收藏｜Excel用得好，加班无烦恼！

在上一期的实习生调查中

小编发现 Excel

对每一位事务所宝宝来说

都灰常灰常重要

每当看到如此多的表格和数字

小编只想默默问一句

惊不惊喜，意不意外？

但……

莫慌！抱紧我

小编给大家准备了实用干货

可以大大提高做底稿的效率

看完让你加班少2个小时

建议收藏！！

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Ⅰ

10个快捷键

1快速求和？用 “Alt + =”

Excel的函数功能非常强悍，求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。

2快速选定不连续的单元格

按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。

3改变数字格

Excel的快捷键并不是杂乱无章的，而是遵循了一定的逻辑。

比如你想快速改变数字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把数字加上美元符号，因为符号$和数字4共用了同一个键。

同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比（%）的形式。

4一键展现所有公式 “CTRL + `”

当你试图检查数据里有没有错误时，<CTRL + `>能够一键让数字背后的公式显示出来。

“`”键就在数字1键的左边：）

5双击实现快速应用函数

同一个函数就不用一个一个敲啦。当你设置好了第一行单元格的函数，只需要把光标移动到单元格的右下角，等到它变成一个小加号时，双击，公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。

这是不是比用鼠标拖拉容易多了？！

6快速增加或删除一列

对于那些整天要和Excel打交道的人来说，这个窍门或许能为你节省一点时间。

当你想快速插入一列时，键入Ctrl + Shift + ‘=' （Shift + ‘='其实就是+号啦）就能在你所选中那列的左边插入一列，而Ctrl + ‘-‘（减号）就能删除你所选中的一列。

p.s.  F4可以重复上一步操作~

7快速调整列宽

想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽？你只需要把鼠标移动到列首的右侧，双击一下就大功告成啦~

8双击格式刷

格式刷当然是一个伟大的工具。不过，你知道只要双击它，就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么？

小编亲身试用，WORD同理，好用！

9在不同的工作表之间快速切换

在不同的工作表之间切换，不代表你的手真的要离开键盘（可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键，你根本不需要摸鼠标）。

“Ctrl + PgDn”可以切换到右边的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切换回左边。

呃，不过Mac用户似乎与这个快捷键无缘了……

10用F4锁定单元格

在Excel里根据函数填充数据的时候，有时候你希望你引用的单元格下拉时随之变化，也有时候你并不这么想。当你要“绝对引用”——也就是锁定单元格的时候，你必须在行列前加$符号。想手动去打这些美元符号？简直是疯了…

其实有一个简单的技巧，就是在你选定单元格之后，按F4键输入美元符号并锁定；如果你继续按F4，则会向后挨个循环：锁定单元格、锁定数字、锁定大写字母、解除锁定。

如果你觉得上面这些太基础，那么下面这些函数就专供进阶大神们享用了！

Ⅱ

10个让你“事半功倍”的函数

函数（公式，Formula）是Excel区别于其他软件的神奇之处，然而我们中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

1Vlookup 函数

Vlookup干啥用的？数据查找、表格核对、表格合并。简单讲，Vlookup是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。

Vlookup基本公式VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找）

2Sumif 和 Countif 函数

按条件求和，按条件计数，很多复杂的数据核对也需要用到这2个函数。

• Sumif(判断区域,条件，求和区域)

• Counif(判断区域,条件）

3Pivot Table 数据透视表

选定源数据--“插入”--“数据透视表”，弹出数据透视表的对话框。数据透视表可以插入到新建的Sheet页，也可以在当前Sheet中插入。

本例中，我们选择的是在新Sheet中插入数据透视表，可以看一下数据透视表的界面。

左边是数据透视表的数据展示部分，靠右边是数据透视表。数据透视表字段又分为上下两部分：

• 上面显示的是数据透视表目前的字段，都是源数据第一行的标题（日期、销售员）。

• 下面分成了4个部分：筛选器、列、行、值；我们可以把上方的字段鼠标左键拖动到这4部分里面。

4计算剩余年限

在做底稿的时候，如果要计算剩余年限，比如今年距离1949年差多少年？

你难道真的要自己一个一个的算么？

太年轻。

可以使用函数 DATEDIF函数，计算剩余年限。

5IF函数

If函数的意思就是“如果”啦，如果满足某个条件，就返回一个值，如果不满足，就返回另一个。

If函数的语法是这样的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要测试的条件。 value_if_true是这个测试的结果为 TRUE 时，您希望返回的值。

比如，下面这个GDP表格里，小编根据数值是否高于500万来给对应的国家打上“poor”或“rich”的标签。

6Trim() 函数，处女座福音1

这个函数可以轻松把单元格内容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1单元格里有空格，这个公式会只显示其中非空格的内容。

7Clean()函数，处女座福音2

Clean函数可以用来删除文本中不能打印的内容。其他应用程序或者其他格式的数据导入到Excel里，经常会有一些莫名其妙的乱码和字符。现在，只消一个神奇的Clean函数你的数据就立马变得干净整齐啦！

比如下面这个函数应用之后，莫名其妙的多行空格就不见了。

8SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数其实是个函数组，就是返回一个列表或数据库中的分类汇总情况。

SUBTOTAL函数可谓是全能王,可以对数据进行求平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差。

想算什么算什么有木有！

9Text函数

Text函数能够将数值转化为自己想要的文本格式。

TEXT 函数还可以使用特殊格式字符串指定显示格式。 要以可读性更高的格式显示数字，或要将数字与文本或符号合并时，此函数非常有用。

例如，假设单元格 C 中包含一组数字。 要将此数字的格式设置为美元金额，而且保留两位小数，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小时"

Text函数的语法为：=text(value,format_text)。Value为数字值。Format_text为设置单元格格式中自己所要选用的文本格式。

10SMALL & LARGE 函数

SMALL函数可以用来找到一串数据中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能够找到B2到B20的范围内第3小的数字。

同理，LARGE函数就是用来找最大值的啦。

看看下面这些国家里排名倒数第三的国家GDP是多少？

此时此刻是不是只想说

以上方法

只要你多次操练

具备了高效处理工作的能力

距离升职加薪

也就不远了

友情提示：

请各位宝宝在做底稿的时候，记得要时刻保存，不然当你的EXCEL崩溃的时候，你会比它更崩溃

重温实习生的那篇文章，快戳 ↓ 

END

【今日话题】

你认为EXCEL最有用的功能是什么？

【欢迎大神们补充】

来源: LinkedIn领英及网络，致同招聘整理发布，

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