WeChat ID weekweekup Intro 青年独立兴趣课堂，每周一场免费训练营。让年轻，轰炸你的每个兴趣点。Day Day Study , Week Week Up ! 题图来自：500px.me 大家好，我是珍妮。 你们现在从事的是什么行业，什么职业？ 或许大家的行业和职业都不相同。但是，你们可能都在使用Office。   由于公司属性或岗位性质不同，我们可能会更多的只使用其中一款或两款Office软件。 例如岗位是UI设计，一般主要是用Word看需求文档，PPT做汇报；例如岗位是数据分析，一般主要用Excel、Access…… 其实Office软件最棒的就是，软件之间是可以协同使用的。所以，不仅仅是掌握其中的一款软件就可以了，综合学习和使用Office才是提高办公效率的大秘诀。‍   【1】文档或幻灯片的数据链接‍ 每当月底的时候，虽然机智的做好了文档模版，但是因为图表的数据每月都在变化，总是要耗费大量的时间在手动复制、粘贴。   只要把复制Excel表格+粘贴为带源链接的选项，就可以实现自动更新。 ① 复制数据区域，【粘贴带链接的源数据】，到所需文档或幻灯片指定位置   ② 手动更新，除了选中图表点击【图表工具设计】选项卡的【刷新数据】，还可以选中图表，右键【编辑数据】直接进入源数据进行编辑‍ ③ 手动更新已经不能满足需求，自动更新才是王道 保存文档后，【文件】-【信息】的右下角会添加【编辑指向文件的链接】，单击会弹出更多选项，可以在里面设置【立即更新】 注：Excel源文件和PPT文件最好放在同一个目录下，方便及时查看和核对  【2】高逼格的商务文档‍ 每次汇报工作的时候，密密麻麻的字，老板真的想看吗？（不想看） 只需要借助可视化的PPT设计工具（是的，2013版以上的PPT已经是可视化设计工具了），可以快速的制作符合自己需求的图表页。 把幻灯片导出JPG格式+插入文档里面，实现逼格满满的商务文档。   ① 在PPT中制作好图表页，【导出】为JPG格式（2013版以上的PPT才有这个功能噢~） ② 直接在文档里，插入制作的图表页。提个小建议：如果图片是白色背景，添加浅灰色细线条，更容易与正文区分‍   现在大多数的微信文章配图，都是PPT里直接制作的。  ‍ 【3】手动录入图片文件‍ 在职场里，是不是经常遇到可爱的领导给你一份厚厚的资料，让你手动输入电脑，或者网上想要复制的文字没办法直接复制，甚至采用图片的方式来显示文字。 看得到得不到，于是只能不断的一个一个字打，有时候以为自己是台行走的打字机。 只要用Onenote的屏幕截图,截取图片，使用复制图片中的文本+文档里进替换空格处理，就可以得到想要的文字，再也不用熬夜。   ① Onenote具有光学符识别OCR功能 利用自带的【屏幕截图】任意截取你需要的文字或直接插入图片。【复制图片中的】文字，粘贴到任意空白处，就可以把图片上的文字复制出来 注：由于全平台OCR支持，在Onenote上保存的所有图片上的文字都能被搜索到   ② 转化的文字识别还是比较准确的，但是个别字词会显示错乱，而且汉字默认转化效果会以空格隔开字符 结合word里面的替换功能，可以快速清理错误格式及规律性的错误转化 如果是PDF文件，Word 2013及以上版本是可以打开直接PDF并进行转换 （所以为什么要使用高版本的Office~）   不限定Office工具外，看图王PDF阅读器可以直接复制PDF里面的文字。 对于大型文档需要识别，更建议使用付费的OCR识别软件，例如速捷，不仅可以精确识别文字信息，还可以还原文档格式。   【4】参会人员名单表格汇总成文档 公司筹备会议的时候，参会人员及统筹事宜多数是用Excel表格数据汇总。往往做计划或总结的时候，需要把这些人员名单汇总到Word文档里，人多的话手打数百个名字，那酸爽~ 复制Excel表格信息+粘贴到Word里进行替换，替换为顿号就可以快速得到参会名单。   ① 在excel表格中复制人员名单，粘贴到文档里依然是一列（还可以使用excel的转置功能 :）   ② 结合word强大的替换功能，把段落标记替换为顿号，WOW~   【5】临场做PPT简报‍ 在职场里总有做不完的PPT，对内使用的PPT如果太紧急，手头只有文字稿的也不用慌张。   结合Word大纲视图+发送到PPT，就可以快速的把所需要的文字稿插入PPT，快速的做出PPT简报（真的好简报）。   ① 【视图】切换到【大纲视图】，在大纲视图里根据word大纲文档和PPT页面的对应关系调整大纲级别   ②在【自定义功能区】添加【发送到MICROSOFT POWERPOINT】到选项卡里，直接点击，就可以快速生成符合需求的PPT简报   （划重点） 我们发现学习Office，不仅仅是掌握其中一项软件Word、PPT、Excel等常用软件，而是综合学习并了解它们的特点，结合不同的工作场景协同使用，才是Office高效工作的秘籍。 以上是本次的全部分享，希望对你有所帮助。 你呢，你常用的office协作用法？（期待脸） 将自己培养成设计师，你只需要30天。（推荐） 你用美图秀秀磨皮，我却用它做PPT。（推荐） 昨天，我通宵玩了一个晚上超级玛丽。。。 “喂，你这样子很没礼貌。” Reward 长按二维码向我转账 受苹果公司新规定影响，微信 iOS 版的赞赏功能被关闭，可通过二维码转账支持公众号。 Scan QR Code via WeChat to follow Official Account