【年报及招股书必备】word 常用技巧大揭秘

版权免责声明

☀ 天职老友汇微信公众号：tianzhilaoyouhui，欢迎关注。

☀ 天职老友汇转载之文章版权归原作者，本文来源于北京资源团队微信公众号

☀ 欢迎老友原创投稿，投稿邮箱：[e-mail]

随着新年的钟声敲响，结束了各种盘点的童鞋们，在底稿中挣扎过后，就到了出报告的黄金时间~~每年出报告的季节，不仅仅要做好跟打印机作斗争的准备，最重要的是有一手好技能，能分分钟搞定word中遇到的各种格式问题，上一期，我们已经分享了excel的使用，那么这一期，就由作为资深技术宅的小编妹纸我来给大家全面剖析word中最常见的几个格式问题~~帮助你在忙季的收尾工作更加快很准！

经过民意调查，最最困扰大家的问题依照顺序娓娓道来~

PS. 由于小编妹纸的word被强制升级为2013，所以请不要在意我那华丽的页面与你电脑的不同视觉感，实际操作时的按键和快捷键都是一样一样滴~

（致新手）

准备工作1：在home选项卡下点选show/hide editing marks，以便接下来的操作。

准备工作2：检查主表下面的分页符是否是next page，或者page break，这个对格式影响很重要，如果word没有炉火纯青，请慎用其他分页符，通篇以只出现这两个分页符格式为妙。（分页符的使用将在后面详述）

准备工作完成后，请看常见问题：

Q1：页码不连续（跳页或者重复，或者重新编号）---页脚问题

A1：遇到这个问题，说明页脚的页码格式一定有问题，如果出现以上症状，辣么请先手动删除掉所有页码（对于100多页的大报告，最多5-6次左右，就能全部清除，方法：双击页脚，上方会自动进入到design选项卡，选择page number---remove page numbers

A2：清除掉原有page number之后，在页脚编辑状态，design----page number—bottom of page—选择要插入的页码格式即可重新全文插入，如A1，删除了多少次page number就重新插入几次，最后就会全文通篇页码一致并按照顺序相连。

A3：如果只是个别页码有问题，如：重复的第7页，可以在重复的那页，选择页码删除并重新插入，并选择format page numbers---在弹出的的对话框下面选择continue from previous section---OK

A4：如果出现第7页结束后，第8页为0的情况，可以重复A3的操作。或者选择format page numbers---在弹出的的对话框下面选择start at 8（此方法只适用于最终版报告，如果你的报告页码不确定，可能需要进一步修改，不建议使用，以免出现重复或者跳页的情况）。

Q2：分页符的使用（附注的格式调整）

A：封面、目录、主表各表之间，建议每页都使用section break （next page）分页符，附注开始后，每页都可以用page break 来分页，方便页码的连续和编辑。

因封面和目录没有页眉和页脚（即公司名称和页码），主表页眉每页不同，如现金流量表，所有者权益表等，或者是资产负债表，资产负债表（续）等因素，所以封面到主表结束的每一页都需要用next page这个分页符进行分割，才能达到每页页眉不同的最终目的。

Tips: 在编辑与上一页不同的页眉时，需要点掉link to previous，使上下两页不关联。（如下图3）

Q3：表格内容根据文字无限扩大或者无法调节至与正文同宽

A：在报告中最常遇到的就是表格内容会根据录入的文字或者数字不断扩大，导致飞出页面，不仅影响报告美观，并且会导致文字和数字打印时不完整。解决这个问题，只需要三步：点击表格左上角的十字花符号（即全选表格）--在选中的表格内任意区域点击鼠标右键—autofit---fixed column width（即固定单元格）。

Q4：表格中数字的对齐（包含括号与数字的对齐）

A1：最常见的用法是，在有括号的数字列右边新加一列，括号全部拽到空白列，以每列数字的对齐与完整）

A2：如果遇到的主表列数非常多，增加新列可能导致表格飞出页面，那么也可选择“微调”来对齐数字，1）以有括号的数字为基准，光标点击到没有括号的数字单元格，2）按住alt并点击上方标尺中的小三角符号，以确保数字与括号内的数字对齐，3）对齐后，将光标点击到其他没有括号的同列其他数字单元格，并按F4（重复上一次的操作），4）以此类推，每一列即可调整为数字之间的对齐，免去了括号横插在中间导致数字一左一右的尴尬。

