【析】时间管理：从定位到执行全方位攻略！

原创：陈思炜
编辑：小知（公众号“知己职彼”编辑）
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自从那个男人之后，

时间管理，这个词，

便有了些别样的意义......

不过调侃归调侃，

但谁不想掌握一套时间管理的本领呢？

问题在于市面上充斥了太多乱七八糟的方法论，

更重要的是，全在瞎扯淡。

没错，我全看过......

当然也不是全白看，至少我知道了，

时间管理这玩意实践才能出真知。

接下来的内容不玩虚的，只谈干货。

接下来，我会把这张思维导图庖丁解牛，分成三个大块：定位、规划、执行。

1. 时间管理的核心导向——“木桶的长短板”原理（陈思炜原创）

「木桶原理」都听过吧！

这货有两种解读，

“一个水桶无论有多高，它盛水的高度取决于其中最短的那块木板。”

and

“如果把一个木桶斜过来，便能盛下更多的水，而此盛水量则是由木桶中最长的那块木板决定。“

简单来说就是：

要么死磕长板，

要么补补短板。

两种理论看似相互矛盾，但其实不然，我在文章陈思炜：木桶原理？对职业发展而言，该遵循短板理论还是长板理论？中写到过：

木桶原理的短板理论和长板理论是一组动态平衡组合理论，因个人职业定位和规划的不同而不同，随人们的职业发展阶段的变化而变化。

看着是不是像专家常说的正确废话？

我们给它结合“时间管理”掰开揉碎了讲：

很多人以为时间管理就是效率。

“在规定时间内干最多的事儿”，

这话对也不对。

时间规划确实最终服务于“成事”的效率，

但不等同于把精力聚焦在某件具体的事儿上，

知道什么时候该干什么，

才是最大的效率，

更进一步，

知道现在对于未来的影响，

甚至用未来的判断去调整当下的行为。

这才是时间管理的内核。

2. 时间管理实操的三步

2.1 定位

2.1.1 确定方向

明确自己的「大方向」是否是经过深思熟虑，且相对是最优的。

这点可相当重要，多少英雄好汉都是倒在这步。

世上哪条路是永远一帆风顺的呢？

每次失利都陷入自我怀疑的内耗显然不是一件效率之事。

2.1.2 目标拆分

这点其实很好理解，

「时间管理」是要具体解决什么问题？

朝具体怎么样的「定位」目标去努力呢？

一定是面对足够有难度的大目标才有必要搬出「时间管理」的概念来嘛！

举例：如果我们的目标是作为大三学生把托福在9个月的时间里考出100+。

第一个维度：测算平均每周可用于学习托福的时间

每周总时间24*7=168小时

每周睡眠时间7*7=49小时

保证校内成绩不低于3.5需要平均每周学习时间7*6=42小时

每周其余生活时间占用3*7=21小时

剩余时间约为=168-49-35-21=56小时

第二个维度：测算需要每日进行的常规学习的时间

托福考试的基础是词汇，而根据抗遗忘的记忆规律等常识，判断出词汇学习需要每日进行，然后根据：

自己的词汇量基础和托福100+必须满足的差距

正常人学习词汇量积累速度和自己的记忆力水平

制定出前2个月每天花不少于1.5小时背单词，之后保持每天不少于0.5小时用于巩固，每周需要10.5~3.5小时单词学习时间。

第三个维度：测算每个题型需要投入的时间

托福题型的四大部分听说读写中听力占到大头（除了阅读不涉及听力，写作和口语部分都涉及到先听懂再答题的题型），然后根据：

听力的提高需要精听+听力专属词汇

听力精听每日3篇所需1小时+听力词汇所需耗时

听力做题时间每日1.5小时，阅读每日1.5小时，写作口语每周4小时

制定出每日3篇精听1小时+听力词汇利用休息放松等碎片时间学习，每周听力+阅读+写作+口语的总时间为（1.5+1.5）*7+4小时=25小时，共7+25=32小时

第四个维度：测算需要循序渐进练习的各类套题的时间

托福各类练习题的套题难度差别很大，这个环节循序渐进是合理的复习节奏，因此根据

难度上OG里的3套题＞TPO1-20＞最新prep10套＞TPO21-54

每套题需2小时完成

每套题需1小时分析错题和总结

每周3套题

制定出每周需（2+1）*3=9小时做套题，（3+20+10+34）/3=19周，约5个月

第五个维度：每周整体托福备考节奏确认

前两个月：10.5+32+9=51.5小时（在56小时可支配时间内）

两个月后：3.5+32+9=44.5小时（在56小时可支配时间内）

