面试官问：你真的会熟练使用Word吗？

● ● ●

前段时间把团队的内刊改良了一下，对word这个软件的认知大大地提升了。如果只会简单的用word，或许无法胜任今后的工作，也无法打造出专业精美的文档。当然了，也没有必要把word复杂化，只要注意四点，专门练一个下午，那打造稍微精美的文档，还是没问题的。

先上图，对比第一期的内刊，和后面改良后的第二期。

▲

第一期

▲

第二期

第二期相比第一期，易读性更高了。当然了，在工作中也不会用word来制作这些东西...那么我说的，不会不是屠龙记呢？不会的，虽然工作中不会用word来制作这些东西，但里面涉及的技巧还是会用到的。

上文提到一个下午就能熟练使用word，是不是真的？是的，不夸张，以前我们学习用时间很久，是因为我们不知道重点。如果考试前两天，老师划重点，即使你一个学期不去上课，努力两天，还是能过的...

我希望把我掌握的知识系统化。所以写下本文、算个人总结。但只是划重点，具体知识需要百度。不过也很快。熟悉掌握这四点后，你可以：

1. 轻松排版论文等超长文档、轻松制作简历。

2. 掌握用word来团队协作。
3. 制作文档效率至少提高3倍。
4. 制作一份稍微精美的文档

▼

下面讲讲word的这四个重点。

一、制作精美的文档

大部分人的排版是这样的...

▲

1

别人的稍微专业一些...

▲

2

出现这种情况是是部分小伙伴没有弄清楚word里面的一些基本设置。第一张图片显得密密麻麻，极大影响阅读性，是因为没有搞清楚，行距这个概念。用的是word默认的单倍行距，单倍行距字数一多起来。就会显得密密麻麻，而第二张图片的行与行之间就显得有一定距离，合适。阅读起来眼睛不累...讲制作精美的文档，从操作技巧+理念两个角度讲。

操作技巧：

弄清楚几个概念便可以了：

1.行距：行与行之间的距离
2.段距：段与段之间的距离、分为段前、段后
3.首行缩进：理解成，段首空几格。
4.图文环绕方式：这个是设置图片与文字之间的关系的

这些东西在word里面的段落都可以设置。讲一些设置方面注意事项：

1.行距：长文档的话，使用1.25倍行距。
2.段距：段前段后，可以设置0.5行，或者1行。
3.字体：专业的文档，可以中文：微软雅黑、英文：Arial.

理念方面：

光会技巧，还不行，不然你可能制作的文档像下方图片左边的，而不是右边的。

▲

3

排版这个东西讲起来太复杂了，不过掌握最核心的一定就可以了。让读者方便阅读，就是注意易读性。在word操作上注意两点。

1.小标题要加粗，字号要变大。这样读者一看这篇文章就能清楚整篇文章的结构。而不是密密麻麻的一片。

2.可以适当给文档不同部分，区别开来，这样才不千篇一律，老是看相同的页面，人会疲劳，所以本文，我列举这些要点时是使用简书的引用功能，来这些要点和正文区别开来。还有上方的图片右边也是小标题，使用红色区别，让文章有那么点层次感...当然word文档中，建议中规中矩地加粗就可以了。

要学制作精美专业点的文档、还得练，不过现在学个20分钟先让自己得文档摆脱密密麻麻，没有层次的状态吧。

二、制作文档提升3倍效率

我可以用短短的1分钟左右，把下文的第一张图片文档（总共9页），排版成第二张图片中的效果，并且生成目录。第三张是局部效果，第四张是目录。

▲

1

▲

2

▲

3.局部效果

▲

目录

word排版效率里面的核心理念：

一定要等文档全部写完，或者写完部分，再去调整文档的格式（也就是哪些行距、段距、小标题加粗什么的。）

why?因为，如果你一边调格式一边写的话，你就得反复切换在各种格式之间，一会是小标题的格式，一会又得切换回正文的格式。很浪费时间。说到这个，大家就应该知道，为什么简书的markdown好用了吧，只要打代码就可以调格式，不用什么所谓的切换什么的。不影响效率。

