外企知识产权证据收集整理的23种途径

收藏君按：证据是证明案件事实的依据，证据问题是案件的核心和焦点。本文作者总结了证据收集整理的经验，与诸位同行共享。

作者：杨士维  律师、专利代理人

法庭诉讼有个逻辑大前提就是：法官永远只能无限接近真相，却无法重现真相，真相能够还原到何种程度，决定于证据支持，否则即使窦娥冤，也没有包青天。法官如此，律师亦如此。巧妇难为无米之炊，无论再怎么巧言善辩的律师，没有证据，任凭他红口白牙说破了天，也无法无中生有颠倒黑白，更何况大陆的法庭也不是对抗式法庭。但这并不意味着律师的工作不重要，正所谓“徒善不足以为政，徒法不能以自行”，证据本身的客观中立性，决定了它无法主动的自己选择时机选择法庭站出来说话，需要在律师的帮助下才能完成。所以，从这个层面来说，证据是诉讼的起点也是诉讼的终点。

企业知识产权工作内容有很多，其中一部分就是证据的收集整理。这部分工作既基础又复杂，当然也非常重要。作为In-house律师，需要以诉讼为中心确定证据收集的方向和范围，结合具体案情展开搜集和检索，并从中筛选出有价值的信息形成初步证据，然后再对这些初步证据进行二次甚至多次加工处理，以形成可以直接提交法庭使用的证据为标准。

证据收集整理的好坏往往会会直接影响案件的走向。所以不要等着外部律师帮你整理，甚至是等着外部律师倒逼着你去收集整理。一方面，外部律师没有你对公司业务和产品熟悉，能想到的证据比较有限；另一方面，对于诉讼的目的你最清楚，需要达到什么样的诉讼目的你最了解。一股脑的把一大堆原始资料丢给外部律师，极不负责任，也不利于诉讼。试想连你都没心情看这些资料，你希望外部律师能仔细到什么程度，更何况案件到诉讼阶段，往往时间比较紧迫，外部律师更应该把有限的时间花在法律研究和诉讼策略上而不是帮你梳理证据上，要知道外部律师帮你整理证据的时间也会收取同样的计时律师费，极不划算也浪费资源。因此，对于in-house律师而言，专业水平很重要，责任心和职业素养也同样重要。可以说：“没有完美的案件，只有可以更加完美的诉讼。”

然而，再怎么仔细也难免出现遗漏或错误，而避免和降低这种失误最有效的方式就是不断进行反思和总结，将常规工作内容进行流程化和模块化管理，并不断优化和升级。出于这个目的，笔者结合这几年在外企IP部门的工作经验，对这部分工作进行了一些梳理和总结，但难免挂一漏万贻笑大方，望方家不吝斧正。

一、证据的来源

企业知识产权部门的证据的来源不外乎两部分，一部分来自公司内部自有的证据资料，如常规商业运营中形成的宣传资料、权利证书、交易文件、技术图纸、公益活动及培训比赛等；另一部分来自公司外部，如新闻报道、机构排名、国图检索资料、电商平台销售记录、调查报告等，这些资料不会放在一个地方，等着你去拿，需要通过反复的沟通和检索来一点一点的搜集和整理。

 01 公司内部

1)    BU（Business Unit）IP同事

一般情况下，BU会设置类似IPC （IP Coordinator ）或者PE（Patent Engineer）的岗位，通过联系这些部门的同事可以获得最直接的帮助。一方面，他们对BU的产品和业务非常熟悉，手里本来就会有很多备份资料可以提供；另一方面，他们也可以快速的联系到对应业务部门的人员拿到相应的资料。所以，如果案件涉及到BU的产品，应该首先想到寻求他们的帮助，并清楚的告诉他们需要什么资料，最好列一个清单，越具体越好。

2)    销售部门（Sales Division）

销售部门的同事会在经营业务中进行产品的宣传和推广、参加各种行业或综合性的展销会、专业比赛、行业会议、进行招投标、商务洽谈等，在此过程中会形成大量的书面或电子形式的证据，如产品宣传推广、产品销售记录等。同时，销售部门也是能够直接接触产品的部门。在他们的帮助下，可以最快捷的拿到产品的包装、说明书、使用手册、标签、铭牌、销售合同等第一手的证据资料，甚至报关单、客户回访维修记录等，这些证据可以用于商标申请、商标异议和无效、专利使用公开、在先著作权等案件中。如果足够幸运的话，可能还可以通过销售部门获得一些对诉讼策略非常有帮助的商业经营信息，比如对方公司正在积极准备上市、收购洽谈等，毕竟诉讼永远只是手段，商业价值的实现才是目的。

