从文件协同到内容驱动业务：不断进化的企业内容管理需求与随遇而安的产品滞后
数字化转型大势不可逆转，就在几天前的7月14日，国家十三部门联合发文要“加快推进产业数字化转型”。而数字化转型的实质就是把企业数据存起来、管起来、用起来，一个专业领域的词汇表达叫做：ECM（Enterprise Content Management）企业内容管理——一种战略和方法帮助企业获取、管理、存储、保护、利用与企业组织流程相关的数据。
一ECM企业内容管理到底是在管什么？从字面上看ECM管理的是企业内的数据，那数据在企业内到底是以怎样的形式存在呢？其实如果把这些数据简单分类的话，可以分为两类：结构化数据和非结构化数据。前者指的是存储在数据库里，可以用二维结构逻辑表来实现的数据，主要分布在如ERP、CRM、财务系统等各大应用系统中，数量大概占企业总数据量的20%左右。非结构化数据指的是不方便用数据库二维逻辑表来表现的数据，包括所有格式的办公文档、文本、图片、标准通用标记语言下的子集XML、HTML、各类报表、图像和音频/视频、AutoCAD工程图文档信息等，这个大概占企业总数据量的80%。
知道了ECM是在管理企业的一系列数据，那么它又是如何管理呢？
其实，随着经济和技术的发展，企业对内容管理的需求不断提出新的要求，ECM的形式、边界甚至概念本身也在随之发生了一系列的变化。
在PC出现以前，企业内容大多存在于纸面上，或者以隐性资源的形式存在于人的大脑中，这个可以不算在讨论的范畴之内。20世纪90年代，算是企业数字化管理的起始阶段，企业文档、图书馆、档案馆等纸质文档向数字化文档转型。
2000年左右，互联网呈爆炸式发展，促进了网页内容管理的成熟。2005年左右，企业开始有意识的使用数字化内容改善企业业务处理流程，节省企业成本和提升员工工作效率。
2010年以后，云计算、物联网、移动互联网、大数据和后来的人工智能等新技术的出现和发展，企业“内容”本身发生了很大的变化，企业内容管理也随之更多的呈现出一种平台化，系统化，以及与企业业务深度融合的态势。
全球领先的IT咨询公司Gartner在2016年-2019年先后修正了ECM（企业内容管理）的定义，认为ECM（企业内容管理）是一种服务平台，而基本架构应该有一个底层的服务平台，通过API接口服务组织内不同区域的分支机构和各种应用场景。
Gartner 内容服务框架
进一步理解：ECM企业内容管理已经是一种体系化的工程，本质在于提供内容服务，以内容服务平台为基础，通过与行业业务的深度融合，满足协作、应用、安全、管理、治理、合规、业务、智能和大数据等各种应用场景，同时还可以通过调用第三方应用服务、组件和工具，满足动态化、定制化的业务需求，形成上下游生态。
二进入DB阶段的市场需求，滞后的产品如何满足？可以看出，不管是从市场的真实需求出发，还是洞察行业发展的咨询机构，ECM呈现出的一个共同趋势就是：企业数字化转型的路径需求已经从初级的文件协作进化到更为复杂的以内容驱动业务上，Gartner将其定义为DB（Digital Business）阶段。
但一个真实的现状：国内在谈到企业内容管理时，还习惯于将其简单称为“文档管理”行业，产品也无外乎三类：网盘类存储型产品；简单的文档协作软件以及和其他OA、CRM系统对接的协作型产品；传统的知识管理、档案管理软件等文档类产品。不但在实现的功能上比较单一，缺乏ECM的基础以及对整个企业业务的系统性对接的平台能力（PBC）。
曾经有需求方表示：公司就需要一个网盘产品，但到了跟服务方深度沟通时才发现，他需要解决的问题包括：公司资料没有统一的存储路径；人员流动造成企业数据流失；缺乏安全机制，造成数据外泄；没有信息资源的统一规划、业务集成复杂造成多个信息孤岛等等一系列问题。而这些远远不是一个网盘可以解决的，需要的是一个拥有核心的底层平台，来提供支撑公司多个业务体系的企业级需求。
当然，充分满足业务需求也并非终点，而再一步，随着管理水平的提升，内容反过来可以驱动企业业务创新。以引擎平台为核心的管理体系保证了移动端及PC端应用统一管理、运维及开发平台，帮助实现企业IT基础架构的规范化和提升。通过业务和文档数据的联通，并基于门户进行业务系统的组织和呈现，提升业务系统的操控性和流转效率。从技术层面可对接企业现有系统，打通数据；业务层面可保证企业信息化持续健康发展，快速满足业务变化需求。提供企业统一的数据管理、协作、保护、呈现及大数据分析能力，让“数据价值”真正得以发挥，而这才是我们一直所希望看到的真正的企业数字化转型。
