招商管理培训（五）：主力店对接及各部门职责
【备注：每个企业，商业项目，商管公司工作方式岗位职责，招商管理方式不同，具体以各商管公司工作方式岗位职责为主，仅供参考。】
1 原则
集中管理、层层对接。
主力店客户的开发、商务条款的确定以商务部为主，具体业务的执行由相关对应部门直接对接处理。执行中无法解决的问题，由商务部负责协调客户与职能部门处理，并视具体情况要求公司高层出面协调。
2 涉及部门的职能
2.1商务部
承担主力店客户的开发，组织商务合同的起草、谈判、修改、会审及核定，主力店客户的日常联系和维护，协调各部门与对方相应部门间的对接工作；及时向上级报告工作进展和日常动态；组织召开与主力店的洽谈会。
2.2发展部
摘牌后及时提供土地资料、相关商业数据，项目所在地的市场调研报告等其他相关资料等。
2.3规划研究院
提供项目规划设计、布局方案、图纸和参数，主持技术条件的谈判。审核主力店客户的调整方案，参与会审合同。商务部安排专人每周与规划研究院沟通新项目的规划变更情况，规划研究院应及时提供最新版的项目图纸。
2.4项目管理中心
督促并指导项目公司明确主力店提出的各项要求；督促项目公司完成《房产技术条件》中要求的所有交房条件；督促项目公司按照合同要求提供所有证照；参与主力店进场及房屋交接工作；负责安排已撤销项目公司未完成的与主力店合同约定事项的善后工作。
2.5集团商业管理公司
主持主力店物业管理合同的谈判；参与合同谈判及会审合同，为主力店进驻提供服务。
2.6财务部
确认保证金、租金到账情况，参与合同会审。
2.7法务部
参与合同谈判和合同会审，负责对其中法务条款的审核和确认。
2.8项目公司
按照“房产技术条件”及图纸完成施工；按照合同要求提供所有证照；配合主力店进场装修；协助主力店客户当地经营公司的各项报批、报建工作。
2.9各地商业管理公司
配合主力店的开业准备，及时处理主力店客户日常经营中的问题，定时向商务部反映合同执行情况和未完善事项。
3 主力店主要工作流程对接管理办法
主力店主要工作流程是基于主力店客户已经有明确进驻意向后，具体针对各项目的进驻、位置、面积、装修、交付、开业、营运等各项工作的落实而设计的管理规定。商务部作为该项工作的主要负责部门，其他相关部门有配合工作的义务。
3.1主力店进驻意向的确认
由发展部根据需要提供项目发展计划和相关选址信息；规划院向商务部提供主力店的规划方案；商务部向有关主力店提交书面的项目情况简介并请对方及时回复。
各部门主要职责：
1) 发展部：提供土地和城市资料。
2) 规划院：提供初步设计方案和平面规划草图。
3) 商务部：明确主力店进驻意向。
3.2项目实地考察或举行项目推荐会
指协助客户对项目所在城市的商业发展、项目所在位置、人流密度和其他基本情况的考察。或在公司拿地后，商务部组织项目推荐会，当地项目公司有义务予以协助。
各部门主要职责：
1) 商务部：根据客户要求协调接待工作；通知当地项目公司协助。
2) 项目公司：落实和执行协助考察或会务事宜。
3.3规划设计方案的确定
在项目方案设计过程中，规划院负责及时向商务部传达设计方案要点和具体内容，及时提供最新的规划图纸；商务部随时向各相关主力店客户通报并取得对方的意见和建议。
涉及主力店的有关设计协调问题，应招集专门的协调会， 会议由商务部主持，规划院和项目管理中心参加。
各部门主要职责：
1) 商务部：向规划院提供主力店对设计规划的意见和建议，及时向主力店通报最新的规划方案；
2) 规划院：及时提供规划设计方案任务要点、确定的规划方案和最新确定的规划平面图。
3.4项目确认
商务部主导沟通并取得主力店对规划方案的初步意见，并就布局方案、经营面积和交付时间及时向规划院和项目管理中心反馈，尽可能予以接纳和改进。对于修改后的项目方案，在限定时间内，要求客户给予书面确认。
各部门主要职责：
1) 商务部：收集主力店意见和建议，取得书面确认；
2) 规划院：提供确定的规划方案并负责与客户进行沟通确认。
3.5租赁合同的拟定
由商务部（及相关部门）与主力店客户协商提出合同初稿，初步确定租金价格、交付条件、交付日期、物业费等其他商务条款。商务部分别征询规划院、项目管理中心、财务部、投资部、集团商业管理公司、法务部会审合同初稿。如相关部门对合同中的条款有异议，须书面提交商务部统一与对方谈判解决，并将结果知会有关部门。合同文本拟定后由商务部组织联合会审并提出结论性意见后，提交分管副总裁批准后，与对方约定签署。
各部门主要职责：
1) 商务部：与主力店协商起草合同文本，组织征询意见和会审，提交审批；
2) 规划院：起草和审核房产技术条件， 与主力店沟通和谈判面积、 交房条件、工程界面等内容，参与会审合同中的相关技术条件；
3) 项目管理中心：协调项目公司提供开工、 交场等重要工程节点， 参与修改，提交会审意见；
4) 财务部：参与修改，提交会审意见；
5) 集团商业管理公司：起草和审核物业管理合同和物管职责界面，并负责与客户进行相关内容的谈判和确认；
6) 法务部：参与修改，提交会审意见，参与合同及附件的谈判。
3.6租赁合同的签署和保管
