神奇手账 | 这么做的人，工作效率都不止提高4倍！
导语
你的笔记记录是否零乱不堪?桌面文件是否堆积如山无法整理?总是花很多时间找东西?如果以上这些你都存在,那我建议你看看这篇文章，绝对让你专注于行动。
哈尔滨 王丽丽/文
你的笔记记录是否零乱不堪?桌面文件是否堆积如山无法整理?邮件看完了却忘了回?总是花很多时间在找东西上?如果以上这些你都存在,那我建议你们看看这篇文章，绝对让你能省下很多时间，去专注于行动。
相信很多人在工作了一天或一周以后回想自己都做了些什么,但是大脑通常只能记得一小部分或者完全空白,这就是为什么很多公司领导都会安排下属写总结与计划,一方面为了提醒工作事项，另一方面是为了让员工合理安排时间提高工作效率。
其实最开始我是很排斥写这些东西,周月年都要写,想想就头疼,但是坚持了一段时间以后,确实工作效率得到了很大的提高,特别是对我这生完宝宝记忆力还没恢复好的人真是益处多多,每天上班第一件事先看看上周写的计划和总结,就会在大脑里简单的构建整体的时间安排,而不是向以前一样想到什么工作就干什么。
我是想通过总结与计划这个例子,来告诉大家如何节省时间,就是通过四色手帐笔记术帮助大家提高工作效率的基础上还能找回属于自己的时间。
手账笔记本的选择。可以从网上购买或者在自己的笔记本上绘画，注意原则要有月计划与周计划，可记录预定行程一目了然，尺寸大小适中可方便携带。
准备四色笔：
蓝色—工作，代表可冷静执行各项工作的颜色
绿色—私事，娱乐计划或是令人期待的预定行程就用绿色记录
红色—健康等重要事项，红色为生命之色，也有危机管理的意思
黑色—杂事，与生活有关琐碎事项，就以平常心的黑色来做笔记
通过颜色的区分，就可以清晰的看出在自己的生活中，哪种类型占了多少比率，除了四色笔外还需要准备一只绿色荧光笔，将休假日明显标记出来。
许多人每天忙于工作，却感觉工作总也做不完，天天加班真的是因为工作量多么，其实无法确实掌控花费工作上的时间，才是主因，举例来说本来心里盘算着早上十点开始写“会议要用的企划书”，开始制作前预估会花费一小时，完成后再打电话给合作商，实际上你却花了2个小时写企划，造成这种拖拉的原因就是”对于完成工作的时间预估，过于自信”。
首先要把开始时间“圈出来”，用时钟提醒自己注意进度。利于手账简单的分配出每项工作的时间，在开始工作前，先在周计划表上将这份工作需要花费的时间写下来，将开始工作的时间圈起来，再画上箭头，连接至预定时间。因为是自己设定的完成时间，用时钟提醒，将工作假象为游戏般过关斩将，充满了趣味性。
第二用箭头标记结束，确实了解每项工作花费时间利用箭头将结束时间标出，也能暗示自己“必须在这个时间前完成工作”，这样一来可以减少拖延工作浪费的时间。
第三，月计划表上，在每个周一写出工作时间。每天记录会过于杂乱，所以月计划只须在周一写上工作时间。
第四，休假日时间，也要写在手账上。和朋友的饭局不算是真正的休息，休假日有两种，安排私人行程和完全休息，先检查一下月计划表，在没有安排行程的日子，将休假日用绿色的荧光笔圈出来。然后再将休假日分成两种，画上绿色框框的以出游的休假日；画上框框后，再涂满颜色就是完全休息日。这样一来，翻看月计划时，就能得知自己每个月有几天休假日，事先规划休假日，能减少身体突然出现的意外。
★公私事用不同颜色写，生活重心一目了然。
工作利用代表冷静沉稳的蓝色，私事代表放松的绿色，这样查看月计划表时，一眼就能掌握私人计划占了几成，也可减轻生活被工作占满的感觉。
★安排每天让自己开心的一项计划
