年底工作再忙，都要学会这10种图表制作法，让你的报告更直观！

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本文作者：拉登 Dony

本文来源：拉小登(ID：ladengchupin)

本文编辑：竺兰

我是拉小登，一个爱梳头的 Excel 高能老师。

在日常生活和工作中，我们经常需要对比两个事物，哪个是好的，哪个是不好的。

这种对比差异的分析，有一个更为流行的名称：差异分析（variance analysis）。

无论何时何地，或者谁来做决策，都需要使用差异报告，来更好的理解当前的状态，并决定采取哪些措施。

通常情况下，一个差异分析报告长成这个样子：

我想，应该没多少人喜欢这样的表格，对吗？

面对现实吧！当你成为做决策的那个人的时候，肯定希望这些数据能够用更直观的形状、图形来呈现。

这样你可以通过自己的眼睛，直观的感受到差异，而不是费劲脑汁的再算一遍。

这就是为什么「颜色」「图表」以及其他综合的「可视化形式」，在差异分析报告中流行的原因了。

接下来，我会跟你分享 10 个差异分析可视化的技巧，让你的报告不再只是枯燥的数字和百分比。

方法 1：用括号标记负数

方法 2：自定义数字格式，设置数字颜色

方法 3：使用箭头

方法 4：使用单元格颜色

方法 5：使用箭头–条件格式

方法 6：使用数据条

方法 7：「单元中」的图表

方法 8：使用按比例缩小的图表

方法 9：制作更好的差异分析图

方法 10：在图表中突出显示实例

方法 11：漂亮的「实际与目标」差异对比图

方法 12：带有浮动条的「实际与目标」差异对比图

方法 13：使用条形图进行自上而下的垂直差异对比图

用括号标记负数

这是最简单，也是最正式的方法。

默认情况下，负数前面会有一个减号，但是这个标记不是很醒目。

把数字放在括号中，和负号比起来，更容易识别是正数还是负数。

具体做法如下：

❶ 选择要设置格式的单元格；

❷ 按下【Ctrl+1】，打开「单元格格式」对话框；

❸ 在对话框中选择「数字」选项卡，选择最下面的「最定义」；

❹ 设置单元格的格式代码为：0;(0);0

最后点击「确定」，负数就被放到括号里了。

如果数据是百分比，那么需要修改一下格式的代码，加上%，具体如下：

0-00%;(0.00)%;0%

如果你是一个强迫症患者，想要让数字都对齐，不会受到括号的影响，让报告更加美观，可以把格式代码改成下面的样子：

0-00 _）％;（0.00）％; 0 _）％

负数会被放在括号中，数字会稍微的偏移一点点，视觉上会有没对齐的感觉。通过添加「_)」，可以纠正这对齐的问题。

所以，我们在格式代码中，只是对正数和 0 添加了这个符号，让正数和 0 也稍微的偏移一点点，看起来就更舒服了。

自定义数字格式，设置数字颜色

除了括号之外，我们还可以给负数设置不同的颜色，让数据差异更加明显。

同样的，还是要按下【Ctrl+1】打开「单元格格式」对话框，然后设置数字的格式如下：

[Blue]0;[Red]0;0

这样正数会显示为蓝色，负数会变成红色，0 则保持默认的颜色。

另外，还可以把这个代码和方法 1 里的代码结合起来使用，如下：

[Blue]0_);[Red](0);0_)