由商务部主持与主力店客户签署正式租赁合同，签署完毕后，交集团档案室和财务部留底，并将复印件交商管公司主管副总裁、商业管理公司租金部及当地商管公司，并在抹去经济指标后交规划研究院。商务部负责知会规划院、项目管理中心、项目公司、集团商业管理公司、投资部等部门，如有需要按规定调阅。
各部门主要职责：
1) 商务部：组织签约，并知会相关部门；
2) 集团档案室：合同归档保存。
3.7签约仪式的举行
在项目已有数个主力店客户与我司签署租赁合同后，为了促进后续招商工作并配合楼盘的销售，商务部应择机举行签约仪式。当地项目公司有义务进行配合。
3.8主力店设计变更
已确认的主力店设计方案发生变更时，规划院须及时告知商务部，并同时报备分管副总裁，由规划院、商务部与主力店协商取得一致意见并报经分管副总裁审批后由规划院发出，设计变更的备份文件交集团档案室与原合同一起保存，规划院及时通知有关部门。如主力店提出的变更要求，涉及到重大规划方案调整，商务部需及时告知规划院，并同时报备分管副总裁，由规划院、商务部与主力店协商取得一致意见；如需成本质量控制部提供成本核算，则一并报经分管副总裁审批。设计变更的备份文件交集团档案室与原合同一起保存，规划院及时通知有关部门。
各部门主要职责：
1) 商务部：协调主力店调整方案，获取主力店的书面确认；
2) 规划院：提交方案调整计划；确认方案调整的可行性；
3) 成本控制部：提供方案调整造成的成本变化信息；
4) 集团档案室：保存相关补充文件。
3.9施工进度协调
商务部根据《租赁合同》约定的进场装修日和开业日计划，与项目公司保持经常性沟通，并随时应主力店要求将进度通报对方。每一次由于滞后或其他原因引起的施工进度计划调整，由项目公司向项目管理中心提出书面报告并说明理由，项目管理中心报请分管副总裁批准，通知商务部与主力店协调，并获得正式书面确认。商务部负责存档并通知有关部门。
有关协调问题，应形成必要的协调会制度，会议由规划院、项目公司、商务部和项目管理中心参加。
各部门主要职责：
1) 商务部：定期或应主力店要求随时通报工程进度，协调进度修改计划，索取主力店书面确认，并通知有关部门；
2) 项目公司：应商务部要求随时通报工程进度，起草进度修改计划，及时向项目部申请；
3) 项目管理中心：审核进度计划修改要求的合理性并报请主管副总裁批准，通知商务部正式与主力店协调。
3.10对外宣传资料的确定
商务部定期向项目管理部提供主力店客户的基本资料，并在楼盘开业前一个月提供关于业态的描述，项目营销方案中涉及主力店的介绍和宣传，由各项目公司向项目管理中心统一提出，经商务部与主力店相关部门协商确认后， 方可采用。
同时，项目管理中心应提前一个月告知商务部楼盘开业时间，并经主管副总裁签字确认后，在楼盘销售广告中加入商务部招商广告内容。
各部门主要职责：
1) 商务部：向项目管理中心提供主力店客户资料，审核宣传方案中涉及主力店的介绍和宣传内容；
2) 项目公司：向项目管理中心索取主力店资料，如果宣传方案涉及主力店内容，须向项目管理部报审；
3) 项目管理中心：与商务部协调后，审核和批准宣传方案。
3.11进场
当主力店承租房屋已具备进场装修条件时，集团所属公司应提前向项目管理中心提交主力店进场装修通知书，项目管理中心审核同意后，由商务部向主力店发出进场交接通知，进场程序按《主力店进场移交注意事项》中的规定执行。
各部门主要职责：
1) 商务部：主持协调主力店相关部门接受移交；
2) 集团所属公司：提交进场装修通知书；
3) 项目管理中心：审批进场通知书，参加进场移交手续，督办项目公司工程进度和质量达到合同约定要求。
3.12装修配合
由项目管理中心主持会同有关部门执行，各部门主要职责：
1) 商务部：配合协调；
2) 项目管理中心：主持执行；
3) 集团所属公司：具体操作。
3.13房屋正式交付
按照《主力店进场移交注意事项》和集团商业管理公司交接验收的规定，由商务部和项目管理中心主持，通知主力店相关部门，会同其他有关部门按合同约定的条件和方式履行交付手续。
各部门主要职责：
1) 项目管理中心：与商务部共同主持交付；
2) 商务部：项目管理部共同主持交付；
3) 集团商业管理公司：参与见证；
4) 集团所属公司：配合具体操作；
5) 各地商业管理公司：参与见证并配合。
3.14开业典礼和正式商业营运
主力店提交开业计划后，商务部及时通知集团商业管理公司，由集团商业管理公司负责与当地商业管理公司和对方相应部门对口交接。
各部门主要职责：
1) 商务部：向商业管理公司提交主力店开业计划；
2) 商业管理公司：批准开业计划和开业典礼方案；
3) 各地商业管理公司：具体操作；
4) 集团所属公司：参与配合。
3.15合同解释和补充规定
主力店正式营运后，由商务部主持，要求各地商业管理公司具体执行对《租赁合同》中各项条款进行审查。如有必要，在6个月内提交《租赁合同补充协议书》。
各部门主要职责：
1) 商务部；主持修订；
2) 各地商业管理公司：负责具体操作；
3) 商业管理公司：参与审查；
4) 集团所属公司：参与审查。
推荐分享：商业地产精选、商业地产人脉圈
图片来源：网络
版权归原作者所有，转载好的专业的文章只是作为行业分享，不做任何商业用途
往期精选 点击推荐
▼
▼
适用读者
从事商业地产相关人员、
招商运营、
品牌开发拓展、
营销策划、企业高管、
行业研究机构等等