掌握这7个小技巧，数据录入不求人

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本文作者：可可

本文编辑：竺兰

小 E 认识不少表哥表姐都相当厉害，理解各种函数公式都不带怕的，运用得更是非常熟练，图表制作也是信手拈来。

只不过，制作一份简单的统计表格，却听见他们频频抱怨——录入个数据怎么麻烦？

麻烦？最爱帮小姐姐们解决麻烦的就是小 E 我了！我赶紧凑了过去，原来是美文姐要录入实习生的信息↓

「按完回车，鼠标就到了下一行，可是从左向右输入更方便，难道我每次都要伸手动下鼠标？」

「手机号分段输入，每一次都要手动添加短横杠吗？有没有省事的办法？」

「工资那里要写上单位，可是写上单位就没法自动求和计算了？」

……

好了好了，美文姐，小 E 这就把录入数据时好用的小技巧全都告诉你，帮你摆脱这些麻烦！

快速横向录入数据

这里美文姐一行一行地录入信息更方便，也就是她希望输入完每个单元格后，可以转到右边的单元格继续输入。

       

可是，我们都知道 Excel 里输入数据按一下回车（也就是【Enter】键），是到正下方的单元格的呀。

按下【Tab】键，移动方向才是正右方，可毕竟很多人都习惯性地会按回车，而不习惯去按【Tab】键。

有没有什么办法可以改变回车键的移动方向呢？

当然！点击【文件】-【选项】-【高级】，勾选「按 Enter 键后移动所选内容」，方向里改成「向右」就好啦！

一定要动手试一下哦！下次就不用强迫自己改变习惯或者去摸鼠标了！

下拉菜单快速录入固定项

每次填写人员性别信息的时候，还在「呢安男」地手敲？太 low 了！

利用【数据验证】功能制作下拉菜单其实是个常见的功能，操作步骤如下：

    

注意第 ❹ 步里「来源」这里输入的各种选项是用英文半角符号,隔开的，最后点击【确定】即可。

像「性别」等一些内容，要填写的内容都是固定的几种选项，那不妨就制作一个下拉菜单，不但能提高录入数据的速度，还能起到规范录入的作用。

首字母快速录入

在录入「学校」信息时，因为很多学校的名字都不短，所以总要敲进去很多字，除了制作下拉菜单，你想象过，只输入名称缩写也能快速录入信息吗？

操作步骤如下：

点击【文件】-【选项】-【校对】-【自动更正选项】，把缩写和完整名称对应填写进去即可。来看下效果↓

正确录入身份证信息

录入并正常显示身份证号码，是个老生常谈的话题了，再一起回顾一遍吧。

方法就是将单元格格式由「数字」改成「文本」——可以是每次录入身份证号码时，先输入英文单引号↓

或者先选定输入区域，按下【Ctrl+1】快速调出「设置单元格格式」窗口，将单元格格式改成「文本」后再进行数据录入↓

分段显示手机号码

如果 11 位手机号码数字之间没有分隔，我们很容易在查阅的时候看错。那怎么能让手机号码在输入时就分段显示出来呢？

不用手动键入短横杠！先选中要输入数据的区域，【Ctrl+1】快速调出「设置单元格格式」窗口，在【自定义】里将「G/通用格式」改成「000-0000-0000」即可。

再键入手机号时，就能自动出现这样的效果了↓

批量录入相同数据

对于填充相同的数据，除了拖拽操作，还有一个很便利的方法↓

【Ctrl+Enter】，请记住这个快捷键！

给数据添加单位并能计算

如果我们直接在录入时给数据加上了单位，就会发现右下角那里不再有数字的求和，而是变成了单元格的计数。

怎么做可以让数据既能参与计算，又把单位显示出来呢？

选中要输入数据的区域，调出单元格格式设置的窗口，在【自定义】里的「G/通用格式」后面直接键入「元」，点击【确定】。

这样我们在录入数据时，敲完数字就能自动带上单位了，还不会影响计算！

美文姐表示，听完小 E 介绍这些数据录入小技巧后，再也不觉得这项工作有多麻烦啦！

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