1分钟搞定「按部门汇总」，并完成「分页打印」！

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昨天，人事部门小伙伴找我请教，说有个表格，领导的要求太多太复杂了，问我有没有简单点的方法满足领导的要求……

所以我们先来看一下他的数据表，如下图所示：

听他说完，原来他领导的要求是这个样子：按部门汇总起来各项金额分别是多少，然后可以按部门分页打印，第 1 页如下图所示：

这位小伙伴带着哭腔地向我倾诉，让我一个部门一个部门地筛选出来，再复制到新的表格，然后再汇总合计数，还要在每页插入个表头，这么多部门，就是干一天也干不完啊。

值得庆幸的是小伙伴想到了筛选，而没有一条条地复制也算是不幸中的万幸了。

然而其实这种活简直就是小 Case 嘛，一分钟之内就能搞定的。

怎么，不相信？那就接着往下看！

操作步骤

❶ 先部门排序

❷ 再分类汇总

❸ 后页面设置

Step 1

按部门排序

解析

使用分类汇总之前，首先要按汇总的列进行排序，要不然汇总的数据会不准确。示例中按部门进行汇总，所以要按部门列进行排序。

操作

选中要排序的数据区域中部门所在的 C 列中的任意单元格（如 C4），依次单击【数据】-【升序排序】快捷按钮即可。操作动画演示如下：

Step 2

分类汇总，设置每组数据分页

开始放大招了，请大家睁大眼睛看好，【分类汇总】是这样使用的：

选中要汇总的数据区域的任意单元格，依次单击【数据】-【分级显示】-【分类汇总】，在弹出的窗口中依次设置：

「分类字段」为部门

「汇总方式」为求和

「选定的汇总项」为要求和的基础工资、岗位工资、绩效工资、合计等

本例中要求分页打印，所以要勾选下方的「每组数据分页」选项，单击【确定】即可完成分类汇总的操作。操作动画演示如下：

特别说明

在智能表状态下需要将智能表格先转换为区域，然后再进行分类汇总。

Step 3

调整打印格式

需要的数据已经做好了，现在只需要调整打印格式就可以了。

为方便查看数据，打印的时候每页都要有标题行，设置方法为：依次单击【页面布局】-【打印标题】，在弹出的窗口中设置【工作表】标签的【顶端标题行】为第 1 行至第 3 行。操作动画演示如下：

小伙伴见到这个分类汇总是赞不绝口啊，一个劲地说「太好了，太好了，省我老大劲了！要是我早知道这个功能就好了！」……

分类汇总这个绝技你也学会了吗？

最近小 E 还学到了一句来自清朝人彭端淑的话，「天下事有难易乎?为之，则难者亦易矣；不为，则易者亦难矣」，意思就是，只要去做，再困难的事也会变得容易。

所以，对付知识和技能，我们一定要多练习，这不，小 E 已经为你准备了练习材料，后台回复关键词【分类汇总】，快动手练起来吧~

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▌关于本文

作者：Excel 研究院—wayy

秋叶 Excel 课程答疑老师， Excel 实战经验 15 年以上的老司机

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