写给甲方的建馆筹备书
如果你是甲方，如果你想要筹建一个展示空间，比如博物馆、企业馆、形象馆或其他展示空间，你是否会陷入以下这几种困境。
第一， 不知道从哪里入手。
第二， 不知道项目的全流程。
第三， 不知道自己应该找什么样的团队。
第四， 不知道自己应该怎么与专业团队配合。
第五， 怎样省时、省力、省钱。
第六， 项目做着做着就开始混乱，千头万绪，焦头烂额。
……
这其实源于你对展览展示行业的认知不足，所以本文将争取用比较短的篇幅告诉你，怎样厘清筹建一个展馆的前期思路，怎样合理化自己的工作流程，怎样较好地控制建馆成本。
一般情况下，一个展馆项目我们将它分成四个阶段：筹备阶段、创意阶段、营造阶段和运营阶段。
今天我们重点讲筹备，筹备阶段的工作我将之分成四个部分，分别是：
PART1:认知的获取
PART2:建立项目组
PART3:制定计划表
PART4:工作标准化
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认知的获取
比如你要建一个科技馆，首先你得知道什么是科技馆，你要建一个博物馆，你得知道什么是博物馆。
一般情况下，你需要从三个方面建立对项目的整体认知。
其一：纵向认知。过去的项目是什么样的，现在的是什么样的，未来将会是什么样的。
其二：横向认知。我这个地方有没有类似的项目，其他城市有没有，其他国家有没有。
其三：竖向认知。是否只有展示一个业态，需要与其他业态与功能跨界吗？
为了获取以上的认知，一般我建议你做这三件事：
其一：看几本有关本项目的基础文献，了解基础知识，比如图书、论文、纪录片。
其二：实地调研与本项目类似或有参考意义的项目。
其三：归纳、总结本项目与其他项目的异同点，本团队讨论或与咨询方交流找到本项目的定位。
获取认知的过程短则数天，长则数年，并没有一定之数。
在这个阶段里，如果只能用一句话总结的话，就是：你和你的团队得明确地知道自己要做什么项目，至少你自己得清楚。
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建立项目组
一般在项目的筹备的初期，你的团队可能只有你一个人，稍好点的情况，可能有几个人，你知道他们将在项目中，但并不完全确切地知道他们所具体扮演的角色。
那么，通过第一阶段的团队学习，接下来你们要做的，就是建立团队，并明确团队成员的分工。
你是不是想说，有没有可能，我自己一个人搞定。
几十、几百平米的展示项目是有可能的，但如果项目达到一定规模，它的工作量是巨大的，并不建议你自己一个人搞定。
如果是中大型的项目，建立的项目组一般会由三类团队构成。
第一类：本方项目团队
本方项目团队一般包含至少以下几类工作职能人员。
管理专员
负责项目整体进度的把握、项目资源的统筹、与供应商的衔接、项目资料的管理、成本的控制及团队关系的协调。这个职能是团队中最重要的职能，其他可以没有，这个必须有。
展品专员
除了一些虚拟体验或多媒体体验类型的展馆，你要建馆肯定要有物品来展示吧，你是企业馆，那就得统计进馆的产品吧，你要建博物馆，你需要各类实物展品吧。展品专员就是负责展品的征集、购买、统计、归类、建档、保管、物流、养护的专职人员。
内容专员
你建馆的目的是为了传送内容与信息，最熟悉这些信息的人可能就是你们自己，比如企业展馆，最熟悉内容的人就是你们自己，所以就需要内容专员至少理性化地整理本项目的内容框架、准备内容资料包（文字、图片、影像、实物资料等），并由他与未来的合作伙伴对接，进行内容的培训、说明及后续的资料沟通。
注意：内容专员与展品专员的工作有重合的地方，请根据项目实际情况安排他们的工作边界。
运维专员
将来展馆是需要运营的，要有讲解员，要有保洁、保安、技术、行政管理等等人员，现在的展馆大多还需要跨界联合运营，甚至还希望盈利，这就需要熟悉运营事务的专员，结合本企业、本组织的基本情况，在项目初期介入，提出实际运营上可能遇到的问题，以帮助供应商避坑。
