4条「文件命名」的黄金规则，文档/表格/邮件/幻灯 都适用

转载|效率火箭

有没有碰过到过这样的问题？

电脑里面文件又多又乱，现在都不敢打开电脑了，怎么办？

目前比较有共识的做法是：

装一个 Everything 软件，然后所有文件继续随意放。

需要时，通过 Everything「暴力搜索」关键字。

不过，这个做法也有一个很大的问题，那就是绕不开的「文件命名」。

Everything之类的软件会通过文件名进行搜索，如果一个文件名字叫「a.pdf」不仅人不知道这是什么鬼，可能电脑也不知道这是什么鬼，搜索也就无从谈起。

另外，命名时稍有差异，例如：「电影」「movie」「大片」这些词眼虽然在讲同一件事，但搜索的时候，难道非要我穷举所有「电影」的同义词才行？

所以，火箭君这里根据多年经验，汇总出一些文件「命名规则」，省力省时，关键是形成良好的思维习惯，在工作的其它方面也能游刃有余。

为什么「文件命名」是职场必备技能？

老规矩，在讨论「怎么做」之前，我们还是要简单说说「为什么」做。如果不感兴趣，可以直接跳过本段。

「文件命名」的背后是，高度的 概括和归纳能力。而这种能力一般是职场专业人士的必备技能，尤其是将来考虑向管理决策类工作靠拢的朋友们，会非常需要。特别注意的是，「文件命名」绝不是自嗨的行为，而是考虑到下面一些实际需要：

沟通的需要

好的命名让接收方一眼明白文件的主题。这个接收方可能是 我的客户，我的老板，我的部下，甚至是一个月后的我自己。经常接触「电子邮件」的小伙伴，可以回忆一下看到的各种「邮件主题」（subject）的写法。

索引的需要

通俗来说，就是能够方便快速检索到所需要的文件。

Windows + Everything / macOS 内置的 spotlight 都是很好的搜索引擎。

正如前文所说，为了能够使用上述工具快速定位到所需的文件，规范的文件命名就显得尤为重要。虽然将来技术会发展到无缝的「全文检索」（macOS已经领先），但是即使如此，「文件命名」的思维方式将贯穿在文件内容中，无论是文档的段落标题，还是精炼的文字描述，这些都将成为重要的资料「索引」。

思考的需要

给文件命名其实一个思考的过程，但人有惰性，有时候会拒绝思考，懒得想问题。毫不夸张的讲，那些懒于思考的人将被职场逐渐淘汰，或被AI取代，或被会思考的真人取代。

给文件命名是一个绝佳的锻炼思考的机会，通过一个文件，快速回顾一段业务，并且提炼出精髓，这是相当长时间里强手的能力。

「文件命名」的4条黄金规则

1.  Why

我们的逻辑一直是，先说「Why」，文件命名也是一样。

上手先不要想这个文件的名字， 而是先想想：如果我现在就立刻删除这个文件，为什么不可以删除？

如果，我实在找不出理由，那就删了吧。

如果，找的出理由，把理由写下来作为文件名即可，例如：

「3月8日女王节素材」「李姐18号出差广州要用」「A公司X项目合同草稿等批准」……

这类名称看似很随意，但是已经抓住了某类文件的核心问题：为什么存在？

尤其针对：临时文件，这种命名已经足够了。多数文件最后都会有自己的最终归宿，要么被纸质归档， 要么存在电子邮箱，要么进入XX ERP系统，要么被扔到一个叫做「归档」的文件夹里。

临时文件，占据了我们工作的相当大一部分，只要想清楚「存在的理由」不难命名，而这类文件最后的归宿都是「废纸篓」。

2. When / Who / What 

对于上述以外的「非临时」文件，那么意味着有长久保存的必要，虽然可能也是从一份临时文件演变过来的。例如「合同草稿」最后变为「盖章合同扫描件」。

长久要保存的文件，如果是类型固定的，数量又庞大的，就适合 When / Who / What 这个规则。

我们还是以「合同」文件为例， 如果有大量合同文件要归档，我们可以开一个文件夹，名叫「历史合同」，然后合同文件都扔进去，但要体现出每份合同的 不同之处。最常见的区分维度是：