至此，初步目标拆分和初步规划思路已定

2.2 规划

2.2.1 事件管理

事件管理被分成事件外和事件内：

前者指在开始做一件事件之前，

要做好计划和准备。

后者指在做事件过程中的控制和调整。

（1）事件外

事件外通常会用到多任务优先级管理的方法，

一个相当经典的模型，

根据紧急性和重要性，

把日常繁杂的任务分成了四大类，

我们会惊讶地发现，

其实用不着手忙脚乱，

因为生活里需要马上做的事并不多。

结合这个图示还能衍生出一个新方法。

加减法法则：

加减法法则是一种在安排时间时，

根据自己的能力和情况，

增加或减少某些任务或活动的原则。

一般来说，应该增加对自己有益或有意义的任务或活动，

减少对自己无益或无意义的任务或活动。

举个例子：

1、你是打柴的，他是放牛的，

你们在山坡上相遇，

两个人聊了半天，

他的牛吃饱了，

你的柴呢？

2、你还是打柴的，他还是放牛的，

打柴人今天一无所获，

但是通过与放牛人聊天，

知道了东面的山上柴树多，

西面山上有个悬崖，路不好走，

第二天收获满满回家了。

3、你又是打柴的，他也是放牛的，

你们决定在村口合作开一家卖牛肉串的店，

你打的柴烤出来的牛肉串有一股特殊的香味，

他的牛吃草纯天然，

三年后你们开了50家店，

五年后你们公司上市了。

避免第一种，保持第二种，发掘第三种。

（2）事件内

在做事时要时刻注意多维度进度管理，

就像大公司的种种erp系统一样，

凡管理，先监控，

要监控，必记录！

对于生活种种事务的处理亦然如此，

通过对记录的分析和处理，

会发现：

大部分事务对于我们最终目标的影响，

符合82定律 ，

也就是说80%的事可以被适当优化，

进而产出更高效的时间管理法。

但也不能总大改自己的计划吧，

这时候就要用到小步试错法，

一种互联网产品开发思维。

把任务分成多个小步，

每个小步都有目标、资源、时间和计划，

完成后记录下来，进行复盘，

以便改进下一个小步。

小步一般越短越好，最多四周。

过程中少纠结，多做。

2.2.2协作管理

协作部分的绝大数问题，

只要做好这三点，即可迎刃而解。

• 明确目标和分工：

在开始一个协作项目之前，要明确项目的目标、范围、进度、质量和风险，并且分配好每个成员的职责和任务。这样可以避免重复工作、资源浪费和目标偏离，提高工作效率。

• 建立沟通机制：

在协作过程中，要建立有效的沟通机制，保持信息的透明和及时。可以使用各种沟通工具，如电话、邮件、微信、飞书等，定期汇报工作进展、反馈问题、分享经验和资源。同时，要注意沟通的方式、语气和礼貌，尊重他人的意见和感受，避免冲突和误解。

• 利用协作平台：

在协作过程中，可以利用一些协作平台或软件，如Teambition、Tower等，来管理项目的进度、任务、文档等。这些平台或软件可以帮助协作成员实时查看项目的状态、分配和完成任务、上传和下载文件、评论和讨论等，提高协作的便捷性和效果。

2.3 执行

前情提要：

这部分都经本人亲身体验，保证有效，

有些方法写进了前些年出版的《方向的力量》中。

2.3.1时间维度

在时间维度要做到“开源节流”。

再强大的思想也要依托在健康的身体上，

开源是延长有质量生活的前提，

也是保证效率时间的重要手段。

（1）精力

站在提升精力的角度来说，

我首推有氧，特别是慢跑这类不太受限于场地的运动。

出于最大化“精力&体力”的角度，

只在健身房撸铁不是不行，

而是对提升心肺功能的作用不够直接。

身边朋友、亲人和同事常问我，

为啥看我中午从不午睡，也几乎不喝咖啡或浓茶。

却能在每年355+工作日，朝8晚11的工作中可以坚持下来，

我想秘诀正在于此吧：

我从16年开始坚持慢跑，至今已经连续跑了347周。

不追求成绩，只求定期“充电”，保持足够高的“体力池”。

且极少熬夜，宁可早睡早起。

（2）斗志

自我激励有时也被称作打鸡血，这不难理解：

在很多场景下，为了帮助自己或他人鼓起勇气，增强自信，

打鸡血灌鸡汤都有一定程度的效果：

还记得当年初入职场从事前台性质工作时，大佬就总拿某岛国全国第一保险销售人员的案例来启发我们，该最早的一批百万圆桌俱乐部成员在每次面见客户之前都会先跑进卫生间，面对镜子大喊“我是最棒的！我一定可以！客户是我的！刚八代！”

