提高会展及活动观众参与度的常用技术之一
编者按：
对于会议、展览会等各类活动的组织者，如何通过策划、新技术等手段促进观众积极参与（Engagement）成为一个重要话题。在过去几年里，会展和活动行业中用于提高观众参与度和现场互动水平的科技飞速发展。市场上有各种优秀的产品和工具，但要从中挑选出合适的显得比较费力。怎么知道哪种技术适合自己的活动呢？应该从哪入手呢？
围绕上述问题，Eventbrite曾经做过一个大型调研，并详细介绍了13种常用工具，包括每类工具的总体情况、隐患和分阶段的使用策略等。从今天起，“活动研究”团队将不定期推出系列文章，对每种技术进行具体说明。
我们的调查发现，活动策划者对市场上的工具存在不同程度的认知。让人感到意外的是，被调查者对机器人（85%）、可穿戴技术（83%）和协同工具（83%）有更多的了解，却对照相亭（55%）、活动APP（56%）和实时流媒体工具（56%）感到相对陌生。更进一步的调查发现，人们认识得较深的工具在现实中应用得反而较少，机器人（15%）、可穿戴技术（17%）和协同工具（17%）被使用的频率较少，而照相亭（45%）、活动APP（44%）和实时流媒体工具（44%）被使用的频率却较高。
上述数据表明，没有一项技术可以应对所有的活动。
技术一：观众反馈系统
总体情况
观众反馈系统能够帮观众借助自身的移动设备与演讲者或周边人群进行实时互动交流。而且，如今的观众反馈系统不再依赖于传统的投票键盘，而是通过APP或网页浏览器来运行。
总体而言，观众反馈系统有两大基本功能：现场问答；现场调查。观众所提问题与得出的结果被实时展示出来，为演讲者提供了参考、回应及编辑讲演内容的机会。另外，观众反馈系统使得观众超越个人体验，增加其对活动内容的情感投入。
1、现场调查
现场调查激励观众对演讲者或是活动策划者所设置的问题做出回应。它或许是多项选择、等级评定，或者一个自由回答环节。而且，不同的工具将呈现不同的结果，如饼状图、条形图、散点图。有些工具根据颜色、字体、大小、徽标等来为客户进行私人定制。另外，现场调查可以被推送至APP、网页或是嵌入演讲内容中。
当你面对匿名投票/提问时，是否需要去验证应答者的身份？答案是：这取决于什么样的资料将被运用。
2、现场问答
现场问答使观众向演讲者提交问题的步骤得到简化。不是所有的观众都有自信或是有意愿直接发言，因此，观众的问题能够借助上述所提到的工具得到回应。实质上，现场问答使得所有观众都拥有了发言的权利。有些工具甚至向观众发起投票，以此来选出观众最希望得到解答的问题。这些问题在活动中得到实时放映，且演讲者可在演讲期间进行回答。
这种方式潜移默化地使演讲者适当改编内容或者更深入、详细地探讨一个精确的要点，从而使该要点在演讲中产生重要的影响。
现场问答工具以不同的方式进行。传统方式是借助键盘来服务观众，虽然这一方式仍然存在，但如今其他工具已开始借助APP或网页浏览器。一些授权的反馈工具则借助于Twitter和SMS服务（可收费）。作为活动管理者，当你决定运用何种工具时，要考虑最适合听众群体的选择。
基本经验
主动学习有助于记忆，因此，可输入观众需求数据的工具可以确保活动信息的长期存留。观众反馈系统可以为活动策划者提供有价值的信息——统计与分析完全可以在市场中重新利用并通过媒体在活动结束后发布。观众反馈系统还可以为活动目标与内容的规划提供想法。活动从业者可通过该系统对日后活动的话题进行探讨，并且更有把握地去获得高质量、别出心裁的互动方式。
作为活动管理者，我们需要事先对演讲者进行关于观众反馈系统使用的简短说明，并且鼓励他们在讲演过程中使用现场调查与问答的方式。当你必须搜集演讲者认可的现场调查问题时，确定时间节点能够使你在活动开始前有足够的时间设定及检查问题。如果希望设定简短的现场调查环节，活动管理者需要提前让演讲者了解流程。
观众反馈系统在会议、培训、集会和研讨会中尤其受欢迎。该系统的灵活程度足以在各类活动中被广泛使用，如音乐会、节事活动、体育赛事及慈善筹款活动等。比起其他互动工具，观众反馈系统更适用于某些演讲。根据相关经验，如果会议本身具有强烈的学术氛围，调查不失为一种能够提升观众参与度的好方法。
