告别隐藏行/列！Excel分级显示，让你的表格自动折叠~

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本文作者：小爽

本文编辑：雅梨子、竺兰

大家好，我是在工作时间办公还在学习 Excel 的小爽~

最近我在处理事情的时候，无意中看见电脑文件资源管理器中的分级文件，一级一级展示，查找特别方便！

于是乎，作为一个「资深的 Excel 小白玩家」，我就在想：Excel 好像也有分组的功能！

然后我就马上打开 Excel，准备开干！

原先我们需要查看哪些数据，利用切片器，点点按钮就可以搞定！

但是有些时候，我们想要用结构图的方式查看表格数据，这时我们就需要用到分级显示中的分组功能，如下图：

那什么是分级显示呢？

在【数据】选项卡下，就有【分级显示】选项功能，它可以将行列中多行或者多列数据进行组合和汇总。

使用分级显示，我们可以快速显示摘要行，摘要列，或者显示数据明细等等。

但需要注意，一个数据列表中只能创建一个分级显示，一个分级显示最多允许有 8 个级别的分级显示。

下面，我们就先来看看分级操作的一些知识点，有助于我们了解案例中的操作，然后来讲解上述效果图的分级操作步骤~

分级操作中必知的知识点

▋明细数据方向

❶ 首先我们可以看到上述效果图中，明细数据的方向是在上方，所以我们需要对明细数据的方向进行设置。

❷ 选择分组显示下三角，出现设置对话框，由于我们需要的明细数据方向是上方的，所以我们需要取消勾选【明细数据的下方】的复选框，单击【确定】按钮；

▋手动分组操作

❶ 我们选中部门列中的销售部，在【数据】选项卡下，单击【组合】按钮，单击【确定】按钮，此时数据就组合完成了；

❷ 当然，我们也可以选中区域，按住快捷键【Alt+Shift+→】进行分组；按住快捷键【Alt+Shift+←】进行取消分组。

❸ 将数据进行折叠，我们可以看到销售部整个都被折叠了。

所以我们需要在每个部门前面都加上一个摘要行，方便在折叠后可以清楚的看到数据明细。

❹ 如果想要取消刚刚的组合，我们可以在【数据】选项卡下，单击【取消组合】，也可以利用快捷键【Alt+Shift+←】进行取消组合。

通过前面知识点的讲解，我们可以知道：

① 明细数据的方向，案例中需要在上方，所以在分组前，我们需要事先对设置方向进行设置；

② 由于分组后，会将整个区域进行折叠，所以在制作案例中的分级显示前，每组数据前需要有一个摘要行。

明白了分组的一些知识点，下面我们就来看看案例的具体操作。

主要有两个部分，摘要行的插入以及利用合并计算功能进行自动组合。

摘要行的插入

❶ 选中 A 列，按住快捷键【Ctrl+Shift++】，插入一列；

❷ 复制 B 列数据，错位粘贴到 A2:A13 区域，然后选中 A2:B12 区域；

❸ 按住快捷键【Ctrl+\】定位行内差异值，鼠标右键-单击【插入】-单击【整行】-单击【确定】按钮；

❹ 选中 B2:B15，按住快捷键【Ctrl+G】进行定位，单击【定位条件】-单击【空值】-单击【确定】按钮；

❺ 活动单元格等于下一个单元格，按住快捷键【Ctrl+Enter】进行批量填充：

❻ 将 B 列复制粘贴为值，同时删除辅助列 A 列。

此时摘要行已经制作完成，接下来就是进行分组。

如果用手动进行分组的话，我们需要手动一个个选择区域后，再一个个进行分组。

数据少的时候还好，数据一多就显得特别的麻烦。

下面我们就来介绍如何利用【合并计算】来实现自动分组。

【合并计算】功能进行分组

👉 具体操作：

❶ 新建一个工作表，取消勾选明细数据的下方。

❷ 在【数据】选项卡，单击【合并计算】选项；

函数选择：【计数】；引用位置：选择刚刚处理好的数据源区域；标‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍签位置：勾选首行，最左列，创建指向源数据的链接；

单击【确定】按钮。

此时分组已经大致完成。

具体的动图操作如下： 

❸ 选中下图所示区域，按住快捷键【Alt+;】定位可见单元格，按住【Delete】键删除数据；

❹ 全部展开后，鼠标右键将（自动新增的）工作簿名称列删除；

❺  这个时候，我们可以看到此时的数据还是引用单元格的形式，为了方便后续操作，我们将数据复制粘贴为值；

❼ 最后表格美化一下，即可。

总结一下

❶ 本文中涉及到的快捷键有：

分组：【Alt+Shift+→】;取消分组：【Alt+Shift+←】;插入行/列：【Ctrl+Shift++】;定位：【Ctrl+G】;定位行内差异值：【Ctrl+\】;定位可见单元格：【Alt+;】批量填充：【Ctrl+Enter】。

❷ 需要事先设置明细数据的方向；

❸ 可以利用合并计算中的创建指向源数据的链接的功能，实现自动分组。

分级显示在工作中非常常见，大家在工作中利用分级显示一般用在哪里？

可以留言区中与我互动讨论哦，或许下次的选题就是它~

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