如何建立合适ERP系统应用的物料清单(BOM)(强烈推荐收藏)

前言

“三分管理，七分技术，十二分的数据”，ERP应用效果的好坏，直接与物料清单数据质量有直接的关系。本文详细介绍如何在ERP系统建立（调整或者转化前端PLM系统E-Bom、CAPP系统中的P-Bom）物料清单(M-BOM)，包括搭建BOM技巧和一些注意事项，以便提升企业采购和生产计划的准确性，同时提高成本核算的精准性。本文主要介绍ERP系统物料清单。

一物料清单概述

物料清单(Bill of Material)也称产品清单或者产品明细表，是描述物料之间关系的文件, 是计算机可以识别的产品结构数据文件。

BOM有各种形式，这些形式取决于它的用途，BOM 的具体用途有:

1)是编制计划的依据。

2)是配套和领料的依据。

3)根据它进行加工过程的跟踪。

4)是采购和外协的依据。

5)根据它进行成本的计算。

6)可以作为报价参考。

7)进行物料追溯。

物料清单必须完整、正确，否则，ERP系统就不能做到在正确的时间以正确的数量生产或采购正确的物料，不能正确地计算父项物料的成本，以致影响企业的整个管理过程。如果一个系统要兼顾到灵活性和特殊性两个方面，系统将过于庞大，不易应用。标准的ERP系统为适应不同行业的管理需求，其设计的指导思想是，流程完整、功能灵活，而将数据的严谨性交由用户自行控制。这就需要“数据清洗系统”弥补系统数据可能不严谨的缺陷。

物料清单的数据越精，越有助于精细化管理。即使是有经验的物料清单管理员，也需要在“数据清洗”的功能辅助下，才能建立正确的、严谨的物料清单。新增加的物料清单，需要经过清洗才能使用；修改了已存在的物料清单，也要经过清洗，才能完成修改。而ERP系统通常无“清洗物料清单”的功能。

以经简化的自行车的物料清单为例，说明清洗物料清单应考虑的内容。

1.1物料主文件

物料是定义物料清单的基础数据，物料清单中子项类型的定义依赖于物料主文件中所定义的物料属性。以下“物料主文件”列出了与建立物料清单有关的物料属性。

表1 物料主文件

• 物料来源包括：制造，采购，外加工。

• 物料类型包括：普通，虚物料，资源，工具。

1.2物料清单

1.2.1物料清单结构

物料清单的结构是树状的。物料的低层码值越小，其所在的层次位置越高。如果低层码等于0，表示此物料是最终产品或无物料清单。如果低层码大于0，表示此物料是另外某个物料的子项。

物料清单的子项类型，通常包括：

• “普通”子项

• “资源”子项

• “虚项”子项

• “副产品”子项

• “联产品”子项

• “工具”子项/“工具返还”子项

1.2.2 物料清单数据表

将树状结构的物料清单转换成电子表格格式，可便于物料管理员全貌地检查多层物料清单。

表2 “自行车”(A000)的多层物料清单数据表

1.2.3 完全的物料清单

“完全的物料清单”是同时包含了“普通”子项和“资源”子项的物料清单。

图2和图3所描述的是同一个完全的物料清单。图2是扁平化的物料清单，图3是引用了“虚项”建立的物料清单。为了直观，以下均使用图2形式的物料清单。

二清洗物料清单子项

正确地建立物料清单依赖于物料的属性。物料属性是建立物料清单的基础，同时，物料清单也可以验证物料属性的正确性。按物料的“来源”和“类型”属性，可将物料划分为五个类别。

表3 物料类别与物料属性对照表

以下按物料类别分析清洗物料清单子项物料应考虑的内容。

2.1类别A物料(简称：物料A)

物料A是制造类普通物料。制造类普通物料的来源是由内部生产车间，将普通物料经人工(和设备)加工而得来的物料。制造类普通物料应有完全的物料清单。

2.1.1物料A作为父项

物料A作为父项时，所包含子项允许的子项类型：

表4 物料A子项的“子项类型”

物料A作为父项时，允许所有的子项类型，但至少要包含“普通”子项和“资源”子项。以父项为“未漆车架”(A001)的单层物料清单为例，说明对物料A的物料清单需要提示物料管理员确认的几种情况。

图4 待确认的物料清单

注：斜体字虚线框表示缺失的项或存在逻辑错误的项。(下同)

