预答辩PPT制作七条参考建议

1. 突出每一页的主题（标题）

每一页PPT应有一个与本页内容密切相关的主题作为标题出现。例如，介绍某一条结果时，以主要结果作为标题。不同主题的内容应分配到不同页面之中。一个大的主题则可以分配到不同页面之中。这如同论文的大纲，可以起到导航作用，评委看到标题就大致了解你当页的内容了。尽量不要使用内容提要的大纲作为标题。

2. 可以用短语替代长句子

为了避免一页的文字太多，可使用包含关键词的短语句来交代你的意思。这些短语单独出现时并不要求满足语法规则，但你演讲时，需要采用完整的满足语法逻辑的句子。

3. 优化排版

优化排版后，不仅视觉效果好，而且更容易理解。建议排版时考虑如下几个方面：

• 统一文法风格，统一文献引用风格，统一字体（至少对于相同内容，统一字体）。
• 注意字体大到让最末排的观众能看得清主要元素。
• 一页PPT有不同内容时，按某种逻辑顺序（如时间、重要性、繁简等）排列内容，且逻辑顺序按由左到右由上至下匹配。

• 尽量下载一些经过排版设计的模板，在其中填写自己内容。例如，一些资源可以提供为引言、文献、方法、结果和讨论等专门设计的PPT模板【2】。

• James Hayton给出了制作PPT的其它一些要求见文献【3】。这些要求涉及避免花哨的背景、尽可能避免使用动画、翻页注意事项等。

可以使用皮特四步法，让PPT中的表格鲜艳夺目[4]。

图1 皮特四步法制作的表格【4】

4. 控制图形、表格与公式等对象的数目

一页PPT尽量不超过一幅图形（可以包含子图），除非用于对比或关联。一幅图占据的页面尽量不到半页。一页PPT不能有太多数学公式，只放关键的公式，可以用文字或口语介绍其推导、意义和作用。

5. 条目可定位

如果使用条目排列内容，建议不用大点作为条目符号。用数字或字母序号容易定位，这样，评委提问时，可以明确指出是第几条，否则还需要数数。例如，上面关于优化排版的五个条目并未使用数字类序号，这样不利于定位。James Hayton【3】给出的三种条目风格（图2）值得借鉴。

                     图2 条目的三种风格【3】

6. 使用不同语气区分不同来源

演讲时，尽量使用不同语气区分对通用知识、文献知识和自己的贡献的交代。例如：

a) 对于通用知识可以使用“我们知道”启动介绍。

b) 对于文献知识可采用“据某文献研究”启动介绍。

c) 对于自己的贡献可采用“我们得到”、“我们给出”或相似短语启动介绍。

7.  参考弗吉尼亚理工大学建筑工程系指南【5】

1) 保持简单。一个经典的经验法则是一张幻灯片上不超过5个（+ /- 2）点。一个更有用的经验法则可能是每张幻灯片不超过1个想法。引导观众了解一个想法的本质，而不是罗列这个想法的属性。如果你的研究发现比这能允许的更广泛，不要试图展示所有的发现。相反，要把重点放在典型的发现上，或者突出不寻常的或意外的结果。

2) 少即是多、多或是少。尽量不要用过多的文字、图形或颜色使幻灯片混乱。沃顿商学院的研究建议，每张幻灯片不超过4种颜色，条目之间的间距至少为1/2英寸。不要把你要讲的所有东西放在幻灯片上。对于加入动画或声音效果要极其谨慎。

3) 让字体变大。 使用至少18点的字体大小。这可以让人们从房间后面看到，并将您的文字限制在大约7行。

4) 图片胜过千言万语。利用图形对象来强调你的观点。图片可以为一个想法提供适当的背景。它们在视觉上更有刺激性，更容易被记住。将图片与你所表达的观点联系起来。图片应该增加所展示的想法，而不是分散注意力。如果你使用的图片是由其他人开发的，一定要引用来源。

5） 注意你的色彩组合。有些背景和前景的颜色组合很难阅读。例如，黄色背景上的绿色文字或红色背景上的蓝色文字都很难看清。坚持标准组合：白色背景上的黑色，蓝色背景上的白色，黑色背景上的黄色。 

6）测试你的幻灯片。检查整个幻灯片，检查格式/颜色/效果是否一致。另外，在你将要使用的机器上试一下你的演示文稿。您将更好地了解东西的外观，并可以做出适当的改变。均衡演讲速度。每分钟的演讲时间里不超过一张幻灯片。

7） 不要机械宣读幻灯片。使用多种模式传递信息可以吸引听众，进一步强调你的观点，但要注意不要分散人们对你的信息的注意力。在您提交幻灯片之前，花时间与第三方（最好是您的导师）一起检查您的幻灯片。这可以帮助发现错别字，识别无关的内容和潜在的陷阱，并填补你逻辑上的任何空白。

本文参考文献：

[1] Slide Team, Example Dissertation Proposal Presentation Powerpoint Presentation Slides

https://www.slideteam.net/example-dissertation-proposal-presentation-powerpoint-presentation-slides.html

[2] James Hayton, How to design outstanding powerpoint slides January 27,2016

https://jameshaytonphd.com/quick-tips/how-to-design-powerpoint-slides-for-academic-presentations

[3]  James Hayton, How to design outstanding powerpoint slides January 27,2016

https://jameshaytonphd.com/quick-tips/how-to-design-powerpoint-slides-for-academic-presentations

[4]Peter Z，4 Steps for Good-looking Tables in a Presentation，May 18, 2017   

https://blog.infodiagram.com/2017/05/powerpoint-table-re-design-steps.html

[5]   Pre-denfense presentation guidelines

https://www.bc.vt.edu/sites/bc/upload/documents/Pre-Defense%20Guidelines.pdf

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