做业务的，你知道如何搞定采购吗？（13年采购老司机教你5分钟邮件搞定大法）
文丨楼楼
来源丨公众号：甲方乙方之手机行业，授权转载
作为一个10+年工龄的老sourcing，见过的业务数以千计，收到的邮件数以万计。什么样的邮件能让别人会看下去，从而记住你这个人，记住你的产品，记住你特有的优势，甚至立马电话你进一步了解信息呢？
首先申明，我是一个很负责的sourcing，每封邮件都会看，每个供应商的信息（联系人，产品线，产品类别等）都会录入系统；每次会面或电话聊到的信息都会记录在文件，或早或晚。说到这，请容我骄傲一下：不是每个采购都能做到这样哦！当然，我也清楚：一定有很多人做得比我更专业。所以，这篇文章——仅代表我的一家之言。
1
身为业务
什么情况下要写邮件？
1.首次联系
不管你从哪里弄来得电话号码（七大姑八大姨，前同事，某客户...），请同步弄个mail。如果没有mail，请电话给sourcing时询问她或口头（不太推荐）、短信、QQ、微信询问并告知自己的邮箱。
首次电话不建议用固定电话，因为这样不利于填写联系方式。如果人家不接电话或途中被不耐烦的打断了呢？那就没机会要到mail？没关系，你可以把自己的mail和产品线短信发给他,万一她哪天要找你呢？
如果人家接了电话且给你介绍的机会：请一定要清晰地介绍自己本人，以及自己的产品线（这貌似是另一个课题，业务如何打电话了哈？跑题了，不好意思，可能sourcing当久了，很多要吐槽的）。然后，请一定要个邮箱：口说不方便，你可以短信告知对方你的mail或微信、QQ等这些及时联系方式很重要。
邮件写什么？ 感谢人家接了你的电话可以吧？顺便罗列自己的产品线，不论这些是否已经明确没有机会，都请仔细的用表格列出来：品牌、产品类别、应用行业、在交易的客户、比其他代理或品牌的优势。相信我，这些会为你加分。切记：用表格哦，用自己的话语哦，不要给发什么PPT。
啥时候写？当天，趁热打铁的道理。
2.拜访前预约
无论是否电话预约了时间，都请邮件再发一下（反之，发了邮件也请点电话确认下），尤其是带着目的的拜访（推广某产品）或者有任一方高层参与的拜访。
好处：更正式，也是加强确认，防止对方忘记，忘记了也有邮件可查呀。
3.拜访后
拜访后请务必邮件：要感谢对方付出时间接受你的拜访吧。其次把你们拜访中讨论到的问题整理下，条目清晰，就当会议记录（不是每个sourcing都会在会后整理会议信息，就算会整理，直接copy或做少量修改后copy也更省力吧？就算会整理，也可能没有时间立马整理然后就忘了，损失最大的是谁？哈哈）。
就算拜访中对方对你和你的产品都没有兴趣，邮件一封，就当感谢对方花时间接受了你的拜访。算基本礼貌吧？属于职业素养吧？当然，产品也一定要写。 不要怕辛苦，你自己都不负责了，我干嘛还要对你负责？
如果会议中有客户感兴趣的话题，你正好可以有针对性的重点介绍。如果有些话题你当时了解不多，可以会后收集信息，然后邮件，会加分哦！因为你对我有价值，你扩展了我的视野。所有的合作都建立在对彼此有价值的前提下。
啥时候写邮件？24小时内，还是趁热打铁的道理。而且，我悄悄告诉你哦：每次一早看到一个很晚发出的邮件时，都默默在心里给他竖个大拇指：敬业，靠谱！我对你的好感已经升级。
4. 公司有信息更新的时候
何为信息更新？新产品、价格降低、roadmap、新增行业内有影响的客户、 新增产品线、名称变更、产品变更、等等。
就算没有合作过，这个邮件，不仅让我加深了对你的印象，更是：让你“活”在我的视野里。我会觉得：这是个专业的人，有极好职业素养的人。说不定下一天，下一小时机会就来了。
为什么？不是所有的物料导入都会经过充分的评估！不是你想的那样！有时候很仓促，马上要换，而你， 正好在那里。于是，越过所有的流程，直接上。
5.最重要也最happy的：sourcing或采购询料时
请一定要第一时间，最好是对方下班前（当天也行，最不济第二天一早），在邮件中提供对方需要的物料及所有信息：规格书，各种情况的LT,最小包，行业使用情况，参考价格，物料的趋势，使用注意事项。请列成表格，作为标准格式，最好一次写完，不要让采购多次邮件询问这些信息。
