电力建设项目档案的保管与利用
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建设项目档案的保管,是建设项目档案管理的一项重要工作内容。各参建单位各部门都必须以对国家和人民负责的态度，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的宗旨，切实加强建设项目档案的管理和利用工作。电力建设项目档案如果得不到妥善、科学的保管，就会遭到人为或自然的损毁；同样，电力建设项目档案如果得不到合理的开发和利用，那么，我们多年来努力形成、收集、整理、归档的电力建设项目档案就无法成为“活档案”“活历史”，档案管理工作就失去了存在的社会意义和历史价值。
电力建设项目档案的保管
档案的保管，指的就是对已整理、归档并入库、排列上架保管的档案实体进行日常维护管理。其基本任务有两方面：第一是维护档案实体的管理秩序，使档案在库房中存放和使用时始终有序；第二是保护档案实体不受损害，尽量延长档案实体的“自然寿命”。其意义与价值是维护档案实体良好的理化状态和有序的管理状态，使档案管理工作能得以正常进行。
档案工作用房应符合档案保管的专业要求
建设单位在项目建设规划前期，应将档案库房建设列入建设计划中，办公室、阅览室、陈列室和档案库房应有序分隔，其中档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)和《档案馆建设标准》(建标103-2008)的基本要求。各参建单位应设置存放档案的专用库房，不得与办公室、阅览室等合用。各单位的档案库房应保持干净、整齐。并具备防盗、防火、防光、防有害气体、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施保持合适的温湿度。
要配置必要的保管设备和装具
(一)档案柜架
1.封装式箱柜封装式箱柜即带盖的箱子和有门的柜子，一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。其优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；缺点是造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。
2.活动式密集架活动式密集架是在复柱式双面固定架的底座上安装轴轮，能沿地面铺设的小导轨直线移动的架子，可根据需要将多个架子靠拢或分开。分手动和电动两种，走向有横向和纵向之分。该架将固定通道变为机动通道，使库房单位面积上的档案存储量增大，但对库房地面的承载力要求也高，按《档案馆建筑设计规范》规定，承载力为12kN/m2。
3.档案防磁柜档案防磁柜采用双层钢板结构，有良好的密封性，结构紧凑，性能稳定，外观简洁，安全操作简单、方便，具有防磁、防静电、防尘、防火、防光等功能。使用范围：用以保管珍贵的资料；用来存放重要的磁介质档案资料，如磁带、磁盘、录音带、胶卷、缩微片、X光片盘、CD、VCD、DVD等重要信息资料。档案防磁柜可抵御来自外界磁场、湿气和灰尘的入侵，可有效防止磁性载体退磁、霉变、锈蚀和质变。
(二)档案盒各类档案盒规格、式样和质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)的要求。
(三)保护设备档案库房的保护有“九防”的要求，即防火、防高温、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠、防尘、防污染。根据“九防”的要求，档案库房应配置相应的设施设备。档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防紫外线窗帘、防盗门窗等必要的设施。根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、加湿机、除湿机、空气净化器、安全监控等设备。
(四)技术设备档案管理技术设备的配备是根据档案工作的实际需求，以及档案工作人员的素质要求来确定的，同时配置的设备也是随着技术的进步而不断更新提高的。主要包括:①配备档案日常工作所需要的计算机、装订机、打印机、复印机、数码相机、摄像机等设备。②配备信息化管理需要的服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备；以及容灾备份设备和应急电源等。③根据需要可配备 CAD绘图仪、工程图纸复印机及工程图纸扫描仪等设备。
做好日常档案保管工作
档案保管工作是档案管理的日常业务工作，是关系档案能否及时、充分发挥作用的重要影响因素。
(一)档案存放应依据档案载体选择合适的档案柜、架，排架方法要科学、便于查找，重要档案应异地备份。
(二)底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，应认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜，不宜折叠。
(三)缩微胶片、照片、磁带等的保管。存放胶片、照片、磁带应用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放。
胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。
磁介质档案最好放置在防磁柜保管为好，不宜存放在有电动机、发电机、变压器、放大器、电源装置、话筒、耳机、电视机、消磁器等机电、电器设备附近。在保管磁介质档案时必须注意控制其温湿度，一般保持在14~24℃,相对湿度 35%~45%的环境下为好。
对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
(四)应定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账物相符，对破损或载体变质的档案，应及时进行修补和复制。库藏档案在移交、作废、遗失等注销账卡时，应查明原因，保存依据。
落实各项安全保障措施
档案保管人员应遵循以下守则:
1.档案工作人员应严守党和国家机密，认真执行安全保密法规制度和纪律，确保档案材料安全，杜绝泄密、失密现象。
2.库房是存放档案的要地，非档案管理人员未经许可，不得入内。
3.未经批准，任何人不得私自将档案带出档案库房，不得随意复印。档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。
4.档案接收、查阅应认真办理登记手续。归还档案时应验收注销，到期未归还档案应及时催还，经办人员调动应办理交接手续。
5.档案的存放应按分类、密级和保管期限分别保管，珍贵档案应专门保管。
6.每天定时测记一次库房温湿度控制记录，每年进行一次综合分析，以便掌握温湿度变化规律，并根据气候变化，及时进行调节。
7.库房内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品，并定期检查消防器材、电路和电气设备，及时消除隐患。
8.定期打扫，保持库房内整齐、清洁无尘，库房内应配置防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温等安全设施。
9.定期对库藏档案的保存情况进行检查，发现问题及时报告，确保档案的安全。
10.每天下班前，应对库房的门、窗、水、电及空调、除湿机进行检查，工作时间取出的档案材料，下班前应放回原处。
11.需要销毁的档案材料，经过造册审批后，由两人以上共同监销。日常办公废纸、重复件，不得随意处理，应销毁。项目档案在数字化扫描时应做好移交接收工作，处理中的文件应有专门文件柜存放，文件处理完成后应及时归库。
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