3)    财务部门（Account Division）

根据会计法及相关法律规定，会计资料应该予以归档保存相应的年限，比如原始凭证应该至少保存15年，从会计年度终了后的第一天算起。而发票就属于原始凭证的一种，也应当保存至少15年，如果遇到遗留问题，原始票据的保存时间会更长，所以可以通过财务部找到至少15年内的原始凭证，这些证据可以用于商标使用、侵权损失或者违法所得赔偿数额计算、商业秘密等案件中的关联交易方及间接混淆证据。

4)    人事部门（HR Division）

虽然HR部门和具体的业务联系不是特别紧密，他们进行的品牌宣传也很难作为区分商品或服务来源的商标性使用的证据，但可以作为商标为公众所知的证据，在不正当竞争、恶意抢注、驰名商标认定和保护等案件中使用。例如，HR部门组织参加的一些义务支教、环保活动、救灾援建、志愿者服务等社会责任的活动中形成的证据。

5)    媒体部门（Communications Division）

随着新媒体的兴起，公司媒体部门的工作内容也在发生改变，由传统纸媒的方式往新媒体方向拓展延伸，如微信、微博、电子期刊杂志、报纸的电子版等，一般包括公司领导人采访、国家及地方领导人参观视察、公司业务单元的重大战略重组和结构调整、BU自媒体的新产品介绍等新闻报道和宣传。这些资料可以用于品牌知名度、在先使用、优先权或者破坏专利的“三性”证据加以利用。

6)    研发部门（R&D Division）

公司的研发部门会保存着产品的立项会议记录、立项报告、技术图纸、研发人员名单等资料，如果涉及到国外技术本土化生产，还会保存有国外在先技术图纸、进入中国的时间和产品代级、产品线设计投产的时间及范围等重要资料，公司一般会要求研发部门对这些资料及时进行档案管理和备份，这些资料在商业秘密侵权、专利权属纠纷、职务奖酬、专利侵权和无效案件中会发挥非常关键的作用。

7)    BU官网

一般BU官网在宣传和介绍产品同，会提供一些相应的产品手册、说明书及操作指南的PDF或者Word文档下载，该部分资料可能和通过研发部门或者销售部门获得证据部分重合，但也不容忽视。因为网络日志会记录这些资料的上载时间，在其他途径获得的这些资料没有具体日期的情况下，它可以弥补这个缺陷。如果该官网同时具有外文和中文两个版本，还有必要确认一下两个网站的的上载时间是否相同，一般外文网站的上载时间会更早。当然，这时候还会涉及到域外证据的问题，需要办理域外证据的调取以及公证认证的相关程序。

8)    权利证书

通常公司的权利证书，如专利证书、商标注册证、版权登记证书等会在IP部门留有电子扫描档备份，证书原件一般会有总公司位于国外的总部集中管理。但任何规则都有例外，公司也不是一层不变的，在公司资本运作过程中，有的BU会卖出，也会有新的BU被不断买入，有的证书原件会汇总到BU总部，有的证书原件也会统一交由BU的国外总部保存。所以，IP部门手里的权利证书的电子件也在不断变化，往往在必要的时候也需要联系总部或者BU总部获取这些权利证书的原件甚至电子件。

9)    IT部门（IT Division）

外企的服务器一般在境外，公司运营过程中形成的数据，会根据IT部门的管理规定，定期进行保存和备份。有些证据，特备是涉及到公司商业秘密的案件，可以在公司审计部门和IT部门的帮助下，获取这些保存在服务器上的资料作为证据使用，如往来邮件、共享盘备份资料等。当然，这些资料也可以在其他案件中使用，比如商业秘密案件一般会伴随着劳动、专利，甚至刑事等多种法律纠纷。

10) IP部门档案

IP部门在日常的管理中，也会主动制造并留存一些证据。如每隔几年集中印制的公司产品宣传册页，并通过各个业务平台在公共场所进行宣传使用，如行业产品展销会、大型交易会等，并将整个过程加以证据保全公证形成的商标使用证据；又如为了防止竞争对手或者商标恶意抢注者对防御商标进行撤三，周期性的在特定商品上使用的证据等，这些资料一般会经过公证机构的公证，从证据效力的角度来看，更容易被法庭采信。