这样正数会显示蓝色；负数会用括号包裹起来，而且显示红色；同时数字之间的对齐依旧完美。

这里，我们对正数和负数，分别设置了不同的颜色、或者括号，当然你也可以指定特定的颜色代码，或者只对正数或负数单独设置格式，这些都是可以的。

使用箭头

使用上下箭头，也可以直观的呈现正数、负数的数值，或者好的、不好的数据。

❶ 选择数据，然后按下【Ctrl+1】打开「单元格格式」窗口。

❷ 设置「自定义」格式代码如下：0 ▲;0 ▼;0

需要优化的一点是，让箭头靠右对齐，而数字靠左对齐，这样会更加的美观。

做法非常简单，在空格前面加一个星号「*」就可以了，所以格式代码修改为：

0* ▲;0* ▼;0

当然了，我们还可以在代码中添加颜色的代码，效果会更加的 wow！

使用单元格颜色

如果你不喜欢通过文本颜色来标注差异，也可以给正数、负数设置不同的单元格颜色。

❶ 选择要设置颜色的单元格。

❷ 在「开始」选项卡中，点击「条件格式」，点击「新建规则」。

❸ 在对话框中，选择「使用公式确定要设置格式的单元格」。

然后输入下面的公式，给<0 的负数设置单元格颜色。

=G5<0

点击「格式」按钮，设置一个喜欢的单元格填充颜色，然后点击「确定」条件格式就设置好了。

使用箭头–条件格式

在 03 中，我们使用了「自定义单元格格式」功能，给数字添加了上下箭头，来表现数据的差异。

其实，使用条件格式也可以添加上下箭头，而且更简单、更好看。

❶ 在「开始」选项卡中点击「条件格式」；

❷ 点击「新建规则」，选择第 1 个规则类型；

❸ 设置「格式样式」为「图标集」；

❹ 然后选择我们需要的上下箭头的图表；

❺ 把数值的类型改为「数字」，设置第 1 个条件是「>0」，第 2 个条件是「>=0」。

最后点击「确定」，完成条件格式设置。

使用数据条

我最喜欢的方式，可以更直观的呈现数据的差异，那就是「数据条」!

❶ 选择数据单元格；

❷ 在「开始」选项卡中，点击「条件格式」；

❸ 选择「数据条」，选择你喜欢的样式。

搞定！

「单元中」的图表

到这里，我们使用了 Excel 内置的功能，来实现了差异的各种可视化的形式。

比如数据条，条件格式、单元格格式等等。

另外一个方法，是使用 REPT 函数，结合特殊的字符，在单元格里做一个图表。

这个技巧需要两列的数据，分别用来绘制「正数」和「负数」的图表。这里我们使用竖线「|」这个符号，因为可以直接从键盘中输入进去。

案例中，数据在 G 列，然后我要用图形表示数据的百分比，所以在单元格里设置下面两个公式：

负数的公式：

=IF(G5<0,REPT("|",ROUND(ABS(G5)*100,0)),"")

正数的公式：

=IF(G5>0,REPT("|",ROUND(ABS(G5)*100,0)),"")

然后将公式填充到所有单元格。

记下来设置单元格的格式，把负数列设置为右对齐。

设置两列「图表」的字体为：Stencil，如果你的电脑上没有这个字体，也可以使用「Britanica Bold」或者「Playbill」，效果是一样的。

如果你觉得条形图太长了，可以把单元格字号调整小一点，或者把公式里的 100 改为 50，或者更小的数字。这个数字可以理解成条形图的宽度。

下面是另外一种表现形式，同样是用的 REPT 函数方法。

使用按比例缩小的图表

这是一个让人无法拒绝的方法，这个方法最好的地方是，图表可以随着单元格大小，按比例缩放；图表就像是「单元格中」的图表一样。

我真是爱死这个「按比例缩放」的图表了，用在 dashboard 中非常的炫酷。

选择图表中要呈现的数据，然后在「插入」选项卡中，选择「簇状条形图」。

图表插入完成后，稍微设置一下图表的格式。

比如：

❶ 删除图例、标题、横坐标轴；

❷ 使用单元格格式隐藏「数据标签」。

下图清晰地展示了整个操作的过程。

本例中，最后一个数据被放到了第 1 个位置，这是条形图的默认设置，我们可以通过设置「逆序类别」调整顺序。

这样数据条的顺序就正确了，同时正数显示在坐标轴右侧，负数在坐标轴左侧。

使用相同的方法，我们还可以创建更加智能的图表，负数显示红色，正数显示蓝色。

制作更好的差异分析图

先看一下效果。

太美了，有没有？

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在图表中突出显示实例

上面这几个图表中，最让人感兴趣的地方基本是一样的，就是给正数、负数分别设置不同的颜色，让差异对比更加清晰。

除此之外，我还添加了一个「复选框」开关，这样如果执行显示负数、或者正数数据的时候，点击一下就可以轻松高亮出来。

更多炫酷差异分析图表：

👉 超酷的「实际与目标」差异对比图：

这个高级的差异分析图表，使用箭头、颜色等更少的元素，清晰的表现更多的信息，让我们可以清晰看懂预算、实际之间的差异。

👉 带有浮动条的「实际与目标」差异对比图：

👉 使用条形图进行自上而下的垂直差异对比图：

通过散点图、条形图等更多高级的技巧，可以把上面那个图旋转 90 度。

以上就是呈现差异分析的 10 种方法！

你在报告中，是如何对数据差异进行可视化的呢？如果你有更高超的技巧或方法，记得在评论区告诉我！

本文翻译自：pakaccountants 网站原文标题：《10+ ways to make Excel Variance Reports and Charts – How To》原文地址：https://pakaccountants.com/10-ways-present-variance-analysis-reports-Excel/

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