如何在短时间内做出一份高质量的PPT

文｜安梳颜

来源｜简书

http://t.cn/RqXU3Js

授权「小灶计划」发布

今天想和大家聊聊，如何能在短时间内制作出高质量的PPT。

看之前的注意事项：

1.文章很长，纯干货，建议静下心来看

2.非常适合职场人士和大学生人群阅读

3.一份PPT如何实现从无到有？

目前为止最全的一篇制作思路分享

4.太长没关系，最后给你准备了文章的思维导图

5.建议大家收藏，每次制作之前完整看一遍

▼

不知道大家在制作PPT的过程中有没有遇到这样的问题：

做一份PPT耗费了你大量的时间，可做到一却发现卡壳做不下去了。绞尽脑汁想到一个好的创意却没有素材可以实现

或者这样的情况，领导甩给你一份几千字的文稿，密密麻麻都是字却又让你把它做成PPT，这时候你内心一定是崩溃的

所以今天就来和大家聊一聊「如何在短时间内做出一份高质量的PPT作品」

其实把这个问题拆分一下就是如何做到短时间和高质量，这两个词看似矛盾，缩短时间会牺牲质量，反之亦然。

但往往我们在工作学习中，没有那么多的精力做却又想去做出一份高质量的PPT。怎么办呢，希望可以通过今天的思路分享让大家尽可能的缩短PPT的制作时间又不影响作品质量。

