活动风险管理——概论
编者按：
有活动，就有风险。但长久以来，在国内会展和活动行业似乎有这样一种现象：声称风险管理重要的人多，但真正采取措施和深入研究风险管理的人少。其实，如果在Amazon上搜索一下的话，我们会发现，event risk management方面的英文专业书籍也比较少，比较经典的有Tarlow的Event Risk Management and Safety，Silvers的Risk Management for Meetings and Events等。
在我的诚挚邀请下，雨阳先生答应在“活动研究”开设专栏，专门讨论会展及活动的风险管理问题。雨阳兄是国内为数不多的CMP之一，在会议和活动管理方面有系统而深入的思考。
比较好玩的是，直到今天，我和雨阳兄素未谋面，一直是在网上神交。我想这就是会展和活动的魅力。所谓，找一群志同道合的人，惺惺相惜，这样才能构建一个有情怀和战斗力的会展大家庭。
希望在接下来的一段时间，我们能经常看到雨阳老师就会展与活动安全管理发表的真知灼见。
王春雷
前些年有一门课热得发烫，叫成功学，很多人去听，学习别人成功的案例，学完后觉着我也可以这么成功。可惜现实中人们却发现，成功很难复制，多数创业者失败了，成功的背后充满着风险和辛酸，很多中小企业熬不过三年，失败的比成功的多，而那些讲成功学的老师很多也没有成功。那么问题到底出在哪儿呢？
马云在2015年底的一次讲话中说，阿里巴巴经过十五年的发展，我们走到了今天，应该来讲，我们是一个很幸运的公司。近二十年来，无数人在互联网中创业，无数的人失败，剩下了我们这几个。人家说阿里巴巴你们今天特别成功是什么原因，其实没有无数的失败，我们是不会走到今天的。创业十多年来，我们最大的心得体会是，永远思考别人是怎么失败的，只要把这些失败的东西学习好了，避免失败，坚持下来，自然就成功了。做企业和打仗一样，活着回来的，没有失败，就成功了。我们说，但凡失败的人、事、企业、或者战争，都是风险管理没做好。
风险管理，对活动（Event）的成功与否至关重要。从今天开始，我将不定期地在活动研究上发表文章，从活动的安全安保风险、参会者健康风险、流程被迫中断风险、服务不到位风险、产品不达标风险、环境气候风险、经济损失风险、主办方承办方信誉风险等方面，讲述活动的风险团队，风险评估，风险计划，风险管理，风险转嫁，应急预案，紧急事态下的媒体宣传风险等流程模块的工作内容，说明活动的风险管理及其应急预案对活动是否能够成功举办的重要性。
会展活动产品和其它服务一样，是即时性产品，在提供产品的同时就被消费了。它不像实物产品，发现不合格了可以重新生产、可以退货、可以返工，会展服务产品与生俱来就没有这样的机会。所以会展服务的质量只能靠事前长时间的充分准备和强大的应急预案来支撑，应急预案和紧急情况下应急团队的反应速度是会展管理中非常重要的组成部分。等到风险出现时再制定计划、组织实施就太晚了。会展活动风险管理中最常见的两个工具是合同和保险。一定规模的活动，还要有防范恐怖袭击的措施。
所有会展活动都牵扯到主办方和分供方的合同，主办方出资，分供方提供产品或服务。分供方包括酒店，会展中心，展览综合服务商，音像公司，装修公司，花卉公司，注册公司，安保公司，运输公司等。不管是大型活动还是小型活动，最复杂的的合同应该是主办方和场地提供方之间的合同，合同中的风险内容包括会展活动运营过程中所出现的问题、风险和责任，要通过合同来保障双方的合法权益。然而近年来的趋势是，场地提供方越来越多地把风险转嫁给会展活动主办方。
理想情况下，合同双方都有履行合同的义务，并为未履行合同的行为付出赔偿，但事实上并非如此，常有例外让合同无法执行。比如不测事态、不可抗力、合同无法实施、合同目的落空(条款履行了还不如不履行)、恐怖活动、流行传染病、罢工、纠纷等。所以在讨价还价之后签了合同并不等于万事大吉，还要买好相应保险，以保护自己、自己的组织以及各相关方的利益。
自从我们懂事起，每个人都经历过身边生命的消失、离去，都感知过生命的脆弱。作为制定灾难来临后应急预案的基本知识，这里介绍下一个人在极端条件下能活多久。有关统计数据显示，无空气条件下一个人的生命可持续4分钟，80%被烧死的生命是因为当时睡着了，人在清醒状态下不至于；没有热量(失温)情况下，一个生命可持续4小时；无水情况下一个生命可持续4天，灾难后的黄金救援时间就以此为参考；无食物情况下一个生命可持续4周，就是说，没有食物只喝水，一个生命可持续近一个月。这些就是营救时间，知道这些也许我们未来能够拯救更多频危的生命。
另外，统计资料显示，非洲的交通事故死亡率排全球之最，美洲地区的洪水是第一杀手，亚洲和大洋洲地区的地震和海啸对生命危害最大，欧洲要命最多的是那里冬夏季节的极端天气。这里关于死亡率的统计资料中，不包含因武装冲突、恐怖袭击、和突发传染性疾病造成的人员死亡。
有经验的风险团队，通常能预测到某次会展活动的常见风险范围、风险可能性并作出风险分析和风险评估，在此基础上制定出风险管理计划、准备好应急预案和风险快速反应团队。如果是国际性活动，不管在境内还是境外举办，要了解，或者向专家咨询，相关国家的法律、政策、和文化习俗，以避免不必要的麻烦和纠纷。
对于初涉活动风险管理的人来说，可能对其重要性认识不足，也可能有一个从一片空白、没有头绪、到突破空白、进入角色的这么一个阶段。风险管理中经常遇到的另一挑战，是主办方企业的高层领导不愿意为风险管理投入预算，觉着他们活动搞了这么多年，就没遇到过什么风险。实际上，风险就在我们身边，只是我们不能预知所有风险。
风险管理贯穿于整个活动策划和运营的全过程，风险团队必须提前到位并在风险评估分析和风险快速反应方面提前培训，必须提前做好风险计划和应急预案，等意识到有风险之时或危机灾难来临之后再做计划、再组织团队并实施计划就来不及了。所谓“血的教训”，就是因为没有防患于未然。纵然头顶有“吉星高照”，那也只是天体运行过程中的一瞬间，如果吉星只照耀你，别人怎么办？
近年来调查显示，活动场地方对安全风险越来越重视，对经济风险也一直重视，但活动主办方承办方对产品质量风险、服务质量风险、企业信誉风险、客户管理风险等认识不足，或者说对风险缺乏系统地管理。
我希望，活动风险管理的系列文章能够在系统性和科学性方面带给读者一些思考，为会展活动的成功举办和形成民族会展品牌方面起到一定作用。
参考资料：
1. Professional Meeting Management 5th& 6th Edition
2. CIC Manual 8th& 9th Edition
CIC International Manual 1st Edition
说明：文中的“活动”一词包括会议、展览及各种活动。