这种手账笔记法，叫做每日一绿。在周计划空白处，画上勾选方块，写下当天方便进行“期待的代办清单”，并用绿色笔标注，但是需要注意以下三个条件：尽量不花钱，或用低价就能完成的活动；可单独完成的活动；自己会期待的活动。例如“回家时顺便买瓶酒”、“下班去图书馆看书”等，虽然是微不足道的小举动，但是每日一绿，可以消除工作上的压力。
★提升自己，手账最佳工具
通过记录手账，可以掌握自己有多少自由时间，例如本月要读一本书，可以把书拆分几个章节，每周或每天读完后，在手账上记录调勾会让自己很有成就感。
整理收件箱首要秘诀：分类。将整理邮件步骤养成习惯，将手账当做“索引”。邮件分类就是区分必须回复的邮件与不必回复的邮件，将待回复的邮件设为“草稿”，规定时间例如午休后回复，同时在手账上记录，特地将回复邮件记录手账上，是为了让你养成习惯午休后统一回复邮件，当你养成一定模式后，可以不用在手账中记录了。另外养成每周检查一次邮件习惯，还可确认工作进度。
容易将文件堆积一堆的人，恐怕从来未利用“整理时间”，将所有文件整理过。
“上周刚用过的会议数据，应该还用的到，先保存起来”
“前阵子刚结案的项目文件，暂时先留着吧”
当你心中有这种想法，而将文件归档，结果却愈来愈多，最后才发现，过去一个月，其实你都没动过这些文件。为了避免这种情形发生，在手账的六个时间点中，填入“整理文件”的待办事项，就会方便很多。一份文件，要用6个不同时间整理。有人说六次也太多了，但是如果能善用手账并不会造成太大的负担。
记住六个时间点：每天一次、每周一次、每月一次、每三个月一次、每半年一次、每年一次。
◆每天一次
每天下班前，将当天使用过而且扔需要用的文件，分类成已处理、待确定、进行中。尚未养成习惯前，需要在手账中记录来提醒自己，实际写下来才能加强执行的动力
◆每周一次
积累了一周的文件，再分类写成当下必须保持的资料以及须处理掉的数据，可自行安排这个时间须在“每周星期几”进行，并在月计划表与周计划表上记录。
◆每月一次
整理一整个月文件，可养成习惯，将自己某个工作为时间节点，例如月末最后一天，将本月社保文件、工资档案整理归档。
◆每三个月一次、每半年一次、每年一次
每年大约会在三、六、九、十二月整理文件合计四次，可在手账上标记“整理季度、半年度、年度文件”等字样，提醒自己，这样我们的文件就不会向以前一样胡乱存放、无处查找。
工作用参考数据，或个人爱看的小说等，想丢掉却舍不得丢的代表物品，就属书本了。可以利用手账当做索引，与养成整理习惯两种方式，整理图书。
每三个月定期整理书柜，哪些该留，哪些该丢。养成定期检查现有图书习惯，就整理书柜记录代办清单上，安排出整理时间，将所有书籍分成三类：保留、丢弃、卖掉。如果区分这三种类型却很花时间，这时候我们就可以手账来解决这个问题，每当看完一本书后，便在当日字段中写下《书名》卖或《书名》留的字样，做好笔记后，不但能马上知道这本书何时看过，还可以知道自己对这本书的心得，依据心得可快速整理。善用手账，不仅能获得新知识，也能同时拥有洁净的空间。
前面是介绍的是一些记录手账的小技巧和方法，通过记录手账可以培养我们一个良好的工作习惯。另外手账还可以设定年度目标，将目标分解到月、周、天，督促自己每天进步一点点。坚持记录你会发现自己的很多改变，一周一周慢慢完成手账记录的各种信息，相信一年以后不管知识面还是精神面，一定都能获得增长。
时间是无形的，漫不经心度过一年，并不会留下任何痕迹，利用手账，却可以让你朝着目标和梦想迈进，帮助自己坚定的实现目标！
作者简介：
王丽丽，HR界资深淡定姐，7年HR工作经验，熟悉薪酬福利、社保、员工关系等。坚持你所选，爱你之所爱！
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