PPT，考验你的格局、能力和思维的方式，你得学会驾驭它！

这是傅一平的第267篇原创

作者：傅一平

个人微信：fuyipingmnb

近日，新东方年会上6名员工演唱《释放自我》的视频疯狂刷屏，歌词中唱到：干的累死累活，有成果那又如何，到头来干不过写PPT的，要问他成绩如何，他从来都不直说，掏出PPT一顿胡扯……这似乎戳中了许多职场中人的痛处，也成为关注热点。

基于PPT制造虚假数据、美化指标、夸大业绩的现象肯定有，但其本质是一个管理问题，跟PPT本身没有多大关系，如果真的严重到这个程度，那这个企业的管理水平也真是很低了。

PPT其实仅仅是一种向第三者表达事实和观点的工具，在任何一个公司，只要超过一定的人数，就需要大量的协作，而PPT是一种获得关键干系人认可的手段。

只有获得认可，真正干活的人才能获得做事的资源，即干正确的事比正确的干事重要，所以有时候写ppt的比干活的的确重要的多，回到个人，你的工作做的再好，如果表达不出来，一样不行。

因此，只要需要协作沟通，即使没有PPT，也会有APT、BPT、CPT等的出现，这是不以人的意志为转移的，而且现在我们的协作可不仅仅是依赖PPT，还有WORD，EXCEL，邮件，微信等等。

它们的本质都一样，只是适应了不同的场景，PPT用的比较多，仅仅是因为其表现力较强，再加上历史形成的习惯。

为什么需要表现力？

因为PPT汇报的场景大都是专人人士向非专业人士汇报，下级向上级汇报，特别需要让领导听得清楚，看得明白，否则领导怎么有效决策？

如果你说可以用口头表达，那我问你怎么用口头来跟领导解释清楚区块链？在领导与员工人数1：N的情况下，PPT必须快速简洁的传达出希望表现的东西。

但即使大家都懂这个道理，仍然有那么多的人抗拒PPT，为什么？

新东方的段子可是引起了很多人的共鸣。

因为大多数时候，写PPT的工作是要让你脱离工作的舒适区，进入学习区，甚至恐慌区，而你已经习惯了在舒服期工作，人天生就怕不确定的事物，这是情绪的最直接反应。

比如你原来回家从不看书，就是看电视玩游戏，某天突然要你看书，就会有点不舒服，现在还有个领导逼着你，你能不抗拒吗？

比如你原来从不做总结，现在让你总结下，你也很慌，觉得捣鼓不出什么东西，还会埋怨，我的工作领导你还不清楚吗？

但事实是，你不做总结，领导很多时候真不知道你在干嘛，这不是贴不贴近一线的问题，而是沟通效率的问题。

最里面一圈，“舒适区”，对于你来说是没有学习难度的知识或者习以为常的事务，自己可以处于舒适心理状态。

中间一圈，“学习区”，对自己来说有一定挑战，因而感到不适，但是不至于太难受。

最外面一圈，“恐慌区”，超出自己能力范围太多的事务或知识，心理感觉会严重不适，可能导致崩溃以致放弃学习。

写PPT强制让你进入学习区甚至恐慌区，可以具体总结为以下四种情况：

第一，怕与领导交流，因为交流就意味着有可能暴露自己的弱点，你会想如果写不好，领导是不是对我会有看法，从而破坏了自己的美好形象？目的论有时害死人。

第二，担心能力不够，无论你是综合文秘、专业人士或管理人员，都有自己的专业方向，你在自己专业方面的认知深度大多时候决定了PPT的底蕴。

你经常会发现自己所谓的专业一到写PPT就感觉没料，只得绞尽脑汁的炮制一些亮点，假如给你一个全新的课题，会更加不知所措，专家有时也写不动，这是能力缺失的表现，提醒你需要更新自己的知识体系。