但另一方面， 活动管理者需要避免在具有鼓动性质或是简短的会议上使用观众反馈系统。因为在上述场合中，该系统可能会存在更大的弊端。
另外，不同工具所对应的要求也会大大不同，因此，活动管理者需要事先与供应商进行核实。例如，尽管投票器沿用至今，但有可能已经被视作为过时的产品。
对于网页浏览器、APP或Twitter等其他反馈工具而言，观众在WiFi环境下使用上述工具是值得提倡的。然而，如果WiFi连接不畅但网络覆盖于活动场所内，观众仍然可以借助3G/4G，通过反馈工具来进行反馈。活动管理者在与供应商接洽的过程中，要将活动要求落实到细节中。对于演讲所需的设备——手提电脑而言，现场反馈结果的实时展现需要在良好的WiFi环境下进行。
使用策略
1、活动前
设计谈话及向演讲者简略说明反馈系统的使用方式至关重要。活动管理者需要关照会议主持人及演讲者向观众征求反馈并对宽泛（影响产业的话题）或是具有针对性（更贴近本次演讲或活动）的问题进行管理。
在活动前，活动管理者如果未能向演讲者清晰阐述反馈工具的设置与运作机制，将影响观众在活动中对现场调查环节的体验。只有当演讲者加入到现场调查环节的设定并且激励观众进行反馈时，参与度的最大化才能得到实现。
同样，在活动前，如果活动管理者未能向观众说明APP下载的必要性与投票服务的注册事宜，将对现场问答环节与观众参与带来消极影响。发送客户专属邮件或使用社交媒体去提升观众反馈系统平台的使用已经逐渐成为惯例，并且在本质上影响了平台的吸引力与使用率。
另外，活动管理者需要确保问题有深度，相关性强且具有启迪作用。而且，能够使观众进行准确反馈同样重要。因此，与演讲者共同探讨有利于提升参与度的问题，对于活动管理者来说是个不可或缺的步骤。同时，活动管理者需要考虑在活动起始及结束日重申互动问题，从而了解观众的参与、学习及认知是否有改变。
在活动前一周，活动管理者要与演讲者接洽所有贯穿活动全程的现场调查，以确保任何修改或添加。同时，活动管理者要考虑一切观众感兴趣的资料数据，使其成为重要新闻在下届活动中得到新闻放送。
2、活动中
活动当天，活动管理者向观众清晰传达活动主题、举办时间及流程是确保活动成功举办的关键性策略。利用简单的预热调查问卷形式来培训观众使用观众反馈系统，不失为一种激励观众使用新平台的破冰方式。
活动管理者要确保观众在投票或是问答环节前充分了解互动须知，以此来确保移动设备及键盘的使用。同时，活动管理者需要明确投票时间范围。因为，许多工具提供倒计时功能，所以每个活动参与者都了解投票的截止时间。这一功能有效减少了观众投票过晚或是影响下一问题结果的负面影响。如果你有远程观众视图装置，需考虑播放器上的视图放映将延缓几秒钟，因此需要有额外的时间去弥补过失。
作为活动管理者，你可以选择去鼓励演讲者利用投票结果来引导剩余的演讲内容，邀请观众分享，并将推文、问题及反馈输入观众反馈系统中。
请记住，工具并不是静止不变的。在活动中应要求增加现场调查环节，能够反应和保证活动中被激发的反响与想法。为此，活动管理者可将观众分成小组，采用实时投票，使全体小组可以参加其中。同时，管理者可组织产品推广大赛并且采用现场调查去获得实时反馈或选出最终获胜者。
现场调查与问答环节需被公示，同时被公平且有效率地汇总。活动管理者要注意跟进活动进程，并在活动间歇中确保观众不被打扰。同样，活动中的每一次演讲可以安排2-3次调查。过多的调查可能会对接下来的演讲与内容产生不良影响。
3、活动后
在活动结束后，立即查看活动分析对于活动管理者来说是首当其冲的。源自观众反馈系统工具中的数据能够给予你大量信息：哪位演讲者表现最佳？活动的哪一部分参与度最高？这将有助于你从该APP中获得有价值的信息并投入到下一年的活动内容决策中去。
如果你正在借助活动APP来使用观众反馈系统，你可以使用系统的功能去搜集活动另一方面的信息，如反馈、评比工作及事后活动调查等。
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