如何像高手一样汇报工作？

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在职场上既要干得好更要说得好，职场高手善于抓住每一次汇报的机会，在汇报中实现自我才华和工作成果的精彩呈现，获得领导、同事和客户的信任，全面提升自己的职场可见度。

有结构的汇报具备三个特点：共情力、逻辑力、感染力。

共情力：善于换位思考

汇报的关键在于以对方喜闻乐见的方式将信息传递给对方，让对方听明白、有认同，这意味着汇报人首先要清楚受众的偏好和需求。

由此可见，汇报时不是考虑自己要说什么，而是要琢磨别人想听什么，应进行充分的换位思考，站在对方的立场去关心对方的所喜所好、所思所想。

你需要为你的听众画像，尽可能地了解听众的年龄、性别、专业、背景、身份、知识结构，基于这些基本信息才有可能准确判断他们的偏好、知识面和需求。

1.偏好

每个人都是独特的个体，都有不同的背景、身份和性格。

甲之蜜糖可能恰是乙之砒霜，指望一套台词演完各种戏是不现实的，所以汇报之前要为你的听众做个画像，既要分析他们的背景、身份和性格，还应预判受众的立场，判断他们是你的支持者、反对者还是中立者。不同的立场决定着不同的汇报方法。

2.知识面

在汇报工作时，为了保证你所传递的信息能够让受众理解，你需要提前分析听众的知识水平和专业领域，以便于在汇报时选择适当的语言，使得信息更易于被理解和接受。

3.需求

对听众的需求进行分析能够帮助你确定汇报的重点，对方所处的位置不同，他所关注的问题是不一样的。

比如在做年终工作汇报时，你的直接领导会更加关心你的工作业绩和表现；部门负责人更想了解目前你工作中遇到的困难和需要的资源；而HR会更加关心你个人成长的情况。

逻辑力：善用框架

构建合适的框架组织信息是结构化汇报中的关键环节，基于框架进行汇报能够有条理和系统化地向受众传递信息、数据和分析结果。

框架的来源包括使用成熟的框架，按照现成的框架组织汇报的内容，这样做的优点在于能够多快好省地完成任务，而且由于使用的成熟框架也多为受众所熟悉，因此他们能够更容易地理解和记忆汇报的内容。

第一步：明确汇报主题和目的

首先，用一句话总结汇报目的，如果开始的时候觉得一句话说不清楚，可以先写下来你想到的目的，然后再逐渐提炼到只有一句话。

其次，用5WHY反复追问自己这句话是不是你的根本目的。

举例：用5WHY梳理汇报目的

小明要向上司汇报项目的进展，为了明确目的，小明用5WHY进行了这样的梳理：

【初始目标】：向上司汇报项目的实际情况。

【追问】：为什么要向上司汇报项目的情况？

【回答】因为上司提出要将项目进度再加快一周，但实际上不可能。

【继续追问】：为什么加快一周不可能？

【答案】因为上司没有意识到这个项目中存在的一个重大风险。

【更正目的】让上司意识到由于某个重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周。

第二步：确定汇报内容

首先，根据受众分析和汇报目的，将想讲的内容都列出来，为了减小深度思考的压力，防止一开始就忽视了关键信息，建议用思维导图。

其他，将列出的初始内容和汇报的目的相匹配，删除或修改与汇报目的不匹配的信息。

比如小明在前面用5WHY梳理汇报目的时，发现汇报目的是“由于某个重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周”，考虑到这个结论是负面信息，不是上司愿意听到的，于是小明修改了汇报内容：

领导，我将项目按照加快一周的进度做了个调整，其中遇到了一个风险，目前有两个做法：（1）投入更多资源来尝试能否降低这个风险，但把握很低；（2）维持原来的项目进度。

第三步：选择汇报结构

搭建新框架可供选择的结构主要包括时间结构、空间结构、2W1H结构、钟摆结构或变焦结构。

感染力：用好可视化工具

感染力取决于汇报的形式，再好的内容也需要形式作为载体。

使用图表或者形象化的语言可以增强汇报的可视化效果，使汇报具备极强的画面感，让人一看就明白、一听就清楚，这样的汇报能够降低听众的理解成本。

1.好的图画抵一千个字

人的大脑更容易记住形象化的内容，比如当你回想一部精彩的电影时，浮现在脑海中的往往是电影中一幕幕的场景，而不是文字；当你试图回忆某个东西放到哪里时，在脑海中回放的也是情景而不是文字。

人类大脑的特点决定了，图表化的展示更有利于大脑对信息的接受。

2.故事是用来打动人心的沟通工具

古希腊著名哲学家柏拉图说过：“谁会讲故事，谁就拥有了全世界。”罗辑思维的罗振宇也说过：“笨拙的人讲道理，而聪明的人会讲故事。”这些都充分说明了讲故事的重要性。

会讲故事也是一种沟通能力，一个善于讲故事的人通常会通过描述细节表达情感，并通过细节的展示引起听众的情感共鸣。

3.用道具将信息具象化

用道具是一种将信息进行具象化的表达方式。

比如，2008年乔布斯介绍苹果的全新产品 MacBook Air时，为了展示该产品超薄和轻巧的特点，他在舞台上拿出一个普通的信封。

他慢慢地打开信封，将MacBook Air展示出来，这引起了观众们的惊叹和欢呼。

这个简单而巧妙的道具宣传了 MacBook Air 无与伦比的轻薄设计，让观众们直观地感受到了产品的创新和独特之处。

4.用打比方实现知识迁移

通过打比方让听众把不熟悉的信息、从未知晓的事物和他们熟悉的思维方式和事物进行联系，这样能够让他们迅速理解新的、不太熟悉的知识和概念，降低理解成本，实现知识的迁移。

比如你建议想减肥的听众在饭前多喝水，于是你告诉他们：研究表明，每顿饭前喝500毫升水，一天可以减少摄入225大卡的热量。

这样说是不能打动听众的，因为大部分听众对225大卡是没有概念的。

假如你用打比方的方式告诉听众：

225大卡相当于平常吃的6颗生菜，相当于用直径10厘米的碗盛的1.5碗大米饭，相当于麦当劳的3个鸡翅，人需要慢走9657步或慢跑35分钟才能消耗掉这些热量。

通过这样的打比方，数据概念立马变得生动形象起来，你的观点迅速引起听众的重视。

来源：笔记侠

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