实用word操作：3 附录设置

系列推送之二《实用Word操作: 2 章节标题与编号》已经介绍了如何设置章节标题与编号。本文介绍如何在相同框架下设置附录的标题及其编号。能将图表、数学公式等对象的编号与附录编号进行自动关联的附录设置本来很有难度，但掌握要领后，其设置和正文章节设置一样简单。

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设置附录的难度与解决方法

如果附录中不用考虑图表编号，那么设置附录并不难，有多种方式完成这样的设置。真正难的是获得这样的设置——让附录中的图表和数学公式能独立按附录格式编号、与附录编号关联且不与章节编号冲突。

原来，目前的word版本没有单独设置附录的功能。为了解决这些困难，需要巧妙地利用与正文章节设置相似的方法，将多级列表中的较低级别用于设置附录。

需要事先说明的是，本系列只考虑设置章、节和子节三级正文标题，以及三级附录标题。读者不难推广到拥有更多级别的情况。

基本方法是，将多级列表中的第1、2和3级用于设置章、节和子节的标题，接着将第4、5和6级用来设置三个级别的附录，并通过改变标签、编号格式和字体等，让第4、5和6级对应的样式刷出的标题呈现成附录形式，得到如图1所示的含三级附录的标题格式。

图1 附录标题示例

在后面的系列文章中将指出，如果按本文要求设置附录，那么附录中的图表和数学公式能独立按附录格式编号、与附录编号关联且不与章节编号冲突。

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回忆：正文章节标题与编号设置

在介绍如何设置附录标题和编号之前，先回忆如何设置正文章节标题及其编号，因为两者必须同时在“定义多级列表”对话框中设置。 
2.1 章标题与编号
图2是按《实用Word操作: 2 章节标题与编号》介绍的方式展开的“定义多级列表”的对话框。为了生成定义章标题与编号的新样式，从“单击要修改的级别”的数字列表中选择数字1。
在图2左下侧的“输入编号的格式”的下方以灰色为底色的1的左边输入“第”、在右边输入“章”。 从图2右侧的“将级别链接到样式”选择内置的“标题 1”。其它保留缺省设置即可。

图2 定义章标题与选择样式

注意，如图2红框所指，供选择（而不是键入）的内置标题是指word自带的标题（下同）。内置标题共有9个，分别是“标题 1”，“标题 2”，...，“标题 9”。
2.2 节标题与编号
如图3所示，从“单击要修改的级别”的竖状数字框中选数字2。点击“将级别链接到样式”下拉箭头，在展开的列表中选择内置的“标题 2”。其它保留缺省出现的设置即可。 图3 定义节标题与选择样式
2.3 子节标题与编号
对于子节，设置方式与节类似，但选择图3中“单击要修改的级别”的竖状数字框中数字3。点击“将级别链接到样式”下拉箭头，在展开的列表中选择内置的“标题 3”。其它保留缺省设置即可。

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附录标题与编号设置

已经将“设置多级列表”对话框中的前三级定义正文章、节与子节标题，现在使用第四、五和六级来定义三级附录，以便第一级附录标题的编号格式为“附录A”、“附录B”、“附录C”等，第二级附录标题的编号格式为“A.1”、“A.2”、“B.1”等，第三级附录标题的编号格式为“A.1.1”、“A.1.2”、“B.2.1”等。

3.1 一级附录标题与编号
假设要求一级附录标题编号格式为“附录A”“附录B”“附录C”...。如图4，在“定义多级列表”的展开对话框中，从“单击要修改的级别”的数字列表中选择数字4。

图4 定义一级附录标题、编号及其样式

在图4左侧“编号格式”子栏目下方，展开“此级别的编号样式”下拉菜单，选择“A、B、C，...”。在“输入编号的格式”下方，删除“1.1.1.A”中的前三个数字，剩下以灰色为底色的A。在A的左边输入“附录”。
在图4右侧，展开“将级别链接到样式”的下拉菜单，选择内置（即word自带的）的“标题 4”。其它保留缺省设置即可。
如此生成的附录标题的字体和缩进，与缺省的第4级标题的一样。利用图4所示的“编号格式”子栏目中的“字体”设置，可以改变附录标题字体大小，利用“位置”子栏目中的“对齐位置”和“文本缩进位置"，可将附录标题的位置和缩进进行调整。
3.2 二级附录标题与编号

