共创"年会怎么搞"？这样的筹备会议好玩又高效！

编者按

每家公司、机构总会有大大小小的阶段性会议、年中会、团建培训......传统会议中，总是在领导说个不停中度过，或者经常发生冷场尴尬等等的问题。善导伙伴——青草，在自己的机构（一公斤盒子）的年度会议中，使用参与式的方法，让大家体验了一次不一样的年会。整个过程充实、放松，因为每个人都在参与和享受。

年会似乎是每个公司的必备配置，当所有部门的新老员工齐聚在一起，公司总会想尽一切办法调度每个人的积极性，但想让每个人都高度参与却是个老大难。

前不久盒子菌们也刚开完年会，既保持了内容的严肃认真，又兼顾了氛围的轻松活泼，参完会的小伙伴们都纷纷竖起拇指猛夸筹备组太用心！你问怎么做到的？来看看盒子菌贴心整理的年会策划指南吧~

  那些曾经历过的、无趣的传统年会 

我们在工作上往往会有大大小小的阶段性会议、年中会、团建培训……可是你是否总是会感觉有很多的会议是这样的：

明明希望大家一起讨论，最后却变成了一个人在讲个不停；

参与者一脸冷漠，现场气氛尴尬；

做游戏的时候似乎把气氛调动起来了，一到讨论环节却冷场......