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国际惯例给个目录：

一、制作前准备

我们先来讲第一个问题，动手做PPT之前应该干什么。很多人可能会觉得奇怪，做PPT那就动手做呗！打开office，整理好文字找好素材，太简单了！

但如果你是这样做的，那么恭喜你，你将有可能花费大量时间在如何构图如何排版上，甚至有可能做到一半就卡壳了。

那么怎么避免呢？其实，如果你在做PPT之前先把这几件事做好，完全能够帮你节约大量的时间

没错，首先是灵感。不管是排版配图配色等等都需要灵感，一些小创意也会让PPT产生意想不到的变化。

比如下面这两幅个品，第二幅图只是加了一个简单的阴影效果，就让整个画面变得更加饱满而充实。

所以我通常在做PPT之前会去看一些好的设计，让自己大脑的思维能够快速的活跃起来，从而在制作过程中产生好的创意。如何寻找灵感呢？

▼地铁广告，其实不就是一页PPT么

▼ 很多网站界面也值得学习

▼电影海报，期刊书籍，还有各种名片

这些作品大多由专业的设计师完成，他们的排版配色等等我们完全可以在PPT中有所借鉴。

当然其实灵感在生活中无处不在，你要做的是，不断地发现不断地积累建立自己的灵感库。

怎么记录灵感呢？可以用手中的纸笔，手机的便签，当然这里给你推荐一个网页小插件

▼花瓣采集，可以方便保存你看到的图片和创意

当然最重要的是在积累过程中一定要尝试将灵感变为PPT，比如下面的图就是参考刚刚的海报排版制作的ppt

这样以后在你遇到类似的PPT要做的时候，就能很快的想到该怎么做，大幅的缩短你思考和制作PPT的时间了！

我们做PPT的根本目的是更好的阐述观点以实现更好沟通，讲究的是内容为王。所以在制作PPT之前还要确定以下几个问题：

给大家举个栗子，比如我现在要做个课件介绍什么是虚拟团队，这就是我做PPT之前应该要有的思路

当然你还要注意到，我的对象是学生，他们往往没耐心听，所以我要提炼最重要的信息，尽可能简短。

通常一个PPT的结构远比举得例子要复杂的多。

大标题下面要分小标题，小标题里面又有好几点。所以在大致确定PPT内容之后一定要，画图！

首先要画的，是思维导图：思维导图可以帮助你在做前形成一个清晰框架。比如上面这个简单的例子，画的思维导图应该是怎么样的

▼至于怎么画思维导图？我用的是百度脑图

其次要画的，是PPT草图：画草图能帮助你把作品的逻辑排版框架理清楚。因为时间仓促，我选的是网上的图片。

一种是直接用A4纸画，一种是用便签。便签可以更好调整逻辑顺序，同时方便删减。

严格执行完这些步骤，我们就可以动手制作了。

虽然前期准备会花费一定的时间，但绝对会大大缩短你整个制作PPT的时间并且让你的作品逻辑结构更加完善。

就比如我举得这个例子，从思考到完成不超过半个小时，当然这还涉及到日常PPT素材的积累，我们后面再聊。

二、WORD转化

就像我刚刚提到的，我们可以在前期准备上下功夫来缩短PPT时间，可是面对有些文字很长的文档要转换成PPT具体该这么做呢？

就拿我之前做的一份PPT举例，对方给我的是一个很长的word稿

当然这只是其中的两页，每每看到这样的稿子，我的内心是崩溃的。那么这样几千字的讲稿该怎么样转化成PPT呢？

还是要分三步走，前期准备、筛选内容、进行制作。

先说说前期准备，拿到一份WORD之后首先要有一个明确的概念·，我们要做的就只是用PPT把大段的文字转换成阅读者看得懂能理解的东西。

其次我们要对文稿进行通读，第一遍读不懂倒没有关系。但是一定要做到对这篇文章在讲什么有一个大致的概念。

读完之后你一定有这种感觉：卧槽这个人到底在讲什么！没关系我们之后要做的是理清文章脉络。

比如上面这篇，可将文字进行删减最后仅保留小标题部分，得到的就是下面的图。这样一来小标题让我们清晰的了解到了文章的整个框架。

理清思路后我们接下来要做的就是根据小标题逐个击破，将文章拆分成无数个小部分再对各个部分进行逐一的WORD到PPT的转换。

当然对于没有小标题的文章，我建议你去和作者聊聊人生，哈哈也就是一定要了解他的行文思路、文章的逻辑框架是怎么样的。

通过前期准备，我们的转换对象从几千字变成了几十字。当然对于一页小小的PPT来说这还是不够的，我们要继续将其细分。

▼以刚刚文章的保障有力那一点作为例子

文字还是非常的多，怎么办呢？我们仍通读这一段落，理解段落大意后我们用彩色和加粗标出段落的重点和框架结构。

接下来我们就来给这段话“动手术”，把无用部分都删去，删去后还是用思维导图来整理一下，就非常清楚了。

没错其实我们还是在重复前期准备中提到的“逐个击破”，从大框架中剥离出一个小框架，即“保障有力”。

再从“保障有力”中剥离出三个小框架，这样我们就实现了删去无用文字而得到我们所需的精华。

精简完内容就可以开始制作啦，还是以经费投入为例，要突出的是花钱钱用在培训交流等。

注意的是，培训交流科研表彰存在着并列的逻辑关系，因而我用四个矩形表并列关系，下面加上金额。

我这里是以经费投入举了个例子，场地和工资该如何呈现呢？这里提供我的一个范例，大家不也自己尝试一下动手尝试下。

这样一份作品就大功告成啦，等等，你刚刚还提到了逻辑关系，没错，还没有完！

我们进行完内容筛选，往往会出现下面这样三种情况，有逻辑关系，无逻辑关系，和数据型。

有逻辑关系的内容，像刚刚提到的培训交流科研表彰，这类存在并列递进循环等结构的文字，可以用关系图表表示。以这段WORD文字为例

我们像刚刚一样，删去多余文字仅保留小标题部分这样就可以看到两组清晰的并列逻辑结构，往往就可以用关系图表来表示

给大家做个示范，大家也可以动手尝试：

再说说没有逻辑关系的内容，大部分指很长然后又是大段的文字内容，就比如下面这段对于“虚拟团队的定义”

▼可以直接提炼文字内容，标明重点

▼如果文字比较短，那可以尝试这种“发布会风”

而对于数据型内容，比如下面这段WORD数据

▼可以用不同类型的图表来表示

▼ 如果数据量比较小的话，我们还可以这样

所以不管是多长多复杂的文字，我们都能通过保留小标题，筛选重点内容，选择合适表现方式来很好的实现从WORD到PPT的转变，大家学会了吗？

三、做个总结

这就是我想和大家分享的前两点内容，其实把这两点归个类，也就是职场人制作PPT应该做的的前两个步骤：该做什么前期准备？做的过程中应该怎么样？

换句话说，一份高质量的PPT也就是这样从无到有的。

如果你觉得看完之后信息量有点大，再给你张思维导图消化一下

细心的以及看了思维导图的朋友会发现，我还有一块没有提到，有哪些素材和网站可以提升你的PPT质量，我们下次再和大家聊

的确，要进一步提高PPT质量除了会上面那些思路以外而需要在平时多积累素材并且系统的去学习PPT的教程。

公众号｜三顿

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