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绝了!一个简单的合并工作表问题,居然难倒了80%的人!

疯狂的小兔 秋叶Excel 2022-06-30

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本文作者:疯狂的小兔

本文编辑:雅梨子、竺兰



大家好!我是做大数据工作的技术小兔!


兔子哥前几天路过销售部,发现销售部长助理小路,正伸着头,弯着腰,在电脑前一顿操作猛如虎。

 


我上前一问,原来他在统计公司 2020 年 A 产品和 B 产品的各地区销售信息。


但是两个产品的销售地区不完全相同,领导要求将销售信息合并在一张表上。

 

小路用我以前教给他的条件格式法,借助突出显示单元格规则,用相同颜色标记重复地区,然后再把信息复制在一起。

 

无奈信息行太多,得满屏扒拉查找,再复制粘贴!


他眼睛都快累瞎了!

 

兄弟有难,兔子哥不能袖手旁观!


我给小路介绍了一下合并查询的完全外部连接法,上手操作简单,信息管理方便,成功帮他解决了问题!

源数据



我们先来看看如下两张信息表:

 

A 产品销售情况表:

 


B 产品销售情况表:



根据两表信息可以看出来,如果我们使用上次介绍的内部连接法→点这里,两张表不同地区的销售信息不能在合并表中显示。


但是不要着急,完全外部连接可以解决这个问题。

 

怎样操作呢?我们来看一下吧!


至于这完全外部连接是什么,我们后文再解释~ 

完全外部连接合并表步骤



导入表格数据


首先,还是将两表信息导入 Power Query。

 

❶ 鼠标依次单击【数据】-【获取数据】-【自文件】-【从工作簿】,导入两个表所在的公司业绩统计工作簿,调出导航器;

 


❷ 在导航器中选择「多项」,并将「销售表」和「职工表」两个工作表选中,然后点选【加载】,将两个表的数据载入。



合并表格


❶ 鼠标依次单击【数据】—【获取数据】—【合并查询】—【合并】,调出「合并」菜单后;


① 在第一个选择框内选择「A 产品销售信息表」,

② 在第二个选择框内选择「B 产品销售信息表」,

③ 我们这次选择「完全外部(两者中的所有行)」。



❷ 在 A 产品销售信息表中选中「地区」列,在 B 产品销售信息表中选中「地区」列,单击【确定】开始连接。


 

合并表结果如下:

 


❸ 同样,单击最后一列的符号,将合并表展开,展开后结果如下:



可以看出来,A 销售表和 B 销售表相同的地区被合并在了一起,这点和内部连接法是一样的。


而两表不一样的地区呢,也会被合并起来,但是会以空值(null)行连接。


数据整理


合并后的表格有重复列还有空值(null),信息比较混乱,我们来整理一下吧!

 

❶ 合并重复列。

 

A 表地区和 B 表地区有重复的地方,我们可以把两列并为一列。


单击 B 表「地区」,【右键】-【移动】-【移到开头】;

 

按住【Ctrl】键,鼠标选中 A 表「地区」列和 B 表「地区」列,单击鼠标【右键】-【合并列】;


在「合并列选项卡」的新列名里填写「地区」,单击【确定】,两列合并完成。

 

 

合并列后有的地区名重复了,没关系,选中地区列,单击【转换】-【提取】-【范围】

 

因为地区名称最长是 4 个字符,重复后有 8 个字符;


所以呢,在「提取文本范围选项卡」里面,起始索引填「0」,字符数填「4」,截取前四个字符文本就可以啦!



❷ 填充空值(null)


合并表中的空值(null)可以用「填充」和「替换」功能进行整理。


对于「产品类型」、「年度」、「单价」三列,因为值是相同的;


可以用【填充】,选中列,鼠标【右键】-【填充】-【向下】,填充完毕。

 

对于销量列,空值说明销量是 0;


选中「销量列」,鼠标【右键】-【替换值】,调出「替换值选项卡」,「要查找的值」填「null」,「替换为」填「0」,单击【确定】,完成。

 


保存结果


在右侧「查询设置」区域内将合并表命称修改为「A、B 产品各地区销售情况表」;


然后单击【文件】-【关闭并上载】,保留合并查询结果


 


最终结果如下:


表的后续管理



完全外部连接表和内部连接表一样,可以单击【数据】-【全部刷新】更新源表数据变动。

 

但是有一点需要注意,就是空值(null)的处理,如果想要更改填充值或者替换值,可以返回编辑页面重新进行数据整理↓↓↓

 

在右方「工作簿查询」区域内【右键】单击「A、B 产品各地区销售表」,选择【编辑】,就可以回到数据整理步骤,重新对空值进行操作。


总结



所以,大家已经理解合并查询的完全外部连接了吧!


完全外部连接就是把两个表里面,具有相同列值的一行数据连接在一起。


同时,不相同的值以空值连接。



最重要的是,它可以保留两表的全部信息,有效的避免了合并表格过程中的信息丢失!


到这里,小伙伴们已经把六种连接方式里,最难的完全外部连接学会啦!


剩下的四种连接方式我们来说都是 so easy!

 

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