Word如何转Excel？这样操作，数据清晰又直观！

秋叶图书经典升级，长按扫码立即购书

京东 618 超级优惠，每满 100-50，

领券还能更优惠，京东 618 大促开门红！

本文作者：农夫

本文审核：玛奇鹅

本文编辑：脸脸

小伙伴们，大家好，我是专治各种疑难杂「数」的农夫~

今天，我就为大家介绍一种高效的数据清洗方法，助你告别熬夜加班，拥抱美好的夜晚时光~

日常工作中，我们经常需要将其他同事发来的 Word 文件中的数据提取出来。

但粘贴进 Excel 表格后，数据就成了介个样子，出现很多空行、重复的标题行、多个相同的部门数据等~

看到这样的表格，大家的内心可能是这样的~

 

如果我们想处理成下图这样规整的数据，应该如何操作呢？

那么，现在请大家先思考几秒~~~

问题分析

Word 中的数据表格，基本上不能直接操作计算，在数据处理上被认为是张「死表」。

（而且 Word 中常常有合并的行列、重复的标题行，「无脑复制粘贴」容易出现格式问题。）

而 Excel 中的数据相当于数据仓库，我们可以随意取部分数据，或者全部数据进行计算、合并、数据透视等，这类表格我们称之为「活表」。

知道了这些可能存在的问题，接下来，我们就需要逐个击破，把 Word 中的「死表」变成 Excel 中的「活表」。

应该怎么做呢？小伙伴们请随农夫走进本期的「数据农场」~

解决方法

▌备份数据

❶ 数据处理数据之前，我们需要先将原表进行备份，保留原始数据。

 

备份原始数据是处理数据中很重要的习惯。不然，原始数据被修改了，想要从头再来，你可能只能哭了~

▌清理无效行列

❷ 删除不需要的行，即「分部」和「投诉受理量」列。

数据清理中，根据自己处理需求保留或增添数据列，不要让无效数据列影响到数据清理。

❸ 删除列中的无用行，包括 Word 中合并单元格形成的大量空行，及设置「重复标题行」形成的多个标题行。

这些数据是 Word 粘贴进入 Excel 之后，生成的冗余数据。

我们从以下两点进行操作：

首先，去除列中空值行，选中整列—【F5】快捷键进入【定位】条件页面—点击「定位条件」—勾选空值—确定。

即可选中列中所有空值，然后右键，选择【删除整行】即可！

其实，空值也可视为重复值。数据选项卡下的【删除重复值】按钮，也可以删除列中重复值。

但是，考虑到某些部门办件数量相同，因此本次不用这个方法。

其次，删除「重复标题行」所形成的无用行。

① 点击【数据】选项卡—【筛选】—勾选带有「部门」的行。

② 选中除第一行之后的其他部门行，右键删除，最后取消筛选。

还是基于上面刚刚说的原因，没有使用【删除重复值】功能。

以上就是我们初步的预处理数据了。

我们用动图来演示下：

这个时候离最终的数据，是不是有那么几分像了？

好了，下面我们继续进行数据处理，也是本次数据清洗最为关键的操作。

▌错行填值

数据错行：即第二列的第一行数据引用的是前一列或后一列的第二行数据，以次类推。

❹ 命名新列（办件量）存储数值。

以错行形式引入前一列（部门）数据。

即当填充 B 列第 2 行的时候，我们在 B2 单元格中引入 A3 单元格的数值。

公式为：

=A3

下拉单元格即可填充整列，或使用快速填充功能，双击即可自动填充整列。

❺ 这是最简单的一步，当然也是最为重要的一步哦！

选中填充好的办件量列，复制—单击【右键】—粘贴为【值】。

如果不进行这个操作，最后的数据全部都会出现#REF 错误哦！

#REF 代表什么呢？

意思是「无效的单元格引用」错误。

因为在后续操作中，我们会把部门列中所有数字全部删除。

仅保留真正的部门名称数据。

听到这里，是不是恍然大悟？

▌再次清理无用行

❻ 数据清洗进行过半，我们再次删除第一列中的无用行。

点击数据选项卡—选中「部门列」—选中带有「件」字关键词的行—选中全部—删除。

取消筛选，这样的数据形式，是不是和最终数据有七八分像了呢？

但是，数据中咋出现了重复部门呢？就连办件量都是一模一样。

❼ 存在这样重复的数据，是 Word 中的手动拆分单元格造成的。

在 Word 中一个页面无法容纳一个部门的多个分部，就会自动将数据分割到两页。

所以，粘贴进入 Excel，就会出现一个部门重复多行的数据。

如何清理？

选中部门列—点击【数据】选项卡—删除重复行—选择删除重复项警告页面的【扩展选定区域】——确定。

当命令执行完成，Excel 会贴心提示，删除重复值的数量和保留多少唯一值。

就问你，这样的 Office 服务感不感动？

操作步骤太多？没有关系，动图已到~

▌整理数据

❽ 替换的一小步，数据的一大步。

新建最终数据列——手动把第一行第二行的数据写下来。

让 Excel 识别出数据提取规律；

然后，双击第二行的填充柄  进行快速填充，即可提取所有数据。

就问你是不是比老郭的神奇小元宵还要神奇？

PS：快速填充适用于 Office 2013 及以上版本、WPS 2019 及以上版本~

❾ 删除中间的办件量列，获得最终想要的效果~

总结回顾

最后小小总结一下：

❶ 备份数据

❷ 定位条件【F5】—删除空行

❸ 筛选—删除重复的标题行

❹ 错行数据填充【B2=A3】

❺ 函数生成的列数据粘贴为值

❻ 筛选关键词行—删除无用行

❼ 删除重复行

❽ 快速填充

今天也是干货满满的一天~好了，小伙伴赶紧打开电脑操作一番吧！

毕竟这种实操性的东西，眼睛看会了可不等于手会了哦！

练习素材源文件见留言区哦~

---

如果你工作中经常用到 Excel，偶尔还会为 Excel 熬夜加班，看教程觉得自己都会了，实操起来还是两眼一抹黑……

这个时候就需要系统地学习 Excel 啦！

我们秋叶团队专门开发了《和秋叶一起学 Excel》课程，目的就是带你全面快速提升 Excel 技能，打下扎实的 Excel 基本功！

课程不限时间次数，手机电脑，随时随地都能学；还有专属学员群、在线答疑服务！

 今天小 E 特地为你们申请了 30 元优惠，到手价仅需 139 元~

优惠券仅限今天前 50 名同学领取，先到先得！

↑↑↑现在扫码，还可免费试看！

儿童节也不能忘记学习