工作涉及英文邮件沟通？怎样快速提高文书能力?

文｜虹姐

ID｜hongjieshuo123

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个人认为英语基础是一方面（单词量，语法，阅读理解），了解基本商务环境下的英文口语以及邮件规则也是同等重要的。每天学习两小时背GRE词汇，或者看Friends或者Big Bang Theory是不会帮助你在商业场合谈吐英语的。。鄙人也不是什么英文专业高材生，只是在美国学习工作7年，接触过很多来美读研究生的中国同学，也经常读到这些童鞋写的商务邮件，或者口语表达。这些童鞋基本都有四级水平，且按说应该还记得不少（因为刚本科毕业），但是我发现很多童鞋的商务英文表达非常不足。主要表现在几个方面：

 1  语法问题严重

比如量词用的不对，比如I have a little question（应该是I have a small question或者a quick question）。要不就是时态用的不对或者不一致，前一句还是过去式后一句就变现在进行时了。时态用不对很多时候会引起歧义，尤其是涉及虚拟语气的时候。

 2  英文邮件习惯不了解：举几个例子

1） 比如中国人习惯称呼：XX先生，或者XX女士，但是美国人习惯就叫first name（名字），即使对方级别再高。如果实在摸不清应该叫对方什么的时候，看看对方落款如何称呼自己，下次就用那个就好了，一直称呼人家XX先生XX女士别人会觉得很奇怪。不过注意教授和博士除外。叫教授或者博士要一直叫他们prof. xxx或者Doctor XXX，除非人家要求你叫他first name。

2）邮件上来的客套：如果你起头写一封邮件给对方，一般都要寒暄一下，而不要就开门见山的说事情。如果是写给认识的教授或者写给一起工作的同学或者同事，至少要说一句How are you doing?，或者如果刚刚过了一个周末，可以再加一句Hope you had a good weekend. 或者直接问How was your weekend? 如果是有一段时间没联系的人，第一句可以写Hope all is well。如果给一个之前不认识的人写信，开头可以说hope this email finds you well. 之后再介绍自己。我经常受到同学的邮件，写完hello Hong之后劈头就问问题，感觉很冷酷。

 3  商务邮件应该保持professional

很多中国女孩子写商务邮件很可爱，会很激烈的表达自己很激动的心情，比如会写什么“I feel so lucky to find you to talk! I have hope again！’…之类的。其实完全可以写成I am excited to connect with you and can't wait to learn from you about XXX就足够表达你的心情了。也要避免用很多^^ T_T或者~~之类的聊天经常用的表情。如果写给朋友倒没什么大问题。如果你是写给职场上的人，这些都是挺不专业的，让人觉得你不够成熟。

 4  个人觉得最好的锻炼英文邮件写作的方式是多找能和外国人用邮件交流的机会

比如如果你在美国读书，最好的学习方式是找个实习，看公司同事的邮件都是怎么写的，然后慢慢积攒，再把这些地道的用法应用在你自己的邮件里。

文｜虹姐

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