PPT六条注意事项

1. 注意幻灯片的色彩

每张幻灯片不超过4种颜色。在有色背景下添加有色文字时，十分谨慎。例如，黄色背景上的绿色文字、红色背景上的蓝色文字和白色背景上的黄色文字都很难看清。

反过来，坚持标准组合：白色背景上的黑色，蓝色背景上的白色，蓝色背景上的黄色。 

图形表格中的曲线和其它元素也是如此。基本原则是，彩色不能仅仅用于使得图形和表格更美观，而牺牲了别的要求，这些要求是：看得清，不同元素容易辨识和区分。

2. 少即是多

少是指主题数量、幻灯片数量以及每一页的内容尽可能少。这是因为，PPT是在有限时间内面向听众介绍你的工作，多了后听众无法吸收有用信息，反而比数量少的内容效果差。

1.  主题数量少——单一意义法则。一次报告只讲一个主题，一份PPT只报告一个主题，一页PPT只涉及一个主意，一段话和一句话只涉及一个概念。

2. 幻灯片数量少。在报告席上，我们的主要目的是讲，而不是翻页。幻灯片数量太多，难免频繁翻页。应通过有效归类、调整和裁剪次要内容等来减少数量。

3. 每一页内容少。内容包括文字、符号、数据、图像、表格等。从视觉上看，听众希望扫一眼PPT即可以大致看清有哪些内容，然后专注于听你讲。如果内容太多，则看不过来，甚至都来不及搞清楚你在讲的内容在哪里。

3. 惜时如金

惜时如金既指珍惜自己时间，更指珍惜听众的时间。

报告人与听众共享一段时光。报告人自然会为自己的报告留出足够的时间，一个20分钟的报告拖上两小时，不会耽误自己别的事情。

听众可不是这样。有的是卡着点在听你的报告。有的还需要安排别的议程。有的听久了就会疲倦，等等。总之，听众都希望你按时结束你的报告。

按时结束你的报告，也表明你提前做了足够的准备和演练，幻灯片质量和演讲水平自然会不一样。人们很容易判断是否做了有效的准备，例如：

1）介绍各幻灯片的时间长短是否接近？

2）切换内容时是否自然？

3）面对一个要点时，是否可以面向听众展开叙说？

以下是一些可以参考的规则：

1）如果你的报告规定了时间范围，如30分钟到45分钟，则尽可能取下限。

2）如果你报告规定了时间长短，如20分钟，则尽可能提前半分钟以内结束。

3）如果你的报告没有规定时间，如自由介绍你的成果，则面对越资深的人，报告越短。在任何情况下，尽量不要超过20分钟，除非被要求讲得更细。

4. 精简并合理定位条目

最常见的幻灯片会罗列一些条目。条目的数目尽量控制在七个以内。

条目编号尽量不要用点号。尽可能使用阿拉伯数字等表示编号。这是因为，数字序号区分了顺序，让自己和听众更能跟随既定顺序。如：

人口演化与经济增长

1. 世界人口的演化曲线
   

2. 世界经济的演化曲线

3. 人口演化曲线与经济演化曲线的相关性

4. 特殊实际人口与经济的关系

5. 未来经济发展趋势

6. 未来人口发展趋势

条目的排列应按照某种逻辑顺序：时间先后、前因后果、由浅入深、由一般到具体、由次要到重要、由开始到结尾。 

精简条目还包括精简构成条目的文字。也因此，条目如同标题，可以不满足语法规则，包含核心短语即可。演讲时，则展开为全句。

5. 突出主题、统一风格

每一页PPT应有一个与本页内容密切相关的主题作为标题出现。不同主题的内容应分配到不同页面之中。一个大的主题则可以分配到不同页面之中。这如同论文的大纲，可以起到导航作用。

1. 统一文法风格：包括句子形式、行文逻辑等。

2. 统一文献引用风格。

3. 统一字体，至少对于相似内容，统一字体。

4. 统一图形风格。

5. 统一表格风格。

以行文逻辑为例，使用不同的语气区分人们都知道的、大家不太熟悉的文献研究给出的、以及我们得到的。例如（口语，内容为虚构）：

 “我们都知道，将水加热到100摄氏度，就会沸腾。但据Smith（1932）等人研究结果，在极低压力环境中，水在低温情况下即会沸腾。本文研究则表明，如果将水放置在密封容器中，加热到100摄氏度也不一定沸腾。”

6. 图片、表格和即兴发挥

有的图表本身就是你要展示的结果或发现。此时，不存在取舍的问题。

有时，虽然要表达的只是想法和观点，也可以适当使用图形。此时，图形用来强调你的观点、增强你的想法而不是分散注意力。千言万语不如一幅画。例如，如果你在讲解原子结构，那么最好配一副示意图。

某些情况下，还可以使用其它模式传递信息，而不是从头到尾机械地宣讲PPT。例如，你可以使用一些道具或肢体语言来吸引听众，进一步强调你的观点，但要注意不要分散人们对你的信息的注意力。 

也可以引入一些生动的比喻来帮助听众理解你要传递的想法。

关于是否要幽默，则不同人有不同理解。纯粹的学术或技术报告建议不要刻意加上幽默。

本文参考文献：[1] Slide Team, Example Dissertation Proposal Presentation Powerpoint Presentation Slideshttps://www.slideteam.net/example-dissertation-proposal-presentation-powerpoint-presentation-slides.html
[2] James Hayton, How to design outstanding powerpoint slides January 27,2016https://jameshaytonphd.com/quick-tips/how-to-design-powerpoint-slides-for-academic-presentations
[3]  James Hayton, How to design outstanding powerpoint slides January 27,2016https://jameshaytonphd.com/quick-tips/how-to-design-powerpoint-slides-for-academic-presentations
[4]Peter Z，4 Steps for Good-looking Tables in a Presentation，May 18, 2017   https://blog.infodiagram.com/2017/05/powerpoint-table-re-design-steps.html

[5]   Pre-denfense presentation guidelineshttps://www.bc.vt.edu/sites/bc/upload/documents/Pre-Defense%20Guidelines.pdf

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