PS. 此方法适用于已经能熟练使用表格的老手，新手请慎用~~

Q5：段落间距调整（快捷键，以及缩放表格的小技巧）

一些主表列数与行数特别多，但是又要求必须存在在同一页，可是无论如何拉拽表格线，表格宽窄都无法调整，怎么办？

A1：首先固定单元格

A2：选中全表（点击左上角的十字图标），依次点击alt---O---P(字母的O和P)

A3：常用的部分如下图的圈出位置，在报告时，如无特殊要求，那么段前段后保证是0为妙，如果表格太大导致延伸至第二页，可在缩小字体大小后，尝试调整段落间距为固定值exactly来控制表格大小

Q6：表格中的下划线

无论主表还是附注，表格中的下划线都是必不可少的，常遇到的有单双线显示不完整，莫名的不能对齐的，以及下划线不跟随内容变化等各种情况，请继续欣赏秘籍：

A1：单线或者双线打印时显示不完整（如双线只显示为单线，或者单线打印不出来），这种情况一般是单元格空间过小引起的，还记得上面提到过的段落间距吗？显示完整的窍门在于：1）选中不能显示完整下划线的单元格，2）单击右键--cell alignment –选择右上对齐，3）再次打印预览显示正常，打印即正常。

A2：如果使用A1之后仍旧不显示，那么久选中不能显示下划线的一行，依次alt + O+P, 弹出的段落间距对话框中after输入3 pt并确认即可~

A3：对于下划线直接消失，并且在有下划线的数字上面明显有一行空格，那么就说明这个数字前面加了无数的空格，删除这些空格，就会发现下划线慢慢的出现在了你的视线之中，如何区分是否有空格？把这个数字全选，如果选中的区域包括数字上端空白部分，那么就是多余的空格

Q7：无法去除的表格线

下划线的问题解决了，但是目前还有很常用的方法就是直接利用表格的表格线来完成单线和双线的操作，此时因为有些word本身格式有问题，导致一些不该存在的表格线无法去掉，如果解决？

A：选中表格线的上面一格和下面一格，在选去掉表格线，此时即可被删除，只需一小步，完美！

Q8：添加或删除水印

由于有些报告的特殊性，需要添加draft水印，但是通篇添加之后，发现有些页并没有显示，这是为什么呢？

A：水印的添加与next page和page break有关，即如之前提到的，每页页眉不同，就有可能没有水印，因为是一个新的section，其实只需一步，就可以解决，可以选择在附录部分添加水印，那么从附注开始到最后一页都是有draft的，双击已经有水印的页面的页脚或者页眉，选中draft（不要吃惊，它真的是个图片），Ctrl +C复制，然后双击没有水印的页面的页眉或者页脚，Ctrl+V，粘贴完成，以此类推，直到通篇都有水印为止。

Q9：转载福利帖（tab 表的妙用）

有图有真相······

Q10：解锁文档（只限word）

个别表格，可能出现无法编辑的状态（有密码的不适用），此时小窍门来了~

A：关闭要解锁的文档，并且新建一个空白文档，点击Insert—object—text from file—调整一下格式为narrow即可~

Q11：快速去除Word页眉下的诡异横线

快速去除Word页眉下的那条横线可以用以下两种方法：

A1：进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；

A2：将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文（Normal）”就行了。

继续转载实用小贴士（RCPT Family)：

1.Shift+F3 组合键 改变字母大小写，全大写-->全小写-->首字母大写

2.word辞典：按住Alt然后点击单词，会自动弹出英汉、英日、英无数、无数英的辞典供你参考

3.大家知道财务报告表示负数的金额使用需要使用括号，但右括号下面是不能有下划线的。建议各位同事在准备完成一份报告之后，用Ctrl+H的替换功能: Find what: ) ，然后点击More>>， 在选择最下面的format-font，弹出的对话框中选择underline style （单下划线或者双下划线）；然后replace with: )，同样选择format-font，弹出的对话框中选择underline style - none。最后选择replace all。

