如何有效率地制作 PPT？

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1. 先画后做

开PPT文档之前先在白纸上用笔画出整个PPT大致的页数和每页的结构。通过手工画来让PPT有预先的条理且更紧凑，对做的人看的人都好。画不出来的页面就别做了，说明你对那一页毫无掌控力。

2. 善用节

有了上面的手绘结构图，先哐哐哐建好所有页，然后按照结构分节，一节一节地展开做。对于汇报型PPT动辄二三十页的文档非常有用，既免了你呼啦啦来回拉位置滑竿添补东西，又能清楚地知道当前页在整个结构中的位置和作用。到后面添动画的时候也能快速批量设置且保持一致性。

3. 对齐！

绘图参考线几乎是必备的，用来对齐元素和查看跨页元素位置非常有用。网格对齐的自吸附性能节省大量的时间。

使用对齐菜单可以快速对多个元素进行排列整理。

注意：对齐操作在添加各个元素之后就顺手完成，否则后面调整是大麻烦，特别是有些要跨页对称的。

4. 少粘贴，内容和样式分离

很多人手里一大把PPT模板和范例于是来回打开粘贴自己需要的组件——在PPT的成型阶段这是致命的，跨PPT的粘贴一定会带来格式混杂的问题。如果不得已要粘贴，使用粘贴为纯文本功能让新内容和PPT自适应。

图片肯定需要大量的修改动作，先丢一张底图站位，等后面开始改样式的时候一起处理，完了直接替换图片就是了。

顺着上面的步骤下来，内容填充工作完成再进入格式修改。有前面做保障，整个PPT的结构明确，单页PPT的元素都就位，只剩一些细部调整和样式美化（善用格式刷），一点点打磨吧，这个部分才是花掉整个制作时间三分之一甚至一半以上的步骤。

本文由“135编辑器”提供技术支持

PS:

a. "先画后做"来自于《演讲之禅》，这个方法的核心意义在于“对PPT结构的全局把控”。因为讲定了是PPT，所以限定软件为office的powerpoint组件。我主要用的是2010，接触2013不到一个月，还在摸索中。从我目前的浅薄接触来看，PPT仍然是以“页”作为基本单元的。相比较keynote，PPT提供的跨页动画很少。这给大家带来的问题就是，对着一张PPT闷头猛做，忽略了当前页面在整个展示中的位置和作用。所以作为补偿，“先画后做”保证了以较低成本简单实现demo，胸有成竹画虎不愁。

b. 顺便提一提prezi，它从根基上直接改变了presentation的”制作逻辑“（也就是我们努力宣传的”先画后做“所希望带来的，对全局的把控）。但是prezi现在对中文的支持似乎还是不理想，而且在国内的普及度不高，如果不是可以直接导出为视频播放的环境，我还是不太推荐用它。但用PPT实现它也并不是不可能：各个页做好之后保存为图片，然后用PS拼接成大图，用它作为起始页和过渡页，然后对图片设置放大效果和对上一页下一页分别设置缩放的切换效果就可以了（当然，你要在做之前清楚每一页都在哪里，请参考你的“手绘地图”）。我做过一个粗糙的模仿metro风格的PPT可以作为参考：Microsoft SkyDrive

来源｜知乎

文｜徐来清

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