员工离职给你留的坑，每个坑都埋了雷，千万别去踩
员工离职，申请还是告知？
1．案例警示
李大山给部门直接领导写了一份《离职申请》，该《申请》内容如下：“因公司工资太低，如领导不能给我涨工资，我将离职另寻出路。”
公司觉得李大山工作表现一般，既然想离职，就成全了他，部门经理签署“同意其于2015年2月28日离职”。人力资源经理“同意离职”。
李大山离职后，提起劳动仲裁，索要经济补偿金。
仲裁庭认为，李大山的提出离职申请，其中“申请”、“将”等表述，仅表明一种离职意向，非《劳动合同法》第三十七条“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。”的“通知”。部门经理签署离职日期，是导致李大山离职的最终意见。应视为单位一方主动提出、经双方协商一致解除劳动合同。应按《劳动合同法》第四十六条第二款之规定，支付经济补偿金。
2．仅需“通知”，避免“审批”
劳动者因个人原因离职，《劳动合同法》仅需提前三十日以书面通知单位，即可解除劳动合同，无需征得单位的同意。但单位常常要求员工提出“申请”，层层审批。这种做法，往往导致劳动纠纷被认定为上述案例中的“协商一致”解除劳动合同。
所以，提醒大家，员工主动离职的，一定要提醒员工写“离职通知书”、“离职告知书”，慎用“申请”字样。而各级管理者或领导，也不要在上面签“同意”，最好另外制定一份离职手续处理单完成离职流程。
3．何为“书面形式”
书面形式，一般认为是纸质的文字版本。
有一些公司，没有建立规范的离职流程，往往接受员工的口头通知、邮件通知甚至电话通知，就开始办理离职手续。当员工以各种理由不补交离职通知、不在离职手续上签字时，离职手续就无法继续进行下去。
有的HR甚至大胆代签，寄希望于员工“不起纠纷”。这些手段，往往正是纠纷的风险点。
所以，一定要收到员工手写签字的离职通知，才可以启动离职手续。
如果员工已在外地、上班、住院为由，不到单位补签书面文件，应当向员工索要邮寄地址或用入职时确认的邮寄地址，向员工发出书面手续，要求签字后邮寄返回。
离职事由要严审
1．案例警示
有一位女职工的离职通知是这么写的：
“因本人怀孕，不能承担商场理货员的体力劳动，请领导同意我于2016年5月31日离职保胎。”
这里面有3个风险：
其一，单位涉嫌违法怀孕女职工的劳动保护规定。根据《女职工劳动保护特别规定》附录，员工怀孕，单位不得安排怀孕女职工从事“体力劳动强度分级标准中规定的第三级、第四级体力劳动强度的作业；”商场理货员需搬运、摆放货物，涉嫌体力劳动强度超过规定标准。
其二，女职工以怀孕为由申请离职，缺乏合法性。孕期保护是法律的强制性规定，员工可以以其它个人原因申请离职，但若以怀孕为由，用人单位启动离职程序，离职事由则变为“因员工怀孕”而解除劳动合同。风险就转移到用人单位一方了。
其三、“离职”不等于解除劳动合同。离职是一个管理上的常用语，表明员工不在工作岗位上劳动。但它不是法律语言，不能等同于解除劳动合同。员工不在单位提供劳动而保留劳动关系的情形在社会上广泛存在。如果员工一方主动离职，一定要让员工写明“解除劳动合同”。最好把所解除的劳动合同编号、起止日期写明。
2．如何铲平离职事由的坑
根据《劳动合同法》，员工一方主动离职，共有13种事由。其中有《劳动合同法》第三十八条规定的六种情形，是用人单位一方过错、员工可即时解除劳动合同的。这些即时解除劳动合同的事由，虽由劳动者一方主动提出，用人单位仍然需要支付经济补偿金。
怎么才能避免员工在离职事由上为单位设“坑”呢？最佳的做法，是单位提供《离职通知书》范本，将离职所依据的法律在《离职通知书》上写清楚。例如：
员工辞职通知书
XXX公司：
因 原因，依据《劳动合同法》第 条 款之规定，本人自愿辞去 （部门） 岗位工作，于 年 月 日离职，正式解除与贵单位的劳动合同（合同期限自 年 月 日至 年 月 日）。
本人承诺：离职前完成工作交接，交回本人占有或使用的单位财产和工具；离职后不再以贵单位名义从事任何活动，保守商业秘密，不作出任何损害单位声誉和权利的行为。
特此告知。
员工签字（加按手印）：张某某
告知日期： 年 月 日