第三，总结提炼不行，你虽然很懂，但缺乏基本的写作和汇报技巧，比如金字塔，三段论等等，你不知道如何进行内容抽象，拟定目录，搜集素材，组织文字，把你想说的表达出来，你从心里就排斥这些。

这个其实跟接受的教育有关，我们从小就没怎么学习过有效表达，文章都是给批卷的看的，而不是给普通人看得，阅读也极度缺乏。

第四，缺乏思考习惯，即使你已经具备前面三点，但写PPT是基于大脑存储的历史知识+新知识情况的一次连接，你得进入深度思考的状态，甚至进入心流。

如果你平时事务工作为主，思考训练的太少，就会觉得心悬在空中，不是说高手就不会恐慌，但他们能尽快的进入状态，知道只要坐在那里，就能抽丝剥茧的写出来，这种信心是练出来的。

就好比我写这篇文章，每次写公众号文章其实完全没底，但只要能坐在书桌前，就成功了一半。

其他一些PPT的撰写技巧，基本都是形式上的，也是最容易掌握的，一般大公司都有PPT模板，不要在那上面花费太多功夫，COPY下人家的，然后写多了就成了套路。

作为职场人士，如果你从来不用PPT来表达观点或者争取资源，其实已经不是简单的写PPT的问题，而是涉及你的格局、能力和思考习惯问题。

笔者其实挺赞成这句话：不要用战术的勤奋来掩饰思考的懒惰，你对领导说，我觉得写PPT是浪费时间，大多时候意味着你根本不懂PPT。

下面是笔者总结的四种“你很慌”的场景，看是否似曾相识？

第一种：你和上级都不知道要写什么，比如你的上级突然接到一个命令要代表公司去做一个演讲，但这个演讲的主题你们都不太熟悉，因此你很慌。

第一种：你知道要写什么（或者是上级布置的），但还没想清楚框架提纲，比如你的上级要跟公司汇报2018年工作成果，你得去提炼目录要点，因此你很慌。

第三种：你已经了解清楚框架提纲了，但缺乏表现素材，比如你要汇报一个技术方案，但论据还需要搜集完善，因此你很慌。

第四种：你素材都有了，但不知道如何更好的表达，比如你写了太多的文字，上级看了云里雾里，因此你很慌。

最后，我们来谈谈如何提升PPT的能力呢？

从“道”的角度主要有三点：

第一、提升自身格局

无论是你汇报，还是你写领导汇报，你都需要尽量减少跟领导的信息不对称，能跟领导在同一水平线对话，因此，你得不停的提升自己的视野。

比如主动参加领导的会议，研读各种年度总结和计划，主动了解公司战略规划、部门定位及科室定位等等，主动了解领导的想法，看看他对你或者你的团队的期望，尽量能站在他的肩膀之上看问题。

第二、提升专业能力

持续提升自己专业的能力，主动了解行业内竞争对手或领头羊的行业动态，结合自身实践整理并汇总形成自己的独到见解，这是你写PPT的基础，很多PPT汇报的时候，领导会跳出PPT本身从不同的角度咨询相关问题，这对于你的专业能力是个挑战，你是真懂还是半桶水一问便知。

要尽量扩大知识覆盖面，他山之石可以攻玉。有时候跳出圈子多看一些东西，才会让你比圈子里的人想的更多。

比如对于其它部门的业务也应有所了解，因为PPT会涉及大量的协同内容，领导也不一定熟悉你的专业，不会就着你的专业问专业的问题，因此要努力成为T字形人才，最近笔者有机会研读一些其他部门的报告后，就感觉人家的工作意义也很大，都不容易。

事实上，笔者认为很多公司的年度、年中的PPT报告技术含量是相当高的，大家都说写一次PPT就算是剥了一层皮，但我们很多的工作思路和创新点子其实都是在写这种PPT的讨论及反思中悟出来的，你甚至还得感谢一下PPT给了你这一次深度思考的机会，而平时的思考惰性太强了，人不被逼急了，有时候出不来真功夫。