切记！切记！不要只扔几个规格书或者PPT。就算规格书有型号，也请在正文一一对应写出型号。
当然，能把你的行业竞争对手也分析一番突出自己的优势（无论是价格，供货，还是质量，还是客户优势，还是设计便利，还是潜在功能，都请突出），当然，如果有哪些家在测试会生产某对手的物料产生了问题或潜在隐患，你懂的。
甲乙双方的信任是什么时候建立的？就是在日常的小小举动中，小到一个电话、一封邮件、一个很简单的拜访。
注意：就算没有对方要的准确型号，可以推荐相似的；如果连相似的都没有，也请一定回复邮件，至少，可以感谢人家的询问不是？如果能提供行业其他品牌信息或供应商信息，那你就实现了你的额外价值，给了我一个额外的恩情，我欠了你，而且你对我有价值，所以我会跟你保持联系且找机会感谢你。
6.向sourcing或采购推荐你的新产品的时候
怎样说服客户你的产品我非用不可？凸显各种优势，必须有竞争对手对比，请参照以上第5条。
用户需要什么，一定要先明白：我要的是costdown，你一个劲的说你的产品比人家多个功能。sorry，我目前care的是成本，那个多出的功能，是冗余的。当然，你必须提这个多出的功能，可能下次我就需要了，但请务必注意风度。
7.例行更新价格的时候或有更新价格计划的时候
务必要发给所有商务相关人员
8.邀请函
各种展会，研讨会。很有必要，非常有必要。而且，最好能预留一定的名额（谁还没有几个同事？尤其是新产品新功能部门）。
9.你的个人信息变更
无论是离职，还是电话号码或邮箱等变更。离职一定要做交接：可以当面，可以邮件，可以信息，有接替者请带来，没有，也没关系。
这是基本职业素养。 如果你还能告诉我，你去了哪里，做什么产品，那么，我会在系统备注：**（离开，到**公司，做**产品），也许，下一次，我会向你询料。
10.通知类
公司非正常放假：如年会，集体旅行等；个人休假。
11.年终的感谢信
如果年终有公司的高层（或见过的最高级别，或者你本人）给客户相关人员发一封感谢信（务必包含客户高层），将会十分讨喜。一般人我不告诉他哦。
2
发邮件
需要注意什么？
1.邮件标题
请标题一定要包含关键信息：型号、品牌、技术讨论或价格等，一天几百封邮件，很多时候就是扫标题确定是否打开和何时打开。
2.称呼
首先称呼一定要有,其次对小公司，土鳖公司，往大了称呼总是没错的，人的虚荣心啊,不过，个人不太喜欢。
相对于称呼“**主管“”，建议你还是称呼**经理比较好。不确定的时候可以咨询内部人员，或者“**先生小姐”。如果对方是女性，能不称呼为“*姐”（尤其这个“”*“”还是姓），就不要这么称呼吧。别看我笑着答应你，其实心里有一万个小女孩在哭泣
3. 发给谁？
所有强相关的人
产品信息更新：请同步发给所有商务，研发，可以有高层，尤其是推介产品的时候，一定要CC给研发。
商务信息更新：研发就不用发了，采购和sourcing，老板是一定要发的。
接口人员变更：所有相关的或见过的人。
4. 邮件签名
请务必有邮件签名：至少包含：姓名，电话，邮箱。可以带上你的一句话宣言，代理可以带产品线。
5. 邮件内容
内容！内容！重要的事情说3遍：不能只扔一堆规格书和PPT,正文必须有物料的型号，哪怕只有一个物料。必须有所有一个sourcing或采购要了解的物料信息：想象自己是一个采购，你希望知道什么，然后，写出来，读几遍，保证条理清晰，语句通顺，没有错别字！！！
6.邮件忌讳
很忌讳给公司每个认识的人都单独发一封，无论内容相同或不相同都不太好，因为，大多数时候老板会把邮件转过来的呀。一样还好，不一样的内容，有时候让人很不爽哦。当然，也很忌讳漏掉重要且相关的人哦。
以上内容，洋洋洒洒一大篇，其实说白了，就是职业素养问题。输入“职业素养”，度娘会告诉你所有一切，哈哈！
● The End ●
本周五，4月13日，晚7点
《数字货币挖矿机硬件专场》
独家解密：数字货币挖矿机有哪些种类？有哪些元器件的生意机会？
未来哪些矿机会火？
更有4台主流挖矿机现场拆解
希捷Seagate原厂负责人现场解答。
↓↓扫码报名参与视频高清直播↓↓
线下现场
深圳市振中路华强广场D座7楼IC CAFE
（点击“阅读原文”，购现场门票）
▼也可点击购买现场门票