4.如果需要将在excel里面的数字直接复制到Word，则每次复制过来都有格式问题，或者手工Keep Text Only，或者就是个别同事已经习惯的一套快捷键进入Paste special中选择Unformatted Text. 其实在Word设置里面有一项设置可以一劳永逸。首先，选择word左上角的office图标，然后选择word option，在advanced选项下面的cut, copy, and paste部分中找到Pasting from other program，选择Keep Text Only。则以后只要从word以外的程序复制内容过来都是Keep Text only的。

5.如果有两个版本的文件，你想知道他们的差异，除了利用track changes这个功能外，你还可以使用compare这个功能。点击工具栏的Review，找到compare按钮，然后选择original document和revised document，OK，则一个比较之后的类似track changes界面的文件就产生了。这不仅方便经理和老板的审阅，还能提高我们和客户沟通的效率与质量。

Word 常用快捷键：

Ctrl+A 全选

Ctrl+B 加粗

Ctrl+C 复制

Ctrl+D 格式字体

Ctrl+E 居中

Ctrl+F 查找

Ctrl+G 定位

Ctrl+H 替换

Ctrl+ I 字体倾斜

Ctrl+ J 放大

Ctrl+K 插入超级链接

Ctrl+ L 缩小

Ctrl+N 新建文档

Ctrl+O 打开

Ctrl+P 打印

Ctrl+Q 左对齐

Ctrl+R 右对齐

Ctrl+S 保存

Ctrl+U 下划线

Ctrl+V 粘贴

Ctrl+W 退出

Ctrl+X 剪切

Ctrl+Z 撤销

Ctrl+Shift+= “上标”效果

Ctrl+= “下标”效果

Ctrl+Shift+> 放大字体

Ctrl+Shift+< 缩小字体

Alt+Ctrl+I 打印预览

-----------------分割线----------------------分割线----------------

天职老友汇微信公众号 

 友号推荐：天职财务人（金融/财务/董秘高端人才招聘）

老友汇™

---

尽职调查 |  IPO诊断  |  并购融资  |  内控咨询  |  股权激励  |  税务筹划

满满都是干货，分享是一种美德。

业务咨询请发邮件：[e-mail]