• 合同日期（或到期日） When

• 和谁签的合同  Who

• 关于什么事情的合同 What

例如：「20190601.A公司.X项目1期合同.pdf」

不仅局限于「合同」，常规的工作文件，几乎都适合这个套路，包括但不限于：周报，销售记录，统计表格，会议记录，协议备忘，申请表格 ……

3. 更多的「客观标签」

如果  When / Who / What 已经不能满足了，可以考虑添加一些固定的「标签」来描述。所谓「标签」就是一些经常会用到词眼。

例如：如果我们的工作文件和地域 有很强的关系，可以考虑「北京」「上海」「广州」……之类的标签。这种标签直接附加在文件标题后即可。

例如：3月销售报告#广州.xls, 海外代理商名单#NY.pdf ……

不仅仅是「地域」，任何一个对我们业务有帮助的客观属性，都可以作为一类「标签」的参考。但重点是对业务有帮助，不要为了分类而去分类，这是完全不可取的。

之所以称之为「客观标签」那是因为，这个「标签」描述的是客观内容，无论谁都会得出相同的结论。好处就是，我这份文件的「接收方」绝不会对描述产生歧义。

比方说，想找「北京」数据文件的人，只要看到了文件名就不会去找标着「广州」标签的文件，即使用 Everything 搜索 也能精确的得到所需内容。

4. 适当的「状态标签」

个人认为，这是4条规则中，含金量最高的标签。

「状态标签」是什么意思呢？就是文件在「工作流」内的附加信息。

例如：Office系统200条快捷键技巧#完成稿.pdf, A客户信息简介#高净值.ppt，XX项目计划书#已批准.docx，

静态的文件并没有什么「状态」， 而实际上很多工作文件由于牵涉到「工作流」，因而都是「动态」的。随着时间的推移，流程阶段会产生变化，业务的价值本身也会起伏，文件也会有生命周期，最后可能变得毫无价值。

所以，如果这份文件要跟着流程「走」，最好加上「状态标签」，让使用它的人，清楚的知道这份文件的价值所在。

实用工具时间

Everything 或 Listary

这两个是老牌的检索工具，想必大家都很熟悉了。

工具能够根据文件名快速检索文件，最大的优点是：快。

比起软件搜索的高速，使用时瓶颈还是在「文件命名」上。如果文件名字不好，会搜不到，耽误时间。反之如果「文件命名」合适，搜索效率何止倍增，简直是指哪儿打哪儿。

Everything官网链接：www.voidtools.com/zh-cn/

Listary官网链接：www.listary.com

tagLyst Next

对于熟悉我们的小伙伴，这个工具也不用多说了。

如果能配合上面规则中的「客观标签」「维度标签」两条来使用，更是提升工作效率的神器。由于「标签」固化了常用「关键词」，不太会出现「同义词」歧义。

tagLyst Next 的优势是 ：

• 分库分组的管理文件

• 文件能够可视化的「贴标签」

• 支持主流文件的预览

软件官网：www.tagLyst.com

FileLocator

我们为仍旧喜欢「彻底暴力搜索」的朋友们留了一条活路。

FileLocator 是一个文件全文搜索引擎，就是按照文件内容来搜索，当然速度不能和Everything之类比。

如果，「文件命名」基本按照上述规则中的「Why」「When/Who/What」两条，而需要使用文件时，靠关键字硬搜。那么这款工具是您的不二之选。

官网链接：

www.mythicsoft.com/filelocatorpro/download/

最后

如果你有好的「文件命名」建议，欢迎留言评论，把经验和效率分享给更多的小伙伴！

后台留言「文件名」 可以获得上述工具的 全部下载链接 。希望能启发大家在学习中运用「文件名」创造自己的效率工作方式。