11) 公司展示厅

一般公司的前台展厅都会设置企业文化的展示窗，会展示一些公司的产品宣传册页、产品选型指南、公司所获荣誉、发展历史、领导人关怀合影、纳税标兵等资料供来访客户参观和取阅，并有专人对这些资料进行更新和补充，如果你到这里去搜寻一下，说不定也会找到你需要的资料，比如商标知名度的证据、专利在先使用的证据、著作权归属证据等。

12) 历史案件

虽然，大陆并非海洋法系国家，判例的法律适用对新的案件不具有法律效力，但判例中的事实部分是客观证据，可以作为新案件的证据加以利用。特别是同一个被告前后不同的案件，对方在前案中提交的支持其抗辩理由的证据，在新案件中可能会成为对他不利的证据。比如前案中对方为了提高侵权数额伪造的销售数据，可以作为本案中对方侵权获利的证据，如双环SUV汽车外观设计侵权案；再比如对方在商标“撤三”或“无效”案件中主张的产品相似的诉求，可以作为在当前案件中对方构成侵权的理由。而且这种证据在法庭上也极具杀伤力，甚至可以让案件倾向性的倒向一边。

 02 公司外部

法律检索一直是法科学生的必备技能，但法律检索就像盲人摸象，每个人都有自己的理解和方法，但却没有一个人可以完全掌握法律检索，因为检索方法和检索工具都在不断的更新迭代，永远会有新的东西在你的视野和检索能力之外，但这并不是代表法律检索镜花水月，天马行空无迹可寻。

1)    网络新闻

在纸质媒体纷纷向新媒体转型以及大量新媒体不断涌现的互联网时代，网络新闻报道是一个非常重要的外部证据获取的途径，利用google、百度等搜索引擎的强大搜索能力，可以迅速让你从网上获取到你想要的资源。而检索的第一步是你要准确的用它能够理解的语言告诉搜索引擎你想要的是什么。当然这里不是要求你使用机器语言进行检索，而是要正确的利用检索式和检索逻辑，尽可能多的获取网络公共资源，然后在此基础之上进行筛选得到对你有价值的信息。

2)    专业数据库

由于知识产权的专业性，很多资料仅仅通过常规的检索是无法得到的，需要通过专业的数据库进行获取。比如，可以通过SIPO、USPTO、EPO等官方专利数据库进行专利检索；也可以通过中国商标网进行商标检索（虽然一直被诟病）；通过国家企业信用信息公示系统进行企业工商信息检索（目前已有法院可以使用该信息代替工商档案）；通过CNNIC以及万网等进行Whois检索；通过中华人民共和国工业和信息化部进行ICP备案信息检索；通过中国国家认证认可监督管理委员会官网进行CCC认证检索；通过国家质量监督检验检疫总局官网进行工业产品许许可证检索等。当然，也有很多第三方公司的软件可以提供更加人性化的检索服务，比如企查查（此处招租）就整合了工商、商标、专利等信息的综合查询。

3)    国图检索资料

图书馆一般会设有对外提供有偿检索服务的检索部门，如北京国家图书馆和上海图书馆都可以提这种检索报告。相比而言，北京的国图检索服务费用要比上海的高出很多，可以根据具体需求进行选择。只要你提供检索的关键词以及检索范围，或者仅仅是个检索需求描述，他们都可以提供相应的检索报告，数据库包括期刊和杂志数据库等。但一般无法提供图书检索服务，如果确有必要，他们也可以人工检索，但不能保证检索的完整性。其实，也可以自己去图书馆人工检索图书，如需复印，图书馆可以该通复印盖章服务，需要注意的是，图书只能整本复印盖章，不能仅复印其中一部分。

4)    行业报告

一般第三方评估机构或者统计平台会定期发布某一行业的企业排名，某一产品的市场占有率榜单等，比如智能手机的市场占有榜单、2016年最受欢迎的某产品排名等，这些榜单和排名由第三方机构统计发布，相对比较客观中立，作为证据使用比较有说服力。比如在证明商标知名度方面、打击商标恶意抢注等案件中，可以作为比较有利的证据使用。

5)    专家意见

在知识产权案件中，专家意见可能相对使用频率较高，特别是在涉及产品相同相似的判断、专利技术鉴定等方面。在必要的时候，可以委托相关行业内的权威机构，如研究所、行业协会、研发中心、鉴定机构等对特定概念进行解释和论证，对专业技术进行比对分析，并将结论性报告提交法院作为一种专家意见在法庭上使用。

