讲的隐性知识占据了律师的大部分知识内容，才导致了律师这样一个师徒传帮带的传统。而这样的传帮带是需要漫长的时间的。
基于上述几点，结合笔者所在律所的业务特征，我们将知识管理进行了特有定位。
【惟胜道知识管理的定位】
各家律所对知识管理的定位不同，惟胜道基于商事诉讼专业化、结合上述知识特点，将知识管理进行了如下定位：
如何去具体的定义诉讼产品？产品不仅要为律所客户服务，律所市场服务，还要为律师服务。因此，以产品功能为基础，才能找好产品的设计角度。具体可见《诉讼产品的两大分类和六个维度》。
但产品并不是设计出来就能切合实际，也并不是一成不变的，因此，应当允许一个产品的局部逐渐推出，也应当允许一个产品在80分、甚至70分的时候推出。只有有了“1”，才能将产品放在实践中去检验并总结升级。必要的时候，我们还会采取由知识管理部亲自体验产品的方法，例如自己运用自己的产品去接待客户、办理案件，而后复盘、升级。
知识管理从本意来说，是一个知识体系的构建。我们的知识体系建设从来源上，分为外部和内部；而从分类上，分为专业知识、经验技能（含事实）知识、人际关系知识。
知识管理部负责通过多渠道搜集、获取有用信息并进行整理、归类；同时，也要从我们办理的案件中提炼有用的信息，进行归类化管理。逐渐形成体系、可检索知识库，但这是一个非常庞杂的工程，还需要相当长时间的积累，从一点一滴做起。
知识管理绝非简单的知识收集和整理，还担负着专业课题的研发责任。例如惟胜道先后提出了《实现担保物权特别程序大数据报告》、《银行视角下金钱质押研究报告》、《建设工程价款优先受偿权实证研究》、《贵州省高院商事案件年度观察》等。
这些研究成果不仅是知识体系建设的另一种方式，也是事务所品牌建设、专业化建设的重要板块。
知识管理功能之一可以说是为事务所共享协作服务，据此，对团队工作协作、共享、高效等能够提供服务的软件技术推广也是知识管理部门的职责之一。例如我们在团队内部推广使用印象笔记，使得我们的知识管理成果可以通过印象笔记在事务所内部得到工作、也帮助案件管理部利用软件实现案件信息共享，提高工作效率。除此，其他例如扫描王或扫描宝、visio、pages、excel等软件技术，都需要由知识管理部门进行推广，这种推广并不仅仅是技术推广，更重要的软件运用思维的启发，例如可视化软件在代理词及案件其他方面的运用、印象笔记在客户演示中的运用、excel在证据和事实展现方面的运用等。
内部培训是知识管理很重要的一部分，这是除了运用工具进行知识分享外，一种最直接的隐性知识显性输出的过程。为此我们制订了内部培训制度，除了学习、讨论新出的法律法规以及典型性公报案例，还包括了我们不断升级的诉讼产品、管理流程的培训，以及各种专业技能。
如何增加商事诉讼客户的粘性，为客户提供增值服务是我们一直思考的问题。为此，知识管理部需要针对特定客户研发增值服务产品，例如行业风险分析报告、培训课题研发等。
综上，笔者认为，知识管理定位并不仅仅只是知识的管理层面，而应当运用知识管理去服务律所其他方面，与市场对接、与客户对接，使知识管理部门的价值得到更直接体现和提升。
【惟胜道知识管理功能与价值】
隐性知识是包括隐藏在人的大脑中的经验，和隐含在业务中还没有被发现的知识或经验，因此知识管理的作用之一就是将这些隐性知识显性化，并将显性化但散乱的知识进行体系化收集、分类并加工。
知识管理的终极目的不是隐性知识显性化，而是将显性化的知识通过律师自取、或其他输出例如培训等方式成为律师个人的隐性化知识，律师运用这些隐性化知识去解决问题。因此，知识管理的价值之一就是帮助律师获取自己没有的隐性化知识并解决问题，而这样交叉的隐性知识共享就是通过知识管理实现的。
无论是他人的隐性知识的共享、还是其他知识管理成果的共享，最直接的效果就是在事务所层面，减少了重复研究、提高了工作效率。已经研究过的问题，可以拿来用；已经形成的经验，可以直接借鉴；已经收集整理的知识，不用重复收集整理；总而言之，知识管理成果可以帮助事务所减少不必要的内耗，提高了工作效率，将时间用在提升工作效果上。
培养新人是需要成本及时间的，如何能够快速培养新人，除了大量工作的历练外，事先的知识管理成果能够帮助新人快速融入工作。
以知识管理部整理的《办案宝典》为例，这里包含了贵阳市内法院地址、电话；诉讼各阶段规范、模版使用指南、各法院办事注意事项；各查询部门地址、电话、查询需携带资料、查询注意事项等，这些能够迅速让新人掌握事务性的工作方法，大大减少了单靠人传授的成本和时间。
前面所述，知识管理的工作之一是诉讼产品的设计，诉讼产品是为了形成高质量标准的诉讼服务。但标准化并不是单一化，我们理解的标准化是每个律师能够用精致的、便于团队协作的方式工作，保证服务质量的统一，而非否定律师专业的灵魂，个性化。
无论是专业文章输出、专业成果研发和分享、以及客户增值产品等，无疑都在事务所的专业建设和品牌建设做贡献。品牌是面，专业是里，一个事务所的品牌不能单靠某个律师、更不是依托品牌名称本身，其核心在于事务所承载的智库。知识管理能够帮助事务所树立在市场中的专业角色，以提升事务所竞争力。
【知识管理难题突破】
越来越多的律师事务所意识到知识管理的重要性，虽然各家律所对知识管理的定位并不一致，但选择谁来做知识管理、或者谁适合做知识管理？
就自己做知识管理的感受而言，我认为，一个事务所的知识管理部门必须要有一个懂律师业务的人。这里的律师业务包括具有一定法律专业功底、还包括对律师业务和市场具有一定的认知。虽然在部门内部，并非都需要这样的人，不具备前述专业条件但在技术、文案方面有特长优势的人同样可以出色进行知识管理的工作。但我们仅就知识管理部门负责人角度而言，如果是一名律师，相比其他不具备该专业条件的人而言，其在知识管理的主导和创新上更能胜任。
想要搭建一个好的知识管理部门，根源是需要一个良好的体制。简单来说，事务所管理人只是简单意识到知识管理的重要性是不够的，其应当将知识管理部门与其他业务部门放在同样重要的位置。只有在这样的思维下，事务所管理人才有可能为知识管理部提供良好的体制保证其成长，例如在薪酬制度上、在发展投资、以及知识管理制度上等。知识管理是需要事务所全体人员参与的，包括每个律师隐性知识的分享等。如果没有制度（包括强制制度和激励制度）的保障，知识管理就会成为一个事务所成员的负担，而没有积极参与人员，这种情况下知识管理是无法开展的。
知识管理部门毕竟不是业务部门，其建设也是日积月累，需要时间的过程。因此，知识管理创造的价值显性是非常慢的。而无论是事务所管理人还是知识管理部门的人，都应该坚守初衷，不因短期未产生价值而否定知识管理的作用或丧失做知识管理的信息。一件有意义的事，一定需要坚持。
知识管理只是一个概念，目前亦没有一个成熟的套路供参考，因此，做知识管理的过程就是创新的过程。每一个知识管理人应当不断通过创新、结合事务所各种特点，为本所的知识管理填充实体，运用知识管理为事务所创造价值。
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