• 情况(1)：无任何子项。

如果物料A的物料清单，无任何子项，显然是错误的，需要提示物料清单管理员。

• 情况(2)：无资源子项。

如果物料A的物料清单，只有普通子项而无资源子项，需要提示物料清单管理员，补充定义资源子项。

• 情况(3)：无普通子项。

如果物料A的物料清单，只有资源子项而无普通子项，需要提示物料清单管理员，补充定义普通子项。

2.1.2物料A自身作为子项的子项类型

物料A为普通物料，当物料A自身作为子项时，允许的子项类型：

表5 物料A自身的“子项类型”

1)子项物料A的子项类型=“普通”

当物料A的子项类型是“普通”时，物料A还应继续有完全的物料清单(详见1.1.)。

普通物料作为子项时，子项类型不能是“虚项”。

图5 待确认的物料清单

如果物料A的子项类型是“虚项”，需要提示物料清单管理员，修改普通物料的子项类型。

2)子项物料A的子项类型=“副产品”

副产品有如下特征：

• 特征一：随主产品一同产出的派生物料，与主产品有共同的子项。

• 特征二：价值远低于主产品的价值。

• 特征三：不能单独作为主产品的子项。

由于副产品是随主产品一起产出的，而且副产品子项是回收项不是发出项，所以，在主产品的单层物料清单中，“副产品”子项至少与1个“普通”子项一起共同作为主产品的子项。

因副产品的价值远低于主产品，所以，在实际经营活动中，经营者不会专门安排生产副产品。因此，不需要为副产品子项定义子项。

图6 待确认的物料清单

• 情况(1)：与副产品子项同层的子项中，无普通子项。

如果与“副产品”子项同层的子项中无“普通”子项，需要提示物料清单管理员，补充“普通”子项。

• 情况(2)：为副产品子项定义了子项。

如果为“副产品”子项定义了子项，需要提示物料清单管理员，删除其子项或修改“主产品”的物料清单。

3)子项物料A的子项类型=“联产品”

联产品有如下特征：

• 特征一：随主产品一同产出，与主产品有共同的子项。

• 特征二：价值接近于主产品的价值。

• 特征三：不能单独作为主产品的子项。

• 特征四：与主产品互为联产品。

由于联产品是随主产品一起产出的，而且联产品子项是回收项不是发出项，所以，在主产品的单层物料清单中，“联产品”子项至少与1个“普通”子项一起共同作为主产品的子项。

因联产品子项与主产品可以互为联产品，而且与主产品有共同的子项。因此，不需要再为联产品子项定义子项。

图7 待确认的物料清单

• 情况(1)：与联产品子项同层的子项中，无普通子项。

如果与“联产品”子项同层的子项中无“普通”子项，需要提示物料清单管理员，补充“普通”子项。

• 情况(2)：为联产品子项定义了子项。

如果为“联产品”子项定义了子项，需要提示物料清单管理员，删除“联产品”的子项或修改“主产品”的物料清单。

2.2类别B物料(简称：物料B)

物料B是虚物料。虚物料是为简化物料清单而建立的物料，其具有普通物料的部分特征。

2.2.1物料B作为父项

物料B作为父项时，所包含子项允许的子项类型：

表6 物料B子项的“子项类型”

物料B作为父项时，尽管不要求虚物料有完全的物料清单，但物料B应至少有2个子项。以父项为“工具包”的单层物料清单为例，说明对物料B的物料清单需要提示物料管理员确认的几种情况。

图8 待确认的物料清单

• 情况(1)：无任何子项。

如果物料B的物料清单，无任何子项，显然是错误的，需要提示物料清单管理员。

• 情况(2)：只有1个子项。

如果物料B的单层物料清单的子项个数少于2个，则物料B的单层物料清单存在冗余的结构层，需要提示物料清单管理员。

• 情况(3)：虚物料有“虚项”子项。

如果物料B的单层物料清单中又出现“虚项”子项，则物料B的单层物料清单存在冗余的结构层，需要提示物料清单管理员。

2.2.2物料B自身作为子项的子项类型

物料B为虚物料，当物料B自身作为子项时，允许的子项类型：

表7 物料B自身的“子项类型”

因物料B为虚物料，当物料B作为子项时，子项类型只能是“虚项”。反之，非虚物料作为子项时，子项类型不能是“虚项”。

图9 待确认的物料清单

当物料B作为子项时，如果物料B自身的子项类型不是“虚项”，需要提示物料清单管理员，修改子项类型。

2.3类别C物料(简称：物料C)