更多精彩内容可向公众号回复数字：

01 | 任正非的苦难辉煌（英国《金融时报》中文网重磅长文）

02 | 惨！制造业集体撤离中国背后，中国要走的路有多长？

03 | 【董监高红宝书】信息披露事项之最全总结（必须收藏）

04 | 行业研究基本思路（摘自德隆集团PPT）

05 | 企业千万不能触碰的种偷税方法，老板必看！

06 | 同样是财务工作年，为什么你拿万他已经万？

07 | 干货 | 如何建立一个完整的企业财务模型（典藏）

08 |  IPO公司财务报表中可能存在的财务操纵信号

09 | 李迅雷页PPT解构中国资本市场（每张图都值得反复研究！）

10 | 请删除你%的社交活动！（深度好文）

11 |  这就是审计，我们的征途是星辰大海

12 | 财务分析中个财务指标的计算与分析，一定要收藏！

13 | 一个GP的年度反思：所投出问题的项目大多存在以下特点

14 | 曾国藩：利不可独，谋不可众

15 | 终于等到！财政部规范营改增后增值税会计处理！大账务处理赶紧收藏！

16 | 被宠坏的中国式聪明（深度好文）

17 | 周末荐读 | 我们为什么抓不住舞弊？值得业界人士反思

18 | IPO财务造假案例专题总结——财务造假相关手段分析

19 | 如何判断一个人是否具有管理的潜力？

20 | 法律解析华为虚拟股权

21 | 国际最大的会计师事务所的诞生与倒闭，眼看他起高楼···

22 | IPO审核境外销售的核查操作实务

23 | 一个人的强大，就是能与不堪的人和事周旋（深度好文！）

24 | 恒大冰泉：出身名门，巨亏亿，到底败在哪？

25 | 打拼年的果汁大王，如今为何亏损超过亿？

26 | 震撼：做个小假账，会计也被判刑三年，何况财务总监

27 | 一套近乎完美的公司财务流程！财会人员都留一份吧~

28 | 班尼路.亿卖了，这些年倒下的服装企业为何输？

29 | 重点推荐 | 麦肯锡顾问的黄金思考方法

30 | 北大光华副院长刘俏：承担是企业家精神的唯一要义

31 | 百万年薪咨询顾问的逻辑思维力

32 | 个人卡收款是否构成新三板挂牌实质障碍

33 | 证监会关于上市公司重大资产重组的问答全收录

34 | 并购业务的个尽调细节及个尽调网站

35 | 被严审的收入确认政策、完工百分比法该如何确认收入（附权威案例分析，难得的最全资料）

36 | 资本公积金转增股本税收指引

37 | 这就是事务所出具非标准审计报告的原因

38 | 审计出Q青云榜

39 | 好好经营你的-岁，不管多忙，一定要看！

40 | 页PPT看清中国制造业的未来模样，干货满满！

41 | 所有偷过的懒，都会变成打脸的巴掌

42 | 干货 | 吐血整理！董秘必备干货之并购重组：融资方式、并购模式、税务筹划（附案例）

43 | 你知道怎么找金融、咨询行业工作需要的数据吗?| 分钟get新技能

44 | 顺丰亿借壳案“全息扫描”

45 | 【好文】和正确的人在一起，很重要！

46 | 史上最全资产证券化深度解析（全字）

47 | 一个公司的现金流比利润更重要

48 | 【董秘必备】手把手教你如何读透上市公司年报？

49 | 揭中国上市公司都是怎么搞假账的？

50 | 你不优秀，认识谁都没用！

51 | 中国经济六大困局（必读！）

52 | 企业合并报表编制步法

53 | 顺丰都妥协了，老干妈、娃哈哈这些宣称永不上市的企业还能撑多久？

54 | 财务分析报告怎么写？（实用收藏）

55 | 内控系列脑图，果断收藏

56 | 新三板业务个人所得税涉税分析系列（非货币性资产出资、股权激励、资本公积）

57 | 财会人工资为何普遍偏低，资深HR告诉你真相

58 | 最牛逼的成功，来自最傻逼的坚持

59 | 一文一图轻松读懂VIE结构【开曼、香港、BVI与VIE】

60 | 选择CPA的个理由，看完精神满满！

61 | 万福生科IPO造假实务（重温经典，教你看穿上市公司财务造假）

62 | 合伙人，合的不是钱，而是人品、格局和规则（深度好文）

63 | 从派出所吃了一只猪的故事说起

64 | 跳槽穷半年，改行穷三年

65 |  内部控制，不相容岗位全集！

66 | 北大校长的句话：全场掌声如雷

67 | 这些体检项目一定要做，健康最重要，送给金融会计圈人士

68 |   会计师事务所，天堂？地狱？

69 | 经典 | 东莞小姐转行，让你秒懂商业模式！（话糙理不糙）

70 |  CPA审计十年项目管理经验总结（分享）

71 | 光大内部培训材料：新三板定增及并购解析

72 | 会计超重量级的Excel功能，.%的人都没用过！

73 | “营改增”后必须掌握的几个合同审查要点

74 | 放大你的格局（深度好文）

75 |  徐少春：为什么我要砸掉办公室？

76 | 如何从财务报表看产品的竞争力

77 | 我是CPA，但我不是出来sale的！请尊重我的职业尊严（可能会删）

78 | 内控 | 内控打油诗~说一套来做一套，制度如同放空炮

79 | 金融的右倾：巧取豪夺背后的监管失序（深度好文）

81 | “税务稽查”打响第二枪，今天起，会计再这样做工资风险很大！

82 | “新都退市”的十亿启示录：一个会计科目引发的炒壳血案！

83 | 《大秦帝国》隐藏的秘密：其实是一部现代企业的创业史！（深度）

84 | 【做一张好底稿】底稿记录的逻辑 

85 | 15个IPO被否案例分析：持续经营能力最重要，转板还需自身硬

86 | 2006-2016年IPO被否原因总结

87 | 2017中国财经类大学排行榜

88 | 45例上市公司实施重大资产重组计划未通过并购重组委审核原因归纳分析

89 | 67%,51%,34%,30%股权对控制权的区别

90 | CPA揭秘：公司财务造假是如何被发现的

91 | IPO/新三板：董秘如何读懂并撰写年报披露(附披露工作流程)

