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有经验的人做PPT时,都有哪些好习惯?

2015-10-18 邵云蛟 旁门左道PPT
PPT技巧


这篇文章在知乎上有10几天了,知乎日报团队说要转载,所以又补充了些内容,如果在知乎看过这篇文章,可以直接拉到文章底部,有几个是刚更新的。



废话不多,直接奔向主题。

因为我经常帮一些客户做PPT,时间久了,有一些经验沉淀下来,所以咱们就从接到一个PPT的案子时开始说:

客户A是做山药粉的,有一个项目计划书,现在要做一个路演PPT。很巧,他找到了我,说要做一份高大上的PPT,然后谈好价格后,他就把项目计划书扔给我了。




作为一个敬ai业qian的PPTER,我们首先要做好的是把内容的分类给做出来。第一个好习惯就是先把客户的计划书用思维导图做出来。

就像这样的:



为什么这是好习惯?它能够帮助我们把思路和内容做的更加全面,防止漏掉某些东西,当然你不喜欢用这样的软件,也可以用手写。






好了,现在我们能把一大团的内容给分好类了,我们开始打开PPT软件,这里有个好习惯是把板式改成空白的。



为什么这是好习惯?因为有条条框框的存在,会局限你做一个好看PPT的想象力,在一张白纸上更容易有思路和灵感,而且,即便你每张PPT都把框给手动删除,也不如直接设置不显示好啊。那删除完框怎么打字呢?

点击插入,文本框,OK!





有时候你不想把PPT背景做成白色的,可能想每一页都固定显示公司LOGO或者花纹背景什么的,这时候,一个好习惯是你需要设置母版了。什么是母版,不懂得去百度下。





为什么这是好习惯?因为这样设置了母版,能节省你很大的效率和时间。不需要每一页去手动添加一个固定的元素了。



好了,前两个步骤完成后,咱们就要开始往PPT上写内容了,怎么写呢?好习惯就是我们把分好类的内容不加修饰的放到PPT上,注意,是不加修饰。




为什么这是一个好习惯?因为做任何事情,我们都需要一心一意,切不可一心二意,在我们安排内容的时候,同时考虑版面设计,配色方案等,这样是效率最低下的根源。



内容放上之后,如果有英文在里面,咱们需要检查下是否有语法错误,怎么做呢?好习惯就是开启检查语法和拼写。




为什么这是一个好习惯呢?因为对于一个严谨的PPTER,内容语法和拼写上的错误是最小儿科的失误。比如我们把Demonstrate(演示)写成Demenstrate,就会显得很不专业和很不认真。



内容放上去之后,开始排版吧,有一个很重要的习惯是用好排列工具。

假如我们现在放上几个元素:

这是排列后的效果,这里需注意的是先选择顶部对齐,在选择横向分布,别把顺序弄反了!



为什么这是一个好习惯?因为这个功能不仅可以帮你节约时间,也能减少你花费在校准元素的间隔的精力。



如果有些元素不能使用排列功能,或者你不想使用,这里有个好习惯是你还可以开启智能参考线(13版以下无此功能)。



为什么这是好习惯?因为它让你的对齐操作有个标尺去衡量。



做PPT时,我们会撤销某个步骤之前的所有操作,但默认的是只能撤销前20次操作,这里有个好习惯是你可以调整可撤销的数值,最大可以有150次。



这为什么是一个好习惯?如果等到你想撤销的时候发现次数不够了,你会追悔莫及,还不如趁早调整为150次。



每次我在我自己的电脑上帮客户做完一份PPT时,这里有个好习惯是把字体嵌入到PPT中去保存。



为什么这是一个好习惯?因为你做的PPT之所以好看,肯定使用了不止一种的字体,但如果客户或别人电脑上没有这个字体,那你就完蛋了。



还有,你的快捷操作只有4个吗?



如果是,这里有个好习惯是你可以多添加几个常用的快捷操作键在上面。



为什么这是一个好习惯呢?因为省时省力,免去反复寻找某些操作按钮的精力。



如果你辛辛苦苦做了一个PPT,为了防止别人修改,该怎么办呢?这里有个好习惯是,你需要为演示文稿加密!

那怎么做呢?



为什么这是一个好习惯呢?在中国这样一个不尊重,不保护知识产权的社会里,作为一个脑力劳动者,你应该学会自我保护。



给广大学生党某个福利,如果你和我一样,是个大学狗,你肯定遇到过要把PPT打印出来的时候,但往往在打印店打印的效果不行,黑渣渣一片,怎么办呢?这里有个好习惯是,调整PPT的打印颜色。


选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式,此时将以不同灰度显示不同彩色格式;


选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色,可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义;




为什么这是一个好习惯呢?其实,无论是作为学生的你打印学习课件,还是创业者打印自己的路演PPT,或者你需要打印PPT给自己的领导看,花同样的成本,打印出来清晰点总没有什么坏处吧!



最后一个好习惯,你的电脑装的如果是最高版本的POWERPOINT2013或2016,你知道,其实很多场合下,别人的电脑安装的可能是10版或07版,甚至更差一点,装的是WPS,这个时候,你用13版的字体可以嵌入到PPT里,但形状呢?动画呢?...这些可是不能嵌入的,怎么办呢?这里有个好习惯是,当你做完PPT后,检查版本的兼容性。



为什么说这是一个好习惯呢?当你养成了这样的习惯后,你就不用让别人或客户告诉你,哪些动画不能播放,哪些形状出不来之类的东西了,否则的话,会让别人觉得你很不专业。




这种比较长的回答一般首发是在知乎,如果不想错过,可以在知乎关注我,搜索【邵云蛟】,就可以找到我,头像跟公众号的一样。


有不懂的可以在下面评论区说出来!



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