第三、提升通识能力

通识能力包括的内容很多，笔者这里特别强调换位思考，现在西方盛行一个词叫做谦卑，比如写PPT，就是你总是能够时不时的跳出自己的身体，去观察你自己写的东西：我写得主题是否偏离了领导的要求？我写得这段话人家能理解吗？我写的建议是否是一厢情愿？我列出的这几个数字经不经得起推敲？

很多PPT没法让人信服，就是因为你总是站在自己的角度看问题，总想着毕其功于一役完成任务，PPT上表现出来的文字就很傲慢。

除了态度上，当然还得进行点逻辑表达的训练，金字塔原理总是要去学习的，把你要表述的内容整理成为具有调理的“故事”，无论是逻辑上的还是时间上的，PPT切忌杂乱无章，一定要让别人看得懂，这也算是一种谦卑。

从术的角度也有三点建议：

第一、多与领导沟通

PPT是领导者全部业务能力的集中展现，往往反映了领导的最深层次思考，他的学识和视野，是一般的人无法达到的，你撰写的PPT就要精确的为他负责，要敢于对于领导的要求进行持续的确认。

比如领导提了想法，你最好先拟个提纲确认下，你越是没把握，就越需要反复的确认，能提前就提前，抓住一切领导空闲的时间，这是一种谦卑的工作态度，也是高效率的信息获取方法。

第二、优先框架提纲

一个PPT只要有了骨架，后面的每页就是填充的过程，骨架能确保方向和主题不会出现偏差，有的领导会给你骨架，有的领导可能只给方向，无论如何，你都得先搭建出自己能接受的一个逻辑自洽的框架，这是PPT的魂，有了魂人家看你的东西才有脉络可循，以下是笔者当初牵头写的一个示例：

大量的PPT是需要合作的，有了这个骨架你也才能分配好工作，确保大家劲往一处使，PPT越重要，骨架的制定的就要越细节，其绝对是深度思考的结果，记得有一年为了写一个重要的PPT，跟同事讨论了一天的目录提纲，这个时候，你就成了这个PPT的产品经理。

第三、对业务要有推动

任何PPT始终要坚持内容大于形式，对于实际业务有推动作用，讲完PPT，一定要能得出结论，切记泛泛而谈。

PPT开头就可以直接挑明本次的汇报要点，比如“对于大数据平台的存储现状进行分析，给出三阶段存储压降的演进方案”，然后再给出决策事项，比如”阶段一采用XX技术瘦身压降存储YY%，是否同意？”，其实形式不重要，关键就是要让PPT达到你的目的。

不少人形容有时候写PPT变成了雕花，那你也得搞清楚雕花的本质，到底是没多少干货，还是自己讨厌总结？

如果是前者，写个PPT可能还对你有好处，知道自己其实没干啥活，雕花都雕不出来，得加油啊，如果是后者，那的确要多锻炼下，写PPT大家都慌，但只要你有才，多加练习，接了任务往那案头一坐，还是会思如泉涌的，写PPT特别容易进入心流状态。

当然，很多PPT写到最后的确成了雕花，但这个度不好把握，一个PPT改个7，8遍的情况也是很多的，咬文嚼字，强迫对仗都是习惯问题。

领导一般会追求完美一点，做事精益求精的风格会体现到PPT上，只要没到正式汇报就会一直改 ，PPT也绝对是边界效益递减的工作，但通过PPT这种形式汇报工作也绝对是体现自身价值和争取资源的好机会。

但最关键的还是要有内涵！

刻意训练说的好，你只有经常在学习区工作，才能持续的成长，才能持续创造新价值和新内容，学习能力始终是你以不变应万变的王牌，比如在最短的时间内找到相关信息并且消化掉，表达出领导希望表达的东西，同时如果想减少点表达的痛苦，那每次日报、周报，月报都是锻炼的机会，就看上不上心了。

希望我的分享于你有益！

完

作者：傅一平 （微信号：fuyipingmnb）

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