这种集体行为也被称作抱团取暖，

双方在有共同的愿景、价值观和责任感下，

建立起良好的沟通、协调和合作机制，

进阶地分享私人的资源、信息和经验。

节流意味着减少对时间的浪费，

关键就是：

重要之事绝不可受芝麻绿豆小事牵绊。

学会拒绝别人，这是第一步。

我把它分为了三种：

回不回

莎士比亚说过：

回还是不回，这是个问题。

首先看对方的请求是否三合（合理、合法、合情）。

是否符合你的个人边界、利益和能力。

不能或不想做的，就拒绝；

可以或愿意做的，就考虑。

何时回

此前提到的多任务优先级管理，

在这里也可以用上。

非常紧急或重要的，尽快回复；

不太紧急或重要的，适当推迟回复；

不太明确或需要你做出决定或承诺的，

就先询问更多细节或条件，然后再回复。

怎么回

看菜下碟，

根据双方的关系、性格、态度，

以及你想要维持或改善与对方的关系。

亲密或熟悉的人，用随意或亲切的语气回复；

陌生或正式的人，用正式或客气的语气回复；

固执或敏感的人，用委婉或温和的语气回复。

总之，在回复时，要选择合适的语言和表情，

同时考虑对方的反应和感受，

避免引起误解或反感。

除开源节流外，

简单原则和赴约确认也是相当重要的时间管理技巧。

简单原则

在做事情时尽量减少不必要的复杂度和选择，

从而节省时间和精力，提高效率和质量。

简单原则可以应用于各种领域和场合，

如设计、管理、生活等。

但是，简单原则并不意味着一刀切或者忽视细节，

而是要根据具体情况和目标做合理的取舍优化。

过度简化可能会导致一些问题，

如失去个性、创新、灵活性等。

因此，简单原则需要结合实际和理性来运用，

而不是盲目地遵循。

赴约确认

随着工作内容越来越繁杂，

条件越来越不允许我们随性面对“爽约”。

我曾为了面试一个候选人，从外地赶回公司，却发现对方没有按时出现，而且没有提前通知我。联系对方后，才知道他有特殊情况，想要推迟面试，而且他之前发的邮件我没有收到。在工作中，我们应该提前确认约定时间，以免出现以上的问题，这样做可以节省时间，也可以体现对自己和对方的尊重和守信。

2.3.2效率维度

（1）抗干扰

我将抗干扰分为两种：

其一，深度学习/工作时为自己创造安静的、积极的环境。

为什么图书馆里自习的效果往往优于在宿舍？

为什么戴着耳机听歌学习有时候效果更佳？

原因正在于此。

其二，练习主动抗干扰能力。

举个例子，

之前在教托福的过程中，我曾建议学生为应对真实考场复杂的环境：

考生在9：00-9：30均可入场导致间歇产生的脚步声、考生和监考老师的交流声、已进入听力环节的学生受刚入考场学生的影响，已进入口语环节的考试受身边正在进行听力部分的考生耳机里的响声影响。

所以要在考前几周开始打开电视模拟嘈杂的环境来做模考。

（2）碎片化与集中化

深度学习和碎片学习是两种不同的学习模式，

按80/20的比例分配，才能最大化这种组合学习模式的价值。

感兴趣可以读一读《深度工作——如何有效利用每一点脑力》这本书，

我附上我之前读后完成的思维导图供大家参考。

（3）劳逸结合

一个人一天的专注力是有限的，

这也是番茄工作法和有无意识切换背后的原理。

前者侧重于劳与休之间的结合，

后者则把重点放在了工作的分类上。

番茄工作法

利用定时器（25：5）分割工作时间和休息时间，

有助于提高专注力和效率。

有无意识切换

做了一段时间的强脑力劳动后，

辅以一些机械式、不消耗精力的工作，

作为某种程度上的休息。

（4）有输入必有输出

也就是大名鼎鼎的费曼学习法，

我在这篇文章中有具体讲过：

【析】世界四大学习法（全文共5163字） - 知乎 (zhihu.com)