物料C是资源物料。资源物料主要有人工资源和设备资源两类。由于资源物料用于主生产计划和能力计划，所以，将资源物料的来源归入“制造”，其属于生产计划员的责任范畴。虽资源物料的来源属于“制造”，因其用途是服务于人工或设备的能力计划，不需要由其它物料生产出。所以，不需要为物料C建立物料清单。

图10 待确认的物料清单

如果为物料C建立了物料清单，需要提示物料管理员将其子项删除。

物料C只能作为子项，并且子项类型只能是“资源”；反之，非资源物料作为子项时，子项类型不能是“资源”。对于这个原则，通常ERP系统会自动限制。

2.4类别D物料(简称：物料D)

物料D是外加工物料。外加工物料的来源是将产品的“普通”子项物料提交给外加工单位，由外加工单位加工成产品后，再将产品收回而得来的物料。

2.4.1物料D作为父项

物料D作为父项时，所包含子项允许的子项类型：

表8 物料D子项的“子项类型”

因外加工业务采购的对象是外部资源，所以，物料D不应包含“资源”子项。

图11 外加工物料“已漆车架”(A001)单层物料清单

图12 待确认的物料清单

• 情况(1)：无任何子项。

如果物料D的物料清单，无任何子项，显然是错误的，需要提示物料清单管理员。

• 情况(2)：无普通子项或包含了资源子项。

如果物料D的物料清单无“普通”子项或包含了“资源”子项，需要提示物料清单管理员，补充定义普通子项并删除资源子项。

• 情况(3)：虚项子项包含了资源子项。

如果物料D的物料清单的“虚项”子项包含了“资源”子项，需要提示物料清单管理员，删除“虚项”子项的资源子项。

2.4.2物料D自身作为子项的子项类型

当物料D自身作为子项时，允许的子项类型：

表9 物料D自身的“子项类型”

图13 待确认的物料清单

当物料D作为子项时，如果物料D自身的子项类型不是“普通”，需要提示物料清单管理员，修改子项类型。

2.5类别E物料(简称：物料E)

采购类物料是全额从供应商购买所获得的物料，而非经加工获得。所以，不应为采购类物料建立物料清单。

物料E只能作为子项，并且子项类型只能是“普通”。

如果为采购类物料建立了物料清单，需要提示物料清单管理员，删除其子项。

图14 待确认的物料清单

三清洗物料清单子项数量

物料清单子项的数量是工程师根据产品加工、装配或配方的规律，经过精确计算得来的数据。将这些数据转换成物料清单数据时，不能轻意修改工程师提供的数字数据。

3.1清洗“普通”子项数量

很多产品，如药品、食品行业的产品，有父项物料的数量等于“普通”子项数量之和的要求。以父项为“果味固体饮料”的物料清单为例，说明父项物料数量与“普通”子项数量的关系。

图15“果味固体饮料”物料清单

上例中，“果味固体饮料”共有4个普通子项，4个“普通”子项的子项数量之和应严格等于父项的数量，否则，需要提示物料清单管理员修改“普通”子项数量。

如果需要考虑子项的损耗，应将损耗率数据在“损耗率”字段定义，而不能直接加在子项数量上。

假设，“普通”子项蔗糖在投入过程中允许有5%的损耗。正确的做法是，将子项蔗糖损耗率字段的缺省值0%定义为5%，而不是将蔗糖的子项数量由0.97修改为1.02。

图16(蔗糖子项损耗率=5%)“果味固体饮料”物料清单

如果“普通”子项的子项数量之和不等于父项的数量，需要提示物料清单管理员修改“普通”子项数量。

3.2清洗“副产品”子项数量

图17 “未漆车架”物料清单

(见“未漆车架”物料清单)“未漆车架”的单位是“个”，经测量“未漆车架”的重量是5公斤，“未漆车架”的重量应等于普通子项“钢材”的数量与副产品子项“边角料”的数量的代数和，即：5=5.2-0.2。

如果“副产品”子项与“普通”子项数量的代数和不等于父项数量，需要提示物料管理员。

3.3清洗“联产品”子项数量

图18 包含“联产品”子项的"汽油"物料清单

清洗联产品子项数量与清洗副产品子项数量的规律是类似的。

(见“包含‘联产品’子项的‘汽油’物料清单”)父项“汽油”与普通子项、联产品子项的单位都是“公斤”，所以，“汽油”的重量应等于普通子项“原油”的数量与联产品子项“柴油”、“煤油”的数量的代数和，即：1=3-1-1。

