文献管理软件 | NoteExpress的安装与使用教程

转载：设计Bar  |  作者：ZHUEN

Hello，

这里是行上行下，我是喵君姐姐~

随着科研的深入，文献越来越多，随着时间的推移，不方便管理，备份数据的时候，很多文献要整理，非常麻烦；

写投稿文章、论文的时候，众多的参考文献，中间还有重复的文献，如何去排序?

文章需要大的改动，参考文献需要重排，文章要改投其他杂志，参考文献格式要改。

这些问题相比大家在科研之路中时常会遇见，在自己写论文、做研究需要查阅、下载和阅读很多文献，但是文献一旦很多，就难免失控，有时候往往需要花费半个小时去寻找一篇曾经看过的论文，花费时间也影响人的情绪。

怎么查阅以及好好进行文献的管理呢？

这就需要用到文献管理软件了，在科研过程中，文献管理软件常用的有Endnote、RefWorks、NoteExpress，本次就来介绍一下对我们国内使用比较方便的NoteExpress（国内开发、中文版本）。

NoteExpress主要功能：

多屏幕、跨平台协同工作——NoteExpress客户端、浏览器插件和青提文献App，可以在不同屏幕、不同平台之间，利用碎片时间，高效地完成文献追踪和收集工作；

灵活多样的分类方法——传统的树形结构分类与灵活的标签标记分类，让您在管理文献时更加得心应手。

全文智能识别 题录自动补全——智能识别全文文件中的标题、DOI等关键信息，并自动更新补全题录元数据。

强大的期刊管理器——内置近五年的JCR期刊影响因子、国内外主流期刊收录范围和中科院期刊分区数据，在您添加文献的同时，自动匹配填充相关信息。

支持两大主流写作软件——用户在使用微软Office Word或金山WPS 文字撰写科研论文时，利用内置的写作插件可以实现边写作边引用参考文献。

丰富的参考文献输出样式——内置近四千种国内外期刊、学位论文及国家、协会标准的参考文献格式，支持格式一键转换，支持生成校对报告，支持多国语言模板，支持双语输出。

我们需要通过官网下载NoteExpress，http://www.inoteexpress.com/，国内多数高校已经为学生免费提供了授权，选择免费下载，点击个人版，输入学校的名称（以贵州大学为例），获取下载链接安装。

下载完毕后，点击安装，如果电脑的杀毒软件提示危险，可以关闭杀毒软件，安装过程中需要关闭Word或者WPS。软件会在Word或者WPS中安装插件，因为小编使用的软件为Word2019，本文以尝鲜版为例，进行安装。

Part 1

认识主界面

工具栏：汇集了 NE 所有常用的功能按钮以及快速搜索框。 

文件夹：展示当前打开数据库的目录结构，NE 支持建立多级文件夹结构，支持同时打开多个数据库。 

题录列表：展示当前选中文件夹内存储的题录，题录是 NE 管理文献的基本单位，由文献的元数据信息、笔记和附件三部分构成。 

题录预览：快速查看和编辑当前选中题录的元数据信息、综述、笔记、附件、预览格式化引文样式和在数据库中的位置。 

标签云：展示当前数据库中题录含有的所有标签，并可以通过标签组合进行快速筛选。

Part 2

新建一个数据库

数据库是 NE 存储文献的基本单位，用户可以把不同研究方向的文献分别存储在不同的数据库中，所以新建一个数据库是上手使用 NE 的第一步。 

1. 首先我们点击工具栏上的【数据库】按钮，选择【新建数据库】；

2. 指定数据库文件的存储位置，并录入文件名。数据库文件扩展名为 nel，为避免系统崩溃或重装系统时，导致数据库文件丢失，建议不要把数据库文件存储在系统盘。如果需要将数据库文件通过第三方云盘服务进行同步，推荐使用微软 OneDrive。

3. 选择附件操作：题录是 NE 管理文献的基本单位，由文献元数据字段信息、笔记和附件三部分构成，其中元数据字段信息和笔记都存储在数据库文件中，附件则单独存储在一个附件文件夹中。附件文件夹与数据库文件在相同目录，名称是“数据库文件名”+“.attachments”。