我们可以拿一个工作场景——现代工程设计行业的实际需求来看一下，体系化的企业内容管理需要以工程图档的管理、使用为核心，把任务、表单、计划作为驱动，实现以非结构化数据为主的企业数据从采集、存储、保护、管理到归档、交换全过程的内容协同和管理，以提交/分发为对外交互的方式，通过统一的文档存储库和项目协作空间来协调多个项目、多个专业人员之间的协作，并通过对多项目多专业的工程管理，实现对企业内容的多维度展现，而统一业务权限、统一版次管理、统一共享安全、统一存储安全也保证了全体系的数据安全。
以上案例来源于多年一直紧随客户需求，并打造了较为完整的企业内容管理体系的鸿翼，鸿翼通过梳理将ECM（企业内容管理）按照其技术和产品的发展成熟度分为了四个关键阶段。资料来源：鸿翼
第一阶段可以称为内容协作（CCP）阶段，此阶段文件呈离散型存储在用户的电脑上，仅能完成文件之间的协作，不能与企业业务融合，但此种形态承载了企业80%以上的离散文件，可以概括为离散文件的协作管理阶段。企业网盘类产品即归入这一类。
第二阶段可以称为内容服务（CSP）阶段，企业数据以业务系统文件（比如SAP里票据影像），体系文件（比如SOP作业标准文档）等形式存在，通过内容元数据进行网状式广泛关联，数据来源于业务，又输出服务于业务。这是企业数据从文件到内容的一个过渡阶段，数据经汇聚、整理、处理后，以全内容服务形式开放，构建起一个统一的企业的非结构化企业管理平台。代表性产品例如ECM文档云、ECM内容中台，SDMS涉密电子文档安全管理等。
第三阶段称为数字业务（CSA），在这个阶段，行业数据经过不同维度的整理、提炼，围绕业务的垂直领域性、体系性，进行立体式关联与聚合，形成行业性的知识体系，基于低代码平台，对企业迅速应对市场变化和进行业务创新进行支持。产品包括文档档案一体化、IOS体系文件管理、知识管理等。
最高阶段为人工智能（AI）阶段，这是一个通过深度学习，自然语言处理（NLP）、知识图谱等技术对海量数据进行深度整理的阶段，是一种立足于业务场景上内容智能，为企业提供降本增效、辅助决策的作用。
总体来说，这四个阶段是企业数据从内容向知识到智能化的全面提升的过程，安全性能也随着阶段的发展，逐步增高。
Gartner知名分析师Michael Woodbridge在调研国内ECM市场时，认真分析了鸿翼的产品成熟度路线图后认为：这样的划分与他们在市场调研的需求高度一致，而CSP和CSA两大块中列举的产品正是Gartner所认为的企业数字转型的Digital Business阶段的产品形态。这一对比也证明：在被认为落伍于国际的中国ECM市场，同样有着与国际领先水平持平的中国企业和产品。
但相较于国外成熟完善的ECM市场，整个中国市场确实还处于比较初级的阶段，很多产品不成熟，甚至对于概念本身业界还存在着模糊地带。而到了具体的产品形态，企业局限于现有的产品能够带来比较可观的受益，而不去关注市场需求的发展，这不利于一个成熟市场的形成。行业发展需要资金、需要人才、需要创新、需要耐心，也需要不时总结瞭望，去真正的挖掘需求，快速成长。
总结起源于上世纪90年代中期的ECM企业内容管理，无疑已成为企业撬动非结构化数据有效应用的重要支点和实现数字化转型的核心引擎。但与国际主流厂商相比，国内ECM企业内容管理行业相对不够成熟，这种不成熟不仅体现在我们通常认为的服务主体范围集中度较高，价格敏感性较大，品牌优势不明显这些方面，还有一个重要的问题就是对于整个行业对于ECM的发展缺乏清晰的认识，服务商产品缺乏系统性，也导致用户需求描述不清，无形中延缓了行业发展的步骤。伴随数字化转型的浪潮，企业对ECM企业内容管理需求激增，处于爆发边缘的市场需要我们更用心，携手打造健康的行业生态。
作者简介
罗永秀,中国ECM企业内容管理资深专家。专注于ECM，推动相关技术的演进和产业化应用，作为总的技术负责人，他主导参与了数百个国家大数据项目，用系统全面的ECM解决方案服务招商银行、上海大众、扬子江药业等逾3000家企业。还参与了工信部《DCMM数据能力成熟度模型》国家标准建设。
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