如何有效率的同时「撰写」且「管理」数篇论文
华乐丝Wallace
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在本周的电子报中，我邀请选修我在香港中文大学开设的论文写作课的博士生C.Y. Wong，跟大家分享他同时撰写好几篇论文的秘诀。
许多人都曾跟我反映，同时撰写多篇论文，可能导致极其混乱的状况。例如，您需要追踪每篇论文的期限，而且若论文投稿后好几个月没有收到回复，您需要决定是否向期刊编辑催讨审查意见。同时，您还得追踪或确认共同作者们的回复。在这种状况下，你极可能将A论文的某张图表错贴到B论文内。
我将在这篇文章中，分享我用来同时管理数篇论文的系统以及系统的几个要点，包含做计划、定期追踪以及列清单等。请注意，我将这个系统同时间管理系统整合在一起，您可能需要作适当的调整来适应您的需求。但是希望藉由我的经验分享，让大家不再局限于在一次只能撰写一篇文章。现在让我跟各位分享目前我所使用的系统：
我使用Google Document的电子表格，概要记录正在书写中和即将要书写的论文，之所以这么做的原因如下：
• 可分享
我通常制作一份Google Document的表格，并将这份表格分享给论文的共同作者。如此一来，我不需要在每一次论文更新后，再重寄一份给他们；而当他们要确认论文撰写进度时，只需到Google Document查看最新版本就可以了。另外，当我需要打印或储存屏幕画面所呈现的表格时，也可以轻松将其存作PDF文件或直接打印出来。
• 随时随地可存取
使用Google Document的随时随地存取的功能，我可以在任何时间任何地点，只要到云端硬盘上打开该表格，就能查看某篇论文的主题及其撰写进度。
• 呈现日期与人员概览
我的Google Document表格很简单，包含以下几个字段：“论文栏”有论文简称，通常和预计投稿的期刊有关；“主题栏”记录论文主题；“期刊或地点栏”标明预计的论文发表期刊或研讨会；“初稿栏”、“修订栏”分别设定预计完成初稿的日期以及从共同作者处取得修订稿的日期。若某位共同作者已回复，我就会做相应的标记。“交稿栏”则标明预定的初次交稿的日期。之后，在第二轮审查时，我在前述字段旁新增以下字段：草稿审查、修订、共同作者XX，以及“再次交稿栏”。最后一栏则是我给自己看的备注项。
• 方便批注
简单的电子表格文件方便我标注一些备注事项。例如，如果论文很不幸的被拒稿了，我会记录下论文需修改或延伸内容，以及标记论文修改的时段。如果，我决定邀请别人来担任这篇文章的共同作者，我会写下他们的名字。
• 分色编码
我会在电子表格的不同分页，用不同颜色填满第一栏的单元格，以区分论文的状态，例如：浅蓝色表示已经完成的论文，绿色表示搁置或审查中的论文，橘色表示进行中的论文，而红色表示还未开始的论文。当然，您可以选用您喜好的颜色。
除了计划表格，我在待办事项的应用软件中设定了论文不同事项的截止期限。我设定了一个名为“论文写作”的项目，包含我论文的期限以及预定的着笔日期（设有信息提示功能，我总是设定7天前的信息提醒）。每当看到显示的提醒信息时，我就会把一些零散的构思或新想法加到Google Calendar的一周计划表中。我用一周计划表分配自己教学、备课、论文阅读、论文写作和做研究的时间。当然不能忘了让我最头痛的阅读和回复电子邮件的时间。通过选用周计划表，我以周和月为单位，排定论文写作任务，以及安排研究工作。
另一项重要技巧是追踪所有的期刊编辑寄来的跟某篇论文有关的邮件和图表，避免发生在要上传缴交论文时却找不到高分辨率版本的问题。我为每篇论文设置一个文件夹，其中我会储存不同阶段、不同版本的论文（我用“论文名称年月日.doc”作为文件名）。图表以“图1.eps”、“图2.eps”命名，存在名为“图表”的子文件夹中。另外，“审查过程”子文件夹用来储存回复审稿人的邮件以及任何与审查相关的邮件。“计算”子文件夹则是专门储存论文中涉及的数据、计算资料。我习惯将重要邮件保留下来，并依照不同的论文，分别存进不同的文件夹中，这样一来我可以清楚且及时查看这些邮件。
简而言之，以上方法让我能随时随地查看论文写作、发表进程。云端硬盘简单易操作，配合简单时间管理系统，能使我轻轻松松达成同时撰写、管理多篇论文的目标。
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