92 | IPO上市要注意的10条隐含红线

93 | IPO申报项目业务合并实务分析（推荐收藏）

94 | IPO速递：2017年新股平均发行费用4876万，平均审计收费530万

95 | IPO预审员内部操作手册

96 | IPO中重大税收违法参考实务

97 | 案例解读“以前年度损益调整”会计科目的账务处理!

98 | 并购｜上市公司并购新三板挂牌企业关注问题（附十大案例）

99 | 财务圈中揭秘：CFO在企业中的4种结局！

100 | 财务造假的核心思想、方法与科目

101 | 财务总被误会故意刁难？把这篇费用报销大全转给他们看看~

102 | 超详细版：企业所得税税前扣除项目（收藏）

103 | 从CPA到CFO，我的财务总监职业思考！

104 | 从百度、携程、美的等重组案例，解构税务处理的构建方法

105 | 干货：合伙企业如何并表？以华泰证券、国金证券、利德曼、马应龙为例

106 | 干货：信息资料搜集方法与渠道

107 | 干货：研究与开发支出会计处理问题分析

108 | 关于国有股转持对国有成分私募基金的影响和对策

109 | 国家税务总局12366平台对2016年企业所得税汇算相关问题的精彩答疑

110 | 海通证券钮宇鸣：我们统计了2016年下半年所有IPO失败案例，发现了它们最常犯的七宗罪

111 | 看懂三张报表，就能瞬间看穿一家公司的商业逻辑

112 | 企业如何思考IPO：上市要花多少钱？不仅仅包括中介服务费

113 | 任何领域的高手，到最后都是在这2点上很牛，没有例外！

114 | 如何彻底研究透一家公司

115 | 如何写一篇惊艳的财务分析报告，果断收藏!

116 | 如何做出发布会级别的演讲PPT？这份超详细干货指南拿好不谢！

117 | 上市公司“13种”财务造假手段识别技能（附案例）

118 | 深度解读：《企业会计准则第16号—政府补助》修订，企业上市迎来重大利好

119 | 美国上市公司近十年的典型财务舞弊案例

120 | 四大汽车集团覆灭前夜（深度好文）

121 | 送你一份会计师事务所共性问题清单

122 | 戏说企业选靠普中介（券商、评估、律师、审计）指南

123 | 新三板转板IPO实务大全，不学不行！

124 | 一封财务总监的辞职信，看哭了所有人（最后两段看醒很多同行！！）

125 | 一个真正的合伙人，比你老婆还懂你！（深度好文）

126 | 一位华为财务经理离职了，留给下属12条建议

127 | 一位中国财务总监总结的并购笔记：看完不服不行，真正懂行才敢这样讲

128 | 营改增进项税额抵扣手册，这是目前见到的最全版本！

129 | 有一种痛叫看清IPO上市的全过程

130 | 证监会最新审核环境及审核要点分析

131 | 制度的力量（非常经典）

132 | 中国证监会稽查总队：虚构经济业务型财务造假手法剖析及识别

133 | 转让股(票)权涉税(个税、增值税、印花税、企业所得税)政策

134 | 资深保代：A股IPO审核的特点、流程与特殊事项（干货）

135 | 最严发票令！办公用品发票不能开了，必须买什么开什么！每个报销的人都要看！

136 | 2017年财务人员要集体崩溃了，压力山大啊！

声明：所载内容来源互联网、微信公众号等公开渠道，我们对文中观点保持中立，仅供参考、交流之目的。转载的稿件版权归原作者和机构所有。