6)    中国标准

根据《中华人民共和国标准化法》规定，工业生产、工程建设和环境保护国家会制定相应的中国标准，具体分为四级：国家标准（GB）、行业标准、地方标准(DB)和企业标准(Q/)，不同的产品具有不同的标准，有的是强制性标准，这些标准可以在产品质量、侵权责任、合同违约等案件中作为证据使用，当然也可以作为知识产权权行政案件中的证据使用。所以，如果涉及到上述领域的产品，可以检索一下相关的中国标准，说不定你们单位就是标准的起草单位之一。

7)    电商平台

根据最新《电子商务法》（草案）第二十五条规定，第三方平台应当保存商品的和服务信息、交易信息不少于三年。虽然本法还在征询意见阶段，但平台方保存交易信息是大趋势。在当今电商平台如此发达的商业环境下，可以说没有什么企业可以绕过这些电商平台，如阿里巴巴、淘宝、微信、京东等。无论是在互联网上销售产品还是提供服务，都会留下一些交易信息，比如销售数量、销售数额，以及在这些平台进行的历史知识产权维权投诉记录等，都可以作为证据使用。如果确有必要可以通过公证固定证据，或者直接向平台提供方请求纰漏，当然目前阶段要求平台方纰漏上述信息的阻力还是比较大。

8)    调查公司

现在有非常多的调查公司可以提供知识产权的调查服务，这些调查公司拥有的资源和调查手段也不尽相同。有的调查公司主要服务奢侈品行业客户，有的调查公司主要服务汽配行业客户，有的调查公司主要服务传统工业客户；有的调查公司主场在北方，有的调查公司主场在东南沿海，有的调查公司主场在长三角，根据这些调查公司合伙人的从业背景不同而有所不同；还有一些调查公司优势在大数据分析，比如可以根据一个快递单号或者手机号深度挖掘出很多隐藏在背后的信息，如侵权产品储藏地、主要侵权人等，甚至还有的调查公司可以安排线人进入目标公司内部取证。

9)    司法判例

正所谓“闻道有先后，术业有专攻”，司法判例和法律研究的工作应该主要由外部律师完成，不是in-house律师主要工作内容，但是in-house律师对本行业相对熟悉，如果可以提供一些非常有价值的司法判例给外部律师作为参考，可以帮助外部律师节省时间，有助于案件的代理，特别是公司内部的以往成功案例。

10) 授权经销商

一般公司在产品运营过程中，为了防止同一区域不同授权代理商之间的恶性竞争，会签订很多区域代理商，也会采取一些手段对这些代理商进行管理并防止相互之间串货。而根据《商标法实施条例》第六十六条条第二款规定：“前款所称使用的证据材料，包括商标注册人使用注册商标的证据材料和商标注册人许可他人使用注册商标的证据材料。”可见，除商标注册人本人使用其注册商标的证据材料当然是使用的证据材料外，商标注册人许可他人使用注册商标的证据材料，也应当视为该注册商标使用的证据材料。其他，如果涉及到专利无效案件中的新颖性问题、侵权赔偿数额等方面的证据，都可以通过代理商获取。

11) 定牌加工商

根据最高院在司法判例中的审判意见，在OEM模式下生产的产品仅供出口且品牌商为国外法人的情况下，进行的“物理贴附”不属于商标法意义上的是“商标使用”，但并不意味着定牌加工形成的证据都没有用。一方面，因为从广义上看，定牌加工不仅仅只OEM一种模式，还有ODM及OBM等；另一方面，定牌加工除了涉及商标外，还会涉及到专利权、技术秘密、技术贸易、商号权等其他类型的知识产权。严格从法律意义上讲，定牌加工属于委托承揽合同的一种，但在具体商业贸易中的表现形式却丰富多彩。所以，该部分证据也可以作为一种有效的证据加以收集利用。

二、证据的形式

辛苦收集整理的证据，首先应该进行整理归档，并按照一定的方法和形式予以备份，然后再提交一份或数份给外部律师使用，但看似简单的工作，却也有很多细节需要注意，总体的思路是要工整、清晰、容易让阅读者得到需要传达的信息，如果同时还能够做到美观就更好了。记住，你的阅读者只有一个：主审法官。