法务专员
展馆项目将来可能涉及到大量的外包团队、建筑、创意、设计、硬件采购等，法务专员必须在全过程合情合理地维护己方的利益，规避法律风险。
财务专员
他的作用与法务专员相似，但职能界定于财务领域，同样是合情合理地维护己方的利益，保障项目的顺利推进。
其他专员
你还有可能需要与门与建筑方对接的建筑专员，与政府方衔接的行政专员，专门处理日常事务的项目助理等等，看你自己项目的需要。
注意事项
1) 以上团队成员中，一些小项目可能只有一个管理专员，可能就是你自己。
2) 中型的项目人员可能也不太多，所以有多个工作内容是可以由一个人来完成的，可以由项目管理人员指定，也可以商量确定。
3) 统一接口，由项目管理专员这个唯一接口与将来的专家团队、展览团队的负责人对接，这样虽然会增加项目管理人员的工作量，但可以减少大规模协作中的信息混乱问题。比如，内容专员未经管理专员同意情况下，私下和专家团队、供应商团队交换信息，比如发资料，可能内容专员方便了，但是项目经理不知道这件事，就会给他的管理带来麻烦，所以必须征得管理专员的同意，并第一时间将沟通成果反馈给管理专员。
第二类：策展专家团队
通过初期的学习，可能你对展览展示已经有了一些认知，少数甲方可能已经达到了半专业的水平。但是即使如此，你对展馆项目的认知并不足以支撑你对未来供应商、乙方工作内容好坏的判断，所以你需要一个比较独立的第三方评审团队来辅助进行判断。
一般情况下，你需要以下这几个工种：
建筑专家：熟悉建筑的各种规范、工作流程、行政流程等等。
管理专家：熟悉展览展示项目的全流程、团队工作边界、一般工作节点、行政报批事务等。
策展专家：熟悉展览展示项目的内容工作流程，拥有内容理性化及感性化能力。
设计专家：能够对展览项目的空间提出合理化的建议，规避展览及建筑的设计问题，比如层高、管网、消防等。
多媒体专家：熟悉内容的表现形式，可以针对不同的内容提供合理的多媒体化建议。
技术专家：熟悉各类展示技术，包括硬软件，亦可以在项目前期规避许多坑，比如投影距离、设备体积、亮度参数等等。
注意：这个策展专家团队你可以邀请各个成馆的馆长、策展人担任，也可以邀请独立的第三方咨询团队担任，他们一般情况下是不参与后续的策划、设计、营造及运营工作的，并应尽量减少他们与未来供应商之间的关联。
第三类：内容专家团队
如果你的项目不大，或者项目内容量不大，内容专家团队是可以不需要的。
但如果你要筹建的是一个博物馆、科技馆或某种专题展馆，那内容专家团队则是必须的。
比如你要做建筑博物馆，那你就需要大量的建筑领域专家，中国古建筑领域，近现代建筑领域，西方建筑史……如果你要做安全博物馆，就需要气象、交通、消防、环境、野外、毒品、信息、生产、急救等各类专家。
这些专家们要做的事情主要有三方面：
其一：原始内容的采集与供给。
比如一个陶瓷博物馆，内容相当之专业，乙方的策展人如果是非专业人士是很难上手的，所以就需要专家团队提供比较系统化的内容，帮助乙方的策展人了解内容。
其二：创作成果内容的审核。
创意过程中，由于策展方的对内容的把握还不足，可能会出现常识性的错误，比如年代、时间、材质、建筑等等，这需要专家团队对过程文件及最终成果进行审核，及时提醒并处理。
其三：开馆后的内容更新。
开馆后会有各类新内容的更替，也需要内容专家组重复前面两个阶段的工作内容。
你可能会问，展示形式与技术不需要他们来审核吗？
建议不要，一般情况下这些专家的年龄不会太小，另外术业有专攻，可能他们觉得很不错的展示形式其实已经非常陈旧，所以，这块工作交给已方创意顾问与乙方创意团队吧。
第一阶段总结
在这个阶段，你可能只有一个人，但你得知道本项目需要完成的各项工作职能和边界，并能借助供应商和专家团队的力量，帮助你顺利建立项目、推进项目。
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制定计划表
团队有了，如果你有汇报对象，那你的领导肯定会希望了解整个项目的推进计划。