当我们向题录添加附件时，会对要添加的附件文件进行操作，这里推荐选择【复制文件到附件文件夹】或【移动文件到附件文件夹】，这样数据库的所有附件都集中存储在一起，便于管理。

4. 如果更换电脑，需要把数据库文件和附件文件夹一起拷贝，在另一台电脑用 NE 打开数据库文件，从 NE 工具栏点击【选项】-【附件】，重新指定附件文件夹。

Part 3

创建目录分类

NE 的数据库含有五个默认文件夹，分别是：题录、笔记、检索、组织和回收站。题录是 NE 管理文献的基本单位，我们可以在题录下创建多级文件夹，来分类管理文献。

其他四个文件夹会随着我们对题录的操作，自动生成对应内容。例如删除一条题录，可以在回收站里找回或者清空，给题录添加笔记，会在笔记文件夹对应目录中生成笔记条目。 

Part 4

导入本地文献全文

大多数用户在使用 NE 之前，或多或少在电脑上存储了一些文献的全文文件，在创建了数据库之后，面临的首要问题就是如何将本地的文献全文文件导入到 NE 中进行管理。这里 NE 提供了两种导入方式： 

1. 文件夹导入：如果全文文件都存储在电脑的一个根文件夹中，或在根文件夹中又通过子文件夹进行分类管理的，建议使用文件夹导入。

2. 拖拽导入：如果全文文件存储在电脑的不同位置，建议使用拖拽导入。

Part 5

自动识别及智能更新

在导入全文之后，NE 会从全文中提取标题或者 DOI 信息，智能更新补全题录的元数据字段信息（需要联网）。

有部分全文文件识别的信息会有错误，此时需要用户把正确的标题或 DOI 填入题录对应的字段，保存后，点击工具栏里的【智能更新】按钮，完成题录元数据字段信息的补全。 

Part 6

在线检索

在线检索提供了一种从国内外主要数据库，大量、快速收集文献元数据信息的方式，配合查重功能，可以在研究初期，帮助用户大幅提升文献收集效率。 

Part 7

格式化文件导入

几乎国内外所有的数据库都会提供检索结果的格式化导出功能，只是格式不尽相同，常见的有 RIS、BibTeX、 Refworks 等，国内主要的数据库还会提供 NoteExpress 的格式。

格式化文件导入最重要的步骤就是过滤器选择，NE 的过滤器多数是以格式化文件的名字或数据库名字命名的，只有选择了正确的过滤器，才能成功导入。

这里以 Web of Science 和 CNKI 为例，说明从数据库导出的格式化文件如何导入 NE。 

1. Web of Science 核心集

2. CNKI 中国知网

NE支持上百个数据库格式文件，对于万方数据库、维普数据库、百度学术、谷歌学术等其他数据库，都可以导入题录。

Part 8

删除重复题录

以相同的检索式从不同数据库收集文献，会有重复的情况出现，使用工具栏上的【查重】按钮，快速删除数据库内的重复题录，提升文献筛选效率。 

Part 9

JCR 影响因子及国内外收录范围

JCR 影响因子和国内外收录范围从侧面展示了文献所在来源刊物的水平，为用户在选择文献时提供数据支撑。 

提供近 5 年 JCR 影响因子查询，题录字段里显示的是来源刊物最新的影响因子。

提供 SCI、SCIE、SSCI、EI、中文科技核心期刊(CSCD)、CSSCI、中文核心期刊(北大核心期刊要目总览)共七种收录范围的匹配和展示。

Part 10

综述阅读

综述汇集了一条题录最重要的若干元数据字段信息：标题、作者、来源信息、摘要和关键词，通过阅读综述，可以快速了解一篇文献是否是所需文献，是否需要阅读全文。

将题录预览区域的标签切换到【综述】，在题录列表中选中一条题录，并用键盘上的上下方向键，可以在题录间进行切换，快速浏览综述，筛选题录。 

Part 11

标记、标签

NE 提供两种标记（星标和彩色旗帜）以及自定义标签，能够帮助用户快速区分、筛选和定位所需题录。 

Part 12

文件夹信息统计及数据分析

按照一定检索式收集的文献，其元数据本身隐含了很多该研究方向的信息。例如年份分布展示了研究的热度趋势；关键词分布展示了研究切入点的情况；来源分布展示了哪些刊物更关注这类研究的进展；作者的频次分布展示了该研究领域的牛人；

