增值税电子专票时代来了，一文了解查验/重复报销/电子归档问题！

小伙伴平时接触的最多的是纸质发票，随着国家对电子发票的推行和普及，实际工作中电子发票的使用也越来越多，那么怎么保证电子发票是真的呢？怎么入账保存？猫叔为大家整理了关于电子发票的相关问题。

电子发票：在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。一般为PDF格式文件，可以供纳税人下载储存在手机、U盘等电子储存设备中，需要时可用PDF软件系统进行浏览、打印。

一电子发票样式
增值税电子普通发票样式：

电子发票有三种类型：1.增值税电子普通发票2.区块链电子普通发票3.增值税电子专用发票

（增值税电子普通发票）
（区块链电子普通发票）（增值税电子专用发票）

二发票报销归档问题
当会计人员收到一张电子发票时，在报销入账前，首先要考虑的是这张电子发票能不能用，是不是真的，下面是电子发票的查验方法和注意事项。

1. 如何查验电子发票真伪（1）方法一：登录全国增值税发票查验平台查验查验步骤第一步：登录全国增值税发票查验平台；           （网址https://inv-veri.chinatax.gov.cn）第二步:根据要求，填写发票代码，发票号码，开票日期等。第三步：点击查询，等待查询结果。
（2）方法二：扫描电子发票左侧二维码，出现下面图片上的信息，对比是否有差异。

（3）方法三：通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票，版式文件格式为OFD格式，只能用OFD阅读器查看，您可通过百度OFD阅读器自行下载，或通过国家税务总局全国增值税发票查验平台：https://inv-veri.chinatax.gov.cn/xgxz.html的“相关下载” 栏次下载OFD阅读器。

当您使用OFD阅读器打开该发票时，鼠标移至税务机关监制章处，点击鼠标右键，出现验证属性选项（如下图）：

如果出现以上两种任一提示。，都可表示该发票是通过增值税电子发票公共服务平台开具的，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税普通发票都是相同的。
（4）注意事项在使用电子发票时，因为很可能存在电子发票P过，肉眼无法识别真伪的情况，所以在使用以上方法查询电子发票真伪时，关键看查询的结果和发票内容是否一致，比如开票方信息，购买方信息、发票的金额和税额是否正确，有章没章等问题。
2. 如何防止电子发票重复报销入账实务中，由于公司人员众多，销售部会拿来电子发票报销招待费，交通费等，行政部、采购部等等部门也会拿着各种电子发票报销，会计人在处理报销时处理电子发票时就会遭遇电子发票重复拿来报销的情况，那么有几个方法可以规避这种情况：
（1）建立Excel表格台账统计在各个部门可以建立一个共享的电子发票台账，登记已经报销的电子发票的发票号码，电子代码，发票使用人等信息，设置重复输入提醒，一旦重复就可以快速发现，可以防止重复报销情况，但是在报销审批环节增加了时间成本。
（2）各种财务软件系统通过扫码枪扫描提取发票代码、号码等进行比对；改造报销系统成本大
（3）微信小程序设定经办审核  审批等必要的审签程序，有效防止重复入账。（有些企业的报销系统已经可以自动识别发票真伪达到避免重复报销的目的了）
3.发票归档问题
财政部会计司2020年3月31日网站公布《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》
划重点：（1）来源合法、真实的电子凭证和纸质会计凭证具有同等效力；（2）报销管理也需要经办、审核、审批流程，且能防止重复入账；（3）以电子凭证纸质版入账留档保存的，必须同时保存电子档。

所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。
企业在日常对电子发票的管理上，建议有个完善的电子发票的管理系统，让后税局稽查时能够提供相应的发票附件。


三电子发票发展趋势
7月21日，国务院宣布，12月31日前，基本实现专票电子化！
国务院发布《国务院办公厅关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》（国办发〔2020〕24号）：
也就是说2020年底前基本实现增值税专用发票电子化，主要涉税服务事项基本实现网上办理。而从目前趋势来看，电子专票的条件已经具备，纸质专票取消也是必然。


四其他补充问题
1. 电子发票只能红冲不能作废吗？
电子发票只能红冲！
举个例子：小区的张阿姨在某网站购买了一个电饭煲，商家开具的是电子发票，但是由于电饭煲煮不熟大米，张阿姨和商家沟通后申请退货，对于商家来讲，这张电子发票由于具有可复制性，无法回收的特点，因此只能冲红，在开具电子发票的订单申请退货后，原电子发票系统应红冲。（原电子发票显示无效，并且无需退回）
2. 电子发票能否开具发票清单？
可以开具！
进入开票软件，点击发票管——发票填开——增值税电子普通发票，由于电子发票票面没有“清单”按钮，如商品名称超出8行，直接点击票面右上角“增行”（最多开具100行），系统会自动生成清单，输入完毕点击“保存”即开具成功。增值税电子普通发票软件，点击发票后的打印图标，点击右上方“发票”可切换至清单模式进行打印。
（3） 预付卡销售的电子发票能否入账并税前扣除？

一些企业会在超市或者一些网购平台购买购物卡，收到对方开具的电子发票注明“预付卡销售”，或者企业购买的移动电话充值卡，收到移动公司开具的“预付卡销售”充值电子发票，企业在购卡时，应先计入预付账款，在实际购物或者发生通讯费支出时，才能入成本费用并按照相关固定税前扣除。对还未实际发生的购物支出或者通讯支出，不能凭该“预付卡销售”电子发票全额在税前扣除。
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