（5）有发散必有批判

复盘是一种提升自己的方法，

它让我们回顾和分析过去，

发现优缺点，找到改进办法，避免错误，增加自信。

每次都能学到东西，不断进步。

以下是一些复盘的技巧。

• 定期复盘：

不是偶尔或者随意的行为，而是一种有计划和有系统的习惯。根据工作或者学习的周期，设定一个合理的复盘频率，比如每天、每周、每月或者每个项目结束后。定期复盘可以帮助及时总结和反思，避免遗忘或者混淆。

• 有目标复盘：

不是一种漫无目的或者只关注结果的行为，而是一种有方向和有重点的思考。根据目标和期望，设定一个清晰的复盘主题和问题，比如“我为什么做得好”、“我为什么做得不好”、“我可以怎样做得更好”等。有目标复盘可以帮找出的问题和解决方案，避免敷衍或者自满。

• 有方法复盘：

不是一种随意或者只依靠直觉的行为，而是一种有逻辑和有证据的分析。根据自己的情况和需求，选择一个合适的复盘方法和工具，比如“五个为什么”、“SWOT分析”、“PDCA循环”等。有方法复盘可以帮助入和客观地理解经历和结果，避免表面或者主观地判断。

• 有行动复盘：

不是一种停留在思想或者只关注分析的行为，而是一种有实践和有改进的行动。根据自己的复盘结果，制定一个具体的行动计划，并且执行和跟进。有行动复盘可以帮助将收获转化为实际的效果，避免空谈或者停滞不前。

3.实战案例

事先声明哈，下图只是我个人的时间管理大纲，难度较高，勿盲目模仿。

可以看到，

客户跟进事宜、持续推进、时间顺序和紧急重要之事横向分割了时间，

内容和完成情况纵向分割了任务，

织成一张密密麻麻地大网，

好让我在特定时间专注唯一的事，

分类依据就是之前数千字的方法论。

说实话，

即使我这样一个，

——别人眼中的“工作狂”，

没了提前的时间管理

也可能会被琐事整得手忙脚乱。

4. 总结

写这篇文章的目的，

是想和大家分享我对时间管理的一些看法和心得。

个人认为时间管理不仅是一种技能，也是一种态度。

它要求我们有明确的方向和目标，

有合理的规划和执行，

有有效的方法和工具，

有持续的复盘和改进。

我希望通过这篇文章，能够给大家一些启发和帮助，

让大家能够更好地利用时间，提高效率和质量，

最终都能实现个人目标和价值。

正如曾国藩所言：

天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追。

珍惜时间，

把握当下，

这是一生要去学习的课题。

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本文作者：陈思炜

• 知乎大V（职业规划与留学全国头部意见领袖），百万粉丝教育IP&KOL
  

• 国际教育与生涯教育领域全国资深专家，创业企业家，15年+行业经验，11年+创业经验，现任全国5家教育机构董事及战略顾问

• 职业规划1v1案例3600+/时长7000小时+/生涯教育课及培训时长8000小时

• 中国民主促进会会员（最年轻入会会员）、民进上海市教委直属系统委员会会员

• 美国约翰•霍普金斯大学杰出校友（2015被授予）经济学学士、金融学硕士

• 复旦交大等高校〖特聘学生生涯教育导师〗/〖客座教授〗（2016年起）

• 三本畅销书作者《方向的力量》（14年出版22万字）《方向的力量修订版》（18年出版33万字）《知己知彼》（21年出版23万字）

• 曾全职供职某国家主权基金PE/全球九大投行瑞银(UBS投行)/平安银行总行副行长助理

留学规划与申请指导背景：

• 从业15年创业11年来始终专注美英港澳为主方向的研究生申请，770+成功案例，其中全程亲自跟进负责占250+，全程+文书占110+

• 所带学生近90%被美国综排Top20录取、近80%的学生被综排Top10名校录取，其中40%以上获2所或以上Top10录取

• 截止至2023Fall申请季，已累计助100多位本科背景或其他条件有严重短板的学生获美国综排Top10大学录取，其中的22位同时被美国综排Top5/英国Top2大学录取，offer包括MIT/耶鲁/哈佛/哥大/芝大/宾大/牛津/剑桥等（含二本进哈佛2例/耶鲁6例）