装订案卷容易忽视的问题

近期检查书记员们装订的案卷，发现不少问题。有些问题太明显，不应该出现。有些问题说大不大，有的人就忽略过去了，严格来说，并不符合规定。

1.文书内容未填写完整。如：

住所未填

送达地址未填

“送达人”未签名

“法院工作人员签名”处未签名

既然文书印制有此项内容，就应该填写完备。尤其是需要签名的地方经手人要签名。

2.应盖收件章未盖。如： 

因撤诉裁定书需要写原告提交撤诉申请的日期，因此，撤诉申请书必须要盖收件章注明收到日期。

我们要有“随时留痕”的意识。当事人提交的证据材料、答辩状、申请书等，均应加盖收件章，当场未来得及盖章的，也要即时记录好收到日期，但装订案卷时一定要补上。

3.订口处有字迹的未加贴衬边。如： 

如上三图，虽然装订好了，但日后查阅时，订口处的字显然看不到，有的字迹内容还因为刚好处于装订口而被“损毁”了。因此，对于此种情况，应加贴衬纸。

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》（法[办]发[1991]46号 1991年12月24日）（以下简称《归档办法》）第二十六条规定：“卷宗装订前，要对诉讼文书材料进行全面检查，……订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸……”。

《诉讼档案收集、整理、立卷、归档、借阅的操作程序》（法办〔2003〕269号 2003年8年26日）（以下简称《操作程序》）第二条规定：“整理包括文件排序、剪裁折叠、去粗取精、译文和复印。……订口处有字迹的要加贴衬边……”。

如下图，前后两页材料订口处均有字迹，加贴衬边后，纸张右边再折叠到A4纸大小。

订口处字迹的问题，我们除了装订卷宗时要注意外，在平时也应注意。如，需要当事人签名的笔录，在当时就要提醒当事人避开在太靠装订边的地方签名，以免装订后看不到签名。如下图，很显然装订后签名被遮挡了。

另外，在可以选择的情况下，整理案卷材料时要注意材料的摆放方向以避免装订到材料内容。

如下图，这是横向纸张，在可以选择的情况下，应将此材料换一方向装订，就不会装订到该印章了。这也是可以避免的。

4.关于快递回执的问题

其一，多份案卷材料在同一个快递中邮寄（同一个当事人在几个案件中分别作为当事人的情况下，为了节约资源，我们一般是几个案件的材料放在一个信封中寄给同一个当事人），快递单退回后，需复印几份以放在每个案卷中。此时，在复印件上应备注原件在哪一个案卷中，以备后查。

其二，邮局改退批条与快递详情单应尽量剪裁在同一信封面上。

如下图，书记员将快递详情单与改退批条分别剪裁后再粘贴在A4纸上，如此，此改退批条不能确定是否为该快递的改退批条，不严谨。

其三，快递工作人员的记录要尽量保留完整。

如下图，快递工作人员作了几次记录，但刚好写在撕条处，书记员没有这个意识，顺着撕条记录也撕掉了。如用剪刀或者刀子在信封顶处裁开，就不会发生这种情况了。

5.有破损之处未修补。如下图：

《归档办法》第二十六条规定：“卷宗装订前，要对诉讼文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制……”。

6.套打文书材料与实际情况不符的要修改。如下图：

上图是一份《告知合议庭组成人员通知书》，我们院印制的固定格式是“……与审判员……组成合议庭进行审理”，但有时是与两个人民陪审员组成合议庭，此种情况下，打印后要把此处的“审判员”划掉，同时出现“审判员”与“人民陪审员”显然不合常理。

7.用于粘贴的衬纸如果是“用纸续页”，亦要注意摆放的方向。如下图，显然摆反了，虽然不是什么大问题，但不美观。

其他问题：

8.用铅笔、圆珠笔、纯蓝、红墨水书写的文件要复印附卷

《操作程序》第二条规定：“整理包括文件排序、剪裁折叠、去粗取精、译文和复印。……复印是指对那些没有正本的文件只能用复印件来代替的特殊情况。另外，对用铅笔、圆珠笔、纯蓝、红墨水书写的文件也要将复印件卷上。”

至于原因，我的理解应该是考虑到此类材质的字迹保留时间不久。如何附上？我的理解是将复印件直接附在该文件的下一页。

9.信封如何保存

《归档办法》第二十六条规定：“卷宗装订前，要对诉讼文书材料进行全面检查，……需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉……”。

《操作程序》第六条：“其他。……作为证据查考日期的信封，要保留原件，打开展平，加贴衬纸”。

《人民法院执行文书立卷归档办法（试行）》（法发[2006]11号 2006年5月18日）（以下简称《执行文书归档办法》）第二十八条第四款：“作为证据查考日期的信封，保留原件，打开展平加贴衬纸。”

10.法律文书要留足份数入卷底袋内备用

《归档办法》第七条：“入卷的诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导人批示的材料除外），重份的材料一律剔除。本院的判决书、裁定书、调解书可保留三份，装入卷底袋内备用。”

《执行文书归档办法》第十条：“入卷的执行法律文书，除卷内装订的外，应当随卷各附三份归档，装入卷底袋内备用。其他文书材料，一般只保存一份（有领导人批示的材料除外）。”

有的书记员不注意这个问题，以为可留可不留。有的在案件上诉后，将原本应留底袋备用的文书直接用作上诉移送所需的裁判文书（上诉案件移送要求中有一点是要随卷移送一定数量的裁判文书，如我们中院要求的数量是至少三份原件，其余可以是复印件），过后亦没有补齐，导致有的案卷底袋一份留存备用的裁判文书都没有。这是不符合上述规定的。

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以上，是本人归纳的一些常见问题，希望能给年轻的书记员们有所帮助。最主要的，是要明白为什么要这样装订案卷，知其然其知所以然。有的是我认为可以做得更好的做法，有的是有明文规定。文书提到的三份文件，可以找来学习一下。