如果你有心观察曾经参与过的年会，会发现其实有很多是我们传统年会上的通病。

出现这种情况的原因，通常有两方面：

一是期待不高。

简直不用问就想得到年会的大概流程：总结去年的工作成果，讲述下半年的规划，偶尔会表彰员工……

就像俗套的电影一样，看开头就猜到过程和结尾，让人兴趣大跌。

二是不安。

作为年会的参与者，我们往往很少有机会参与年会的准备工作。这种会议对大部分人来说，是单向、个人主观设计的。

而且你不知道会议上有哪些细节安排是与你有关的，或者是会触碰到你某些敏感的事情，让你觉得不舒服的。

用协作设计一个严肃活泼的新型年会  

既然知道年会可能会出现这些问题，为了避免，盒子菌们今年就有了个全新的想法，要用协作思维设计一个全员真正参与进来的年会！

我们相信每个人都有自己的价值，更相信小组、团体在一起，能够创造更大的价值。

因此，我们希望结合协作的一些手法，尽可能考虑到、以及发挥出每个人和集体的价值。

那怎么样用“协作”去设计一个理想的年会呢？

Part.1

// 清楚机构对年会的定位

首先管理层要清楚：

你们想要的年会类型是什么？

是培训、团建、还是阶段性总结？

谁参加，参加者有什么特点？

从工作进程看，目前处于哪个阶段？

拿我们这次筹备的年会来说，原计划这次会议的重点，本来是做一个上半年的工作总结。

但是我们又发现，现在团队里有不少新来的伙伴（包括实习生），如果以开半年度总结会为主，这样的过程对于新伙伴来说，是没有参与感的。

所以后来，我们便根据新伙伴的需求，调整了年会重点。

因此，谁来参加，目标是什么，想怎么开，需要综合机构需求和实际情况去对年会做评估设定。

Part.2

// 收集每位伙伴对会议的期待

机构是一个团体，更是由每个人成员构成。我们在乎每一位伙伴的体验与想法，所以提前收集并了解大家的期待也是很有必要的。

在筹备期第一次全体讨论时，我们现场做了一轮梦想收集和宣读，了解大家对这次年会的期待。

这些期待中，既有对会议“有什么”的需求，也有对形式、内容“不希望有什么”的表达。大家用便利签写出，并展示出来。确保每个人的需求都得以表达，并让彼此看到。

而且，在收集期待的过程里，我们也会看到一些边界。

例如，当时我们看到有伙伴提出说：

希望年会不要白天晚上都是集体活动，想在非工作时间有充分的个人空间；

希望不要在年会中聊太多感情类的话题……

这些都是非常具体、合理的需求，只是以往缺少一个机会表达自己的心声。

但当小伙伴提出来，大家就会懂，会理解并尊重这些需求，会议的协作者在设计议程时也会考虑进去。

有了期待与边界，我们在进一步细化年会框架时，就会更加清晰会议主线和其他需要考虑的因素。

这时候的年会议题，已经不再是管理者的个人想法。而当每个人的声音都有被听到，每个人的需求都有被兼顾，这样就更容易建立共识，也让大家对年会有了一定的期待和信任。

Part.3

// 信任和赋权很重要

有了框架，接下来是分工筹备。

我们相信每个人都是有价值的，大家有能力也乐意分担，只是需要一个参与的方式和合适的任务。看到每一个人的价值，则需要赋权。

在这个过程里，协作者要做的，就是营造共创的氛围，引导大家分担责任，激发团队中每个人的领导力。

那么，怎样才算任务合适呢？这就需要平时多留心啦。

在盒子团队中，每位新伙伴刚入职时都会精心准备一份自我介绍，平时也会创造很多日常交流的机会，所以我们很容易发现大家的兴趣点和擅长所在。

调动起每个人的能量，何愁年会不够好呢？瞧，盒子的这次年会就是由大家共同分担完成的，每个人都贡献了Ta超级棒的价值！

比如，日程事项由擅长项目管理的伙伴负责；

事务性工作，如场地联系、物资统筹、嘉宾联系等则有耐心细心的伙伴跟进；

每天的热身游戏，有喜爱玩耍脑洞大开的实习生设计带领；

有摄影特长的伙伴则兼起了年会拍摄；

会议期间，会场整理、茶点、前日回顾等，则安排了每部门轮值……

年会结束的时候，我们听到了许多表白，有感谢其他伙伴贴心照顾午餐口味的，也有感谢自己突破自我去挑战未知，并从中收获了满满成就感……

不得不感慨：一场会议的价值和成功是属于每一个人的。感谢我们互相支持、共同分担，从而彼此成就。

Part.4

// 用视觉引导营造共创氛围

一个好的氛围，能够激发人的参与兴趣与共同创造的欲望。

这时候，视觉引导不可少。

在年会里，我们做场景布置时，用了许多视觉化工具，来协助搭建框架、营造氛围，帮助大家了解年会的日程和强度。

比如，设计生动的“停车场”海报，让一些临时冒出的想法也有“停车”的地方，既不干扰会议节奏，也让每一个想法都被看到；

“表白墙”，则给了每个伙伴增进情感交流的机会，上面的每一张表白便签，都是我们看到的每一个人的闪光点；

每天，我们还会使用能量图、可视化海报，做前一天的回顾，观察每天的能量波动，发散与收敛、脑体心的结合，也是更好地保持大家参与度的重要因素。

Part.5

// 加入“情感连接”

前期准备中：

明确边界，建立安全的空间。这个不局限于年会，其实在工作日常也一样，避免触及个人隐私等敏感话题。在准备工作上给予大家足够的信任与支持，看到大家的价值。

年会过程中：

通过共同完成任务促进大家的交流。年会某些环节有产出目标，这时候可以通过让大家小组合作的形式去进行，不仅能发挥团体的智慧，也能够增加大家的情感交流。

带着同理心去设计每一个环节。比如大家到一个新场地，可能会有陌生感，容易放不开，我们就及时改善了原来的热身游戏，让大家去观察与熟悉环节，更自然地引入正式内容。

整个会议的成就感也必不可少。这可以是集体因为共同产出机构计划的共识而产生的成就感，也可以是个人的感悟、环节分享。

比如盒子的年会中，每天结束前的分享与反馈、年中会最后的整体回顾和天使卡，既是让大家感受和回顾当天的参与、当下的状态，也是给协作者的重要反馈。

让大家保持与自己的联结，也看到彼此间的牵引。

好了，盒子的年会策划干货，就分享到这啦，有没有带给你一些启发呢？

——END——

撰文丨文仪、青草

原编辑丨凯璇

编辑排版 | 道道

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