假设要求二级附录标题编号格式为“A.1”“B.1”“A.2”...。如图5，在“定义多级列表”的展开对话框中，从“单击要修改的级别”的数字列表中选择数字5。

图5 定义二级附录标题、编号及其样式

在图5左侧“输入编号的格式”下方，删除“1.1.1.A.1”中的前三个数字，保留“A.1”（如图5所示）。从图5右侧展开“将级别链接到样式”，选择内置（即word自带的）的“标题 5”。其它保留缺省设置即可。
如此生成的附录标题的字体和缩进，与缺省的第5级标题的一样。利用图5所示的“编号格式”子栏目中的“字体”设置，可以改变二级附录标题字体大小，利用“位置”子栏目中的“对齐位置”和“文本缩进位置"，可将二级附录标题的位置和缩进进行调整。
3.3 三级附录标题与编号
假设要求三级附录标题编号格式为“A.1.1”“B.1.2”“A.2.2”...。如图6，在“定义多级列表”的展开对话框中，从“单击要修改的级别”的数字列表中选择数字6。其它设置与第二级类似，相关设置如图6所示。 图6 定义三级附录标题、编号及其样式
如此生成的附录标题的字体和缩进，与缺省的第6级标题的一样。利用图6所示的“编号格式”子栏目中的“字体”设置，可以改变三级附录标题字体大小，利用“位置”子栏目中的“对齐位置”和“文本缩进位置"，可将三级附录标题的位置和缩进进行调整。

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样式库的自动更新与应用

在“定义多级列表”的展开对话框中设置完各级标题和各级附录标题的类型与格式后，点击图6右下角的“确认“键，就完成了设置。此时，样式库中出现如图7所示的样式“第1章/标题 1”、“1.1/标题 2”、“1.1.1/标题 3”、“附录A/标题 4”、“A.1/标题 5”和“A.1.1/标题 6”。
偶尔出现这种情况：虽然第2节介绍的设置完全按规范完成，依然有个别样式不出现样式库中。事实上，该样式已经在那里，只是没有显示在样式库中（可能是因为样库空间不够）。“强迫”新样式出现在样式库中的方式与《“实用Word操作: 2 章节标题与编号》第6节介绍的方式一致。
图7 样式库中的新样式
现在可以选择样式库中的附录样式刷附录标题了。如同正文章节，在word文档中某行录一个子段 ，点击样式库中的“附录A/标题 4”，该行就自动变成按顺序编号的一级附录标题。
同理，点击样式库中的“A.1/标题 5”，该行就自动变成按顺序编号的二级附录标题，点击样式库中的“A.1.1/标题 6”，该行就自动变成按顺序编号的三级附录标题。
图8给出了对几行字段（左图）按顺序选择样式库中的相应样式所生成的标题（右图）。你可以不按顺序，操作完后得到的结果会自动更新编号顺序。

图8 生成的多级附录举例

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总结

这里介绍的方法将正文章节和各级附录作为一个整体，通过在“定义多级列表”对话框中，依次从“选择要修改的级别”选择不同级别而实现，章、节、子节、一级附录、二级附录和三级附录的样式分别用“选择要修改的级别”中的1、2、3、4、5和6级定义。
如此，一级附录相当于正文章节的第4级（子子节），通过改变第4级的编号格式和字体，让第4级的标题和编号呈现成常见的附录标题与编号形式。二级附录和三级附录也类似，分别对应正文章节的第5级和第6级。
按本文介绍的设置，可以随意插入、更新和删除各级附录标题，各级附录标题会自动按顺序编号、自动更新、自动设为所需要的格式。
不仅如此，之后会指出，在按指定方式插入图表和数学公式等对象时，这种对象的编号能与附录编号进行自动关联；正文章节和附录中的各种编号还可以被相互引用。

参考文献：

【1】How to number headings and figures in Appendixes in Microsoft Word，Created January 2003. Last updated 3 September 2010，https://shaunakelly.com

【2】 How to number chapters, appendixes, and pages in documents that contain both chapter and appendix headings in Word， https://support.office.com

文：学位与写作工作组文字校对：李靓 等

排版：陈栩旋

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