活动管理专家怎样处理普遍存在的六种压力？

作为会展等各类活动的策划、组织者，把不可能变为可能似乎是我们的天职。对于专业的活动管理者，工作中所面临的各种压力和回报一样多，倘若没有那些意料之外又情理之中的压力的陪伴，工作就会变得不够有挑战。

以下6种压力是活动行业从业者最普遍的牢骚和应对这些怨言的方法。

一、准备时间较短

对于很多活动，客户能给的准备期正变得越来越短，这无疑加大了活动组织者的压力。苛刻的期限有时会成为一个受欢迎的挑战甚至是超越的机会，但是它会威胁到身体健康。在这种情况下，重要的是要诚实地说明在可用的时间框架内哪些目标是可以实现的。记住，即使你拥有超能力，其他人也不能立即工作，所以你需要将时间表松弛一些，以使演讲者、供应商和其他人有更多的反应时间。

当一项活动的准备时间较短时，一般会影响活动的上座率。如果活动的举办日期临近，你需要和客户或老板进行一次甚至多次坦诚的讨论，让他们知道什么是不现实的以及所涉及的风险，同时确认哪些额外的支持和资源是可用的。

如果该项目的期限是行不通的或者该项目的回报不能充分地补偿需求，永远不要忘了，有时候说不可能是最好的选择。

二、项目预算拮据

在经济低迷时期，缩减营销预算是企业的一种本能反应。在预算十分有限的情况下，当然不利于会展和活动专家尽情地发挥想象和表现创意，然而满足客户的预算要求却是确保你获得合同的关键。作为专业人士，无论面对什么工作任务，你都需要有创造力地去完成。但如果给你的预算远远不足，你将怎样利用有限的资源来实现既定的目标呢？

请浏览每一项预算并思考“它是必不可少的吗？”。一旦你能够在原有预算的任何领域节省资金，你就可以重新分配这部分资金，以用于更需要优先的项目。另外，当出现上述情况时，你的合作伙伴或供应商等也许能助你一臂之力。比如，从之前的合作伙伴那里寻求到一定的赞助，但要创造性地给他们相应的回报。

三、客户创新意识不足

在实际工作中，我们总会遇到一些客户有一种思维定式：“我们一直用这种方式去完成它，为什么非要改变呢？”这种定式思维对于那些有着超前意识、热衷于尝试最新技术的专业活动策划者而言是令人沮丧的。

作为一名活动管理者，也许你有大大小小、不计其数的创意，并希望可以在所参与的各种项目中去实现。但为了提高成功的把握，请优先考虑占据首位的创意，并且保证你的每一个建议都是经过充分考虑以及具体预算的。在向客户或负责经理推荐之前，还要准备好简洁明了的脚本，以帮助你言简意赅地阐述所提创意的优点，尤其是它将如何具体执行以及对于活动的意义。

四、客户或经理难缠

大多数活动管理者都会在工作中遇到难缠的客户，这些人可能是无意地制造障碍甚至是别有用心。从另一方面来看，这是一场性格和意志上的冲突。当发生这种情况时，首先要深呼吸并微笑！

尽量用前所未有的严谨、高效去平息所有的争执点。因为那些对于专业人士而言显而易见的事，对于那些没有多少活动管理经验的人来说却并非如此。因此，要尽可能多地提问并尝试去发掘他们所在意的重点，然后思考你要如何做才能让他们满意。

其次，确保在合同条款声明中有一条是关于未交付或违约的条款，因为这能在任何活动中起到缓冲作用。

只要你们双方都希望看到以一场成功的活动作为结局，取得信任和尊重只是一眨眼功夫的事情。当然，如果是一个根深蒂固的问题，就要思考如何才能在保证最大利益的前提下向前发展，即做出必要的让步。

五、竞标工作繁重

在实际工作中，你会发现投标过程会消耗掉你作为专业活动策划者的大量宝贵时间。因此，要考虑每一个单独的机会以及它能够在多大程度上适合你的专业和时间表。花时间去准备一些措辞和优秀的文书模板，这些有助于你和你的团队得心应手地写好每一份申请书，而不是每次都以乱写乱画开始。另外，千万不要总是拖延，认为离最后期限还早，而是要尽可能快地开始。

如果被拒了，务必去询问一下反馈意见，找到是哪个环节导致了失败，以便可以在将来改进这些不足之处。

六、票房不如人意

在活动管理人员的职业生涯中，大都会面对观众注册人数或门票销售量不足这个问题。这对活动策划者者而言是最伤脑筋的——预定的销售量能够实现么？在下定决心是继续举办还是延期举办亦或者是取消活动之前，还能迟疑多久呢？你与主办单位签订的合约细则是如何声明的呢？

很多时候，你很清楚活动的价值以及它将会有多精彩，但这些信息并没能传达到合适的人那里。你能做的是在不支出额外费用的情况下，更多地考虑吸引更多观众的方法。

这个时候，建议你和主办方或者赞助商真诚沟通，向他们解释现在的处境，并讨论是否能够在最小数量或总体支出上有所让步，这样做通常是值得的。或许可以小幅度降低茶歇或餐饮标准，或者可以从AV公司选择价位较低的舞台设备和灯具来降低盈亏平衡点……但愿通过上述方法，你可以争取到最好的将项目转为盈利的机会。

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