01 电子形式

1)彩色&黑白

如果收集来的证据是纸质形式的材料，需要及时进行电子扫描备份，最好能够保持材料原始面目，如果原始材料是彩色版本，最好也扫描成彩色扫描件保存，如果公司的条件不允许，这里可以介绍一款非常实用的扫描软件：扫描全能王（Camscanner）（此处招租），有iOS和Android两个版本，该APP可以让你随时随地的进行扫描，并可以进行边框调整校正以及清晰度自动调整，还可以保存为PDF、图片等多种形式，以邮件的形式分享。

建议保存为彩色形式还有另外一个原因，如果彩色原始材料的底色比较深，扫描成黑白形式可能会丢失一些信息，甚至是重要信息。

2)完整&部分

很多纸质形式的材料，如产品手册、说明书等，可能对当前案件有用的只是其中一部分，但保存为电子形式时最好全文进行扫描，主要基于以下两个原因考虑：第一，在当前案件中暂时用不到的部分，可能在以后的案件中会有用；第二，很多材料只有在封面或封底的部分标注有发布日期，而日期在证据中又非常重要，一份没有日期证据往往发挥不了什么实际证明作用。

另外，在涉及到多个零散同类证据的情况下，还需要对电子件进行合并整合，比如将几个PDF文件合并成一个文件，如果文件较大还需要在保证证据质量的情况下进行压缩处理，以便传输和保存。

 02 纸质形式

一般提供给外部律师的纸质形式的证据以复印件为主，在必要时才需要提供原件，如法庭质证、技术鉴定等。提供给外部律师的证据，最好附带清晰完整的证据目录，如果材料较多，最好能够在材料中将重点字段和文字进行突出标记，或用荧光笔或在电子文件中将重点标注出，然后彩色打印装订。如果条件允许还可以再加上导向标贴，尽最大可能方便你的读者，当然也是一种专业性的表现。

此外，根据案件具体情况决定是否需要加盖公司公章，对于可以反复使用的证据材料，还需要标注“仅为某某案件使用”字样，如果人工手动进行重点字段的标记，还要记得将标记后的版本扫描成电子版加以保存，一是为了免去多份材料的反复标记麻烦，而是为了方便外部律师阅读和整理电子证据。

最后，关于纸质件的份数，如果需要公司准备，则需要严格按照律师要求准备规定份数，如果可以最好自己再多准备一份，保证自己手中留有完整的证据版本。

 03 样品

一般在专利侵权案件中，还会涉及到样品的问题，但因为样品证据的特殊性，在购买时需要同时进行公证，具体购买多少分样品，会综合考虑多种因素，如单品的价格、购买的难度、拆解的难度等，一般至少应该同时公证购买2份样品，一份用于技术比对，一份用于法庭现场拆解。

最后，需要说明的是此处所说的证据主要还是书面证据，当然也包括电子证据，并不是严格按照民诉法第63条中规定的八中证据形式展开的叙述。总之，每个人在具体工作中的体会和感受也不尽相同，关于证据的收集与整理也是见仁见智。正所谓“形而上者谓之道，形而下者谓之器，化而裁之谓之变”，以证据的“三性”为指导，以法庭诉讼审判为核心，“宁可错搜三千，也不放过一个”，但也不是萝卜白菜拦到筐里都是菜，具体尺度需要在实践工作不断总结和把握。

作者：杨士维

律师 、专利代理人

编辑：傅姚璐

收藏君提醒：向公众号后台回复以下关键词，可以获得收藏君为你准备的如下干货： 

关键词	可得干货
知识产权报告	2008-2015年最高院知识产权案件年度报告 （包括专利、商标、版权、不正当竞争全部）
上海高院	上海高院知识产权司法保护典型案例(2011-2015)
江苏法院	江苏法院知识产权司法保护十大案例(2007-2015)
浙江高院	浙江知识产权司法保护典型案例（2008-2015）
指导案例	最高院指导案例汇编（2017年1月版）

声明：

1. 收藏君欢迎投稿或荐稿，并致力于保持所发布文章在法律上的适格性，如有版权异议，敬请勇敢地联络收藏君。

2. 法务收藏家不传播新闻资讯，只收藏干货内容，专注于知识产权、诉讼实务、合同审查等领域。欢迎关注，敬请珍藏。

法务收藏家

微信号：lawfiles

法务收藏家，干货收藏夹！

打造法律人的“读者文摘”。