这时候，你就需要制定一个比较完善的工作计划表了,为了方便说明，我分享一个比较常见的工作计划表：
从图中大家可以看出，工作计划表一般包含三个方面的信息：
其一：团队及分工
其二：时间进度把握
其三：关键节点事务
其实只要具体以上三个部分的内容，工作计划表的形式可以是多样的，你可以用项目管理软件、脑图、普通文本都可以。
在项目工作计划表里，有几个关键的事务请你注意：
内容包：包含展品清单、内容资料文本、图像、音视频等。
招投标：决定采用EPC模式还是分段招标的模式。但如果你是一家私人企业，可以直接以委托的方式进行。注意：一般比较好的团队是不参与比稿的，所以请自行判断请什么样的团队。
展览大纲：根据内容包，策展团队给出展览大纲。
概念设计：根据策展团队的展览大纲，设计团队给出初步的空间概念设计建议，包括平面布局、空间风格、观众动线、展示形式建议等内容。如果供应商是一家单位，展览大纲与概念设计是可以同步进行的，让他们自行内部安排工作时间即可。
扩初或深化设计：概念设计认可后对空间进行深化创作的过程，包括空间效果图、技术说明图、灯光图、施工图等等。
施工阶段：包含施工前期准备、施工实施（硬软装、硬件进场、内容调试、陈列布展）、收尾验收、售后及维保工作节点。
运营阶段：试运营及正式运营工作节点。
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工作标准化
工作标准化的目的是通过建立一套共同工作方式，让你的工作效率最大化。
一般包含以下工标准化工作内容：
1) 文件标准制度
因为涉及到的团队太多，每个人的工作习惯是不同的，如果你不建立统一的文件标准，到时A给你一个WORD，B给你个PPT，C给你一个AI文件，D给你一件不知名格式的文件，会让你的工作极其难受。
所以我们建议的标准文件制度包括以下几个内容的限定：
软件版本及格式的限定
比如文字编辑统一用OFFICE WORD，A4，图片编辑统一用Adobe Photoshop，表格文件统一用OFFICE EXCEL，展示文件统一用PPT,A3，剪辑文件统一用PR，建模统一用MAX或SKETCHUP等。
并且规定它们的提交格式也尽量统一在一定范围，比如影片格式用MPEG、AVI、 MOV、 WMV、MP4等。
对字体的限定
字体是有版权的，所以可以对自方或乙方的文本做出具体的字体限定，比如字体、字号、间距等。当然，如果出于个性化或设计效果的考量，这块是可以放宽要求的。
对文件命名和文件管理方式的限定
对各种”新建文件夹“、”最终稿123“已经厌烦了吧。
那就规定具体的文件命名标准，这方面大家可以参考：
2) 版权审核制度
在版权越来越受重视的今天，是必须对各方的版权进行审核的，不然可能一张图、一个字体或一段文字就能让你麻烦丛生。
一般版权审核的范围包括字体、文本、图文、视频、视频、软件、装置等内容，原则上没有取得版权许可的文件是不允许出现在最终成果物里面的，所以在创作过程中必须对产物进行版权标注，如：无版权、自有版权、非商用版权、商用版权，并在最终成果物里进行自查，看看版权的使用范围，比如时间、地点、内容范围等是否侵权（这也是法务为什么要在前期介入的原因之一）。
3) 团队工作制度
你自己的团队以什么方式及时沟通信息？周会？月报？
专家们是以什么方式帮你进行内容的审核呢？工作方式是怎样建立呢？采用例会制度？在哪个办公？以什么方式做为回馈？这些也是需要制定下来的。
基本上做到以上四个部分的工作，你的展馆项目筹备就算是开了个好头了。而关于项目的创意阶段、营造阶段、运营阶段的工作，我已系统化地呈现在我的公众号里，大家到公众号首页，进入《策展知树》即可，今天不再涉及。
或有遗漏，还请大家不吝指教！
以上本文全部。
策展人叶秋
微信号：yeqiu4766314
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