通过计算关键词的共现频次矩阵，可以得到相关系数矩阵，进一步进行聚类分析及可视化展示各要素之间的相关关系，这些都对明晰我们所关注的科学问题提供了帮助。 

1. 针对单一元数据字段的频次分布可以使用文件夹信息统计功能。

2. 针对多值字段的共现频次矩阵、相关系数和相异系数矩阵计算，以及词云图和路径关系图的绘制可以使用数据分析功能。

所有的统计图表都支持导出，以供进一步使用。

Part 13

全文下载

对于国内外主要的全文数据库，NE 支持自动全文下载，并作为对应题录的附件存储起来。

除此之外，还可以通过题录元数据的链接字段，打开文献在全文数据库的页面，进行全文下载，并将得到的全文文件拖拽到题录预览的附件页签下与题录进行关联。

Part 14

笔记编辑

NE 的笔记支持富文本编辑，可以添加表格、图片、公式等信息，可以直接通过写作插件插入到文档中进行整理，也可以通过工具栏内搜索框对笔记内容进行检索。 

Part 15

写作注意事项

NE 的写作插件支持 32 位和 64 位版本的 MS Office 2003、2007、2010、2013、2016 和 2019，以及 WPS，对于文字工具的全面支持，给用户提供了更多的选择余地。

重新设计与开发的 64 位写作插件，支持 64 位版本 MS Office 2010、2013、2016 和 2019，提供更高的稳定性、更好的易用性与更快的速度。稍后的版本中也会更新 MS Office 的 32 位版本写作插件，WPS 因为自身机制问题，仍将沿用旧版本的写作插件。新旧版本在功能上并无差异。 

内置超过 4000 种参考文献样式规范，支持一键转换，在写作学术论文时能专注于内容，节省调整文中引文、文末参考文献列表的大量时间和精力，让学术论文写作事半功倍。 

1. 转到 NE：从当前文档切换到 NE 主界面。

2. 选择引用：在 NE 中选中需要引用的题录，点击 NE 工具栏的【引用】或点击写作插件的【选择引用】，在光标所在位置插入文中标引，如果样式需要，会自动调整编号。

3. 搜索应用：在写作工具中直接弹出搜索框，可以搜索 NE 中的题录，选择题录，并引用，在光标所在位置插入文中标引，如果样式需要，会自动调整编号。

4. 插入笔记：在 NE 中选中含有笔记的题录，可以将笔记以正文的形式插入到光标所在位置。

5. 格式化参考文献：根据选中的样式，格式化文中标引并在文末生成参考文献列表。

6. 编辑引文：修改或删除光标所在位置的文中引用。

7. 更新题录：从 NE 数据库更新引用题录的最新元数据字段信息。

8. 样式：用户切换参考文献的输出规范，内置样式超过 4000 种，并支持自定义样式。

9. 定位引文：从文中标引快速定位到文末列表。

10. 查找引文：在文中标引查找题录在文档中的其他引用位置。

11. 清除域代码：清除文档域中的信息，将文档转换为纯文本，该功能不可逆，请在清除域代码之前，备份好原文档。

Part 16

论文查重

与万方数据合作引入论文查重，提供超过一亿篇对比资源，涵盖中国学术期刊数据库、中国学位论文全文数据库、中国学术会议论文数据库、中国学术网页数据库与中国专利文献数据库。（收费项目）

部分资料和图片来源于NE官网，http://www.inoteexpress.com/，由ZHUEN整理编辑。

PS:关注公众号“行上行下”，在后台回复“NoteExpress”即可获取安装包和相关使用教程哟~

转载：设计Bar  |  作者：ZHUEN  |  排版：喵君姐姐

*部分资料和图片来源于NE官网，其目的在于促进信息分享交流，不做商业用途。若有侵权，请在后台留言，管理人员删侵。