如何操作：

这个涉及到word的样式了。所谓的样式，就是你可以设计正文的格式，一级标题的格式，二级标题的格式等。（格式就是指那些：行距，字体，段距什么的。）。你把这些都设计好之后，保存成一个模板，到你需要这种类型的格式就拿出来用就可以了。下方图片是word中的样式：

▲

样式

具体操作：

1.打开你以前自己制作的模板，然后开始码字，先不要调整格式。

2.码完之后，开始选中所有的一级标题、（举例：2.是一级标题，2.1是二级标题，2.1.1是三级标题），选中之后，点击上方图片里面的，标题1.这样，一级标题的格式就变成你设置的格式了，再选中2.3级标题，反复如此。

3.标题全部改变格式后，开始选中正文，但正文不是连续的，怎么快速选中呢？很简单，选一两句正文，然后点击上文图片左边选择键，然后会出来：选中所有格式类似的文本，再点击这个：选中所有格式类似的文本，然后所有正文就选中了。然后再点击，正文样式，就可以了。格式全部变了。

4.格式改完之后，如果是论文要生成目录的话，就直接点击word里面的生成目录就可以了。很快。这一套下来用不到1分钟。

总结：

效率的话，要记住，先码好全部文档，再改变格式。学会用样式，用快捷键，就可以了。

三、word用于团队协作

发问两个问题：

1.帮人修改文档、该怎么留下修改痕迹？

2.多人协助的文档如何进行版本比对及管理?

第一个问题：

举个例子：我需要别人帮我改一份工作文档（或者简历），别人在word上修改，然后我看了他的修改，他修改了 1.2.3处。我发现，1.2处修改合我意思，3处不合我的意思，那么我想保留1.2处，不要他的3处。怎么快速操作呢？

以前的情况，可能是，别人直接在我原文删掉我原来的，加上他自己的。我收到这样的文档，可能我都看不出来他改了哪里....更不说保留他一部分修改，删掉一部分修改...

如果你和他/她都懂得word得修订功能，就很方便了。使用修订功能，1.可以迅速看出他改了哪里 2.可以快速选择，接受他的修订，还是不接受。这样的话，我1.2.处觉得他改得好，就点击接受，3处改得不好，就点击拒绝。这样就按照我的意思把文档处理好了。很方便。

第二个问题：

举例子：如果老板不使用修订功能、你总不能一个字一个字比对，老板到底改了哪里吧...还有一个文档、交给不同人修改，如何把他们的修订合到一个文档、还有几个同事一起合作写文档不同的部分。怎么合成一个文档。

这个是用得比较少的技巧，简单说：就是word里面有一个比较、和合并的功能键。直接使用就ok了。

总结：

团队合作里面，两个最常用能提高效率的word功能是，批注，和修订。这个太关键了。20分钟练一下就可以掌握。

四、表格的制作

工作中表格的制作会经常用到、制作简历其实也是用表格来制作的。哪怕你说简历我上网去下载个模板就可以了，但你要修改模板的细节，最好也要会表格的具体操作。

表格这东西挺尴尬的，很多人都说，这个谁不会啊，就是插入一个表格嘛，但大多人制作出来的表格却是这样的：

▲

1

人家制作出来的是这样，（不要问我哪里有差别）

▲

2

出现这些情况是因为，可能我们对表格里面的一些细节不知道怎么调。一个精美的表格细节很重要。有人可能说这是本末倒置，我只说这是专业。再看一些人家ok的表格。

▲

3

▲

4

而下面的简历也是通过表格来制作的。

▲

5

如何突破表格的制作呢

技能方面：只要学会三线表格的制作，那么所有的表格基本技能基本都会了。

▲

三线表格

精美方面：这个看到好的表格，复制下来多模仿，工作多用就自然ok了。

掌握这四大点、其他不懂的不常用小细节遇到时再百度、那制作出稍微精美的word文档、完成工作任务还是没问题的。

文｜蒙亮

来源｜简书

http://t.cn/R4yrNMo

授权「小灶计划」发布

◆ ◆ ◆

「推荐阅读」

「精选礼包」

点击领取 | ♥96766人选择｜独家「2016求职大礼包3.0」发布

▼ 更多干货，请点击“阅读原文"