如果“联产品”子项与“普通”子项数量的代数和不等于父项数量，需要提示物料管理员。

3.4清洗“资源”子项数量

3.4.1资源子项数量比

在单层物料清单中存在多个资源子项(计量单位相同)的情况下，通常资源子项的数量比应与资源物料标准能力比相同。例如，如果在一个单层物料清单中同时有3个资源子项，3个资源物料的标准能力比是1:2:3。那么，这3个资源子项的数量比也应该是1:2:3。否则，标准能力和子项数量两者之一、或两者需要修改。

表10 资源子项的数量比应与资源物料标准能力比

图19 待确认的物料清单

上例中，资源子项的数量比=1:2:4不等于资源物料的标准能力比=1:2:3。

当这两个比不一致时，需要提示物料管理员和物料清单管理员共同确认各自负责维护的数据。

3.4.2资源子项计费类型

如果某资源物料的计费类型是“计件”，那么，该物料作为子项时，计量单位应与父项的计量单位相同。并且，为计算方便，将“计件”资源子项的数量定义为1。

图20 待确认的物料清单

(见“‘自行车’单层物料清单”)“装配人工”是计件资源，而且其父项“自行车”的单位是“辆”。

• 情况(1)：计件资源的单位与父项的单位不一致。

如果计件资源的单位与父项的单位不一致，需要提示物料管理员。

• 情况(2)：计件资源子项的数量不是1。

如果计件资源子项的数量不是1，需要提示物料管理员。

四清洗“工具”物料的物料清单

“工具”物料是将“普通”子项加工或装配成父项所需的物料。生产父项时需要发出“工具”物料，并且在父项完工后需要返还。“工具”物料的来源可以是“制造”、“外加工”和“采购”。

1)“工具”物料作为父项

1.1.“工具”物料的来源=“制造”时，作为父项，其物料清单的特征与物料A的特征相同。

1.2.“工具”物料的来源=“外加工”时，作为父项，其物料清单的特征与物料D的特征相同。

2)“工具”物料的来源=“采购”时，与物料E的特征相同。

3)“工具”物料作为子项

“工具”物料作为子项时，子项类型只能是“工具”或“工具返还”。“工具”子项用于发出，“工具返还”子项用于返还。通常ERP系统会自动限制。

“工具”物料作为子项时，应遵循以下原则：

原则一：同一子项物料有两个子项类型-“工具”子项和“工具返还”子项。此两个子项应成对地出现在物料清单的同层中，并且，“工具”子项与“工具返还”子项的子项数量相同。

原则二：不能单独作为父项的子项。

由于工具物料是，将“普通”物料加工成产品所需的物料，所以，在产品的单层物料清单中，“工具”/“工具返还”子项至少与1个“普通”子项一起共同作为产品的子项。

图21 “齿轮”的单层物料清单

• 情况(1)：与工具子项同层的子项中，无普通子项。
  

如果与“工具”子项同层的子项中无“普通”子项，需要提示物料清单管理员，补充“普通”子项。

• 情况(21)和情况(22)：“工具”和“工具返还”子项未成对出现。

如果“工具”和“工具返还”子项未成对出现，需要提示物料清单管理员。

• 情况(3)：“工具”和“工具返还”子项的子项数量不一致。

如果“工具”和“工具返还”的子项数量不一致，需要提示物料清单管理员。

结束语

M-BOM 不仅是ERP（MRPⅡ）系统中重要的输入数据，而且是财务部门核算成本，制造部门组织生产等的重要依据，因此，M-BOM 的影响面最大，对它的准确性要求也最高，正确地使用与维护BOM 是管理系统运行期间十分重要的工作。

作者简介

张永啟，1955年1月出生，1982年2月毕业于南开大学数学系自动控制理论专业。于1993年1月加入四班亚细亚(天津)计算机有限公司(思博公司前身，现属于 infor)国际化功能项目开发组，从事四班系统的国际化版本开发工作，从事Fourth Shift ERP系统实施顾问工作25年。作为高级项目经理，组织了百余家制造业企业ERP项目的实施。提供现场服务的客户服务包括：中国内地、香港、马来西亚的客户，所实施项目的企业涉及机械、汽车零部件、家用电器、化工、制药(涉及中药、西药)、食品、电子、农业等行业。联系邮箱：[e-mail]

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