员工填写辞职通知书时，要由HR或懂劳动法律的管理者予以“辅导”，特别是所依据的法律条款，要避免填写错误。
虚假离职证明千万别开
1．案例警示
王某多次出现严重违反公司规章制度的情况，公司在经过多次批评教育无效后，决定辞退王某。公司将解除劳动合同通知送达给王某后，王某找到公司总经理，以好找工作为由，希望公司在为其出具的离职证明书中不写明解除劳动合同的真实原因。公司在王某自拟的《离职证明书》上加盖了公章，内容为王某于2005年2月至2008年4月任职于北京某咨询公司电话咨询部主管，工作表现良好，现因公司业务重组，经双方协商一致，解除劳动合同，离职日为2008年4月20日。王某离职后一个月，公司收到了劳动争议仲裁申请书，王某以协商解除劳动合同，用人单位应当支付经济补偿金为由，要求公司向其支付经济补偿金。
经仲裁庭审理，公司为王某出具的《离职证明书》盖有公司公章，具有法律效力。公司无证据证明解除劳动合同的真实原因，违纪解除劳动合同的事实无法认定。因此，公司应当向王某支付解除劳动合同的经济补偿金。
2．虚假离职证明的风险
员工找用人单位提供虚假离职证明，理由一般有这么几种：一是员工一方有过错被单位解除劳动合同，要求提供一份规避劣迹的证明，便于找工作；二是想申请失业金，要求写明是申请失业金认可的用人单位一方解除劳动合同；三是要求修改工资标准，便于与下一家单位谈工资。
HR往往心慈手软，就给员工提供了。谨慎一点的，还让员工写个声明，说明这个证明是为了什么什么用途而写的，实际情况又是如何如何。
但虚假离职证明一经开出，盖了单位的印章，单位就必须为此承担责任。
证明是一种事实证据，单位没有反驳的任何机会和理由。
如果员工拿着虚假证明去仲裁，最直接的风险就是支付经济补偿金。如果涉及提高工资标准的，还需以离职证明的证明额度为准，补齐工资的差额部分。
所以，虚假的离职证明，还是不开为妙。
员工档案及时交接
个人档案分为人事档案和企业自建员工档案。
一、人事档案
比如大学毕业生的档案属于国家人才档案，是国家人事机关及其下属授权人才中心专管的，以报到证为凭。
1、 离职后，由公司出具解聘证明，新单位是国有属性的即可开具调挡函接收你的档案。
2、民营单位工作的，私企一般不具备档案接管资格，人事档案需要托管在当地人才市场的。持原单位办理劳动关系解除证明，开调转函去原工作地人才中心（人力资源公司）办理档案转移；再持新单位签订新的劳动合同，到新就业地人才中心（人力资源公司）办理托管。
3、如果是国企到私企，或者私企到国企，则是第三方（社保局、人才中心、人力资源公司）和有资格的企业之间的转接，参照第2条办理。
4、暂时未能就业，或自己创业的，建议如下操作：
（1）将档案转户口所在地社保所办失业，领取失业金，或享受国家优惠政策。
（2）将档案转户口所在地职业介绍中心自己交保险，交够年限，也可以领取养老保险。
（3）按规定，档案可以在原单位保存两年，因此可以暂缓调档。
二、企业自建档案
企业自己创建的员工档案，企业人事部门应保留两年备查，里面所有涉及证件原件的部分企业无权扣留，员工本人可以拿走（复印件未作规定）。
依据《劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。
用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。
离职补偿、赔偿要及时严谨
1．办结工作交接时支付经济补偿金
员工离职，需支付经济补偿金的，在办结工作交接时支付。依据《劳动合同法》第八十五条，解除或者终止劳动合同，未依照本法规定向劳动者支付经济补偿的，由劳动行政部门责令限期支付经济补偿；逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金。
2．法律用语要准确
员工离职，需支付给劳动者的货币支出，一般分为经济补偿金、赔偿金、加付赔偿金，每一种支付情形都是有法律明文规定的。有的HR对劳动法律了解肤浅，无论何种情况，一律些为“赔偿金”。赔偿金是造成损害后的赔偿，与经济补偿金、加付赔偿金属于性质完全不同的款项。一旦较真起来，支付完本属于经济补偿金的“赔偿金”后，会被认定为没有支付“经济补偿金”。到时吃了苦果只能由HR自己打碎牙往肚里咽。