10 种工具，解决法律人知识管理中的 5 大难题
作者=刘振宇 股加团队律师，工具爱好者
来源=微信公众号 | 大鱼思享会
题图=宋涛 麦读视觉总监
你好，我是大鱼好朋友，刘振宇。
律师提供的服务，是以『法律知识』为基础，以解决客户问题为目标的服务交付。
身为律师，你每天面对从四面八方涌来的信息——大到上市文件起草、最高院案件开庭，小到朋友法律咨询、社区法律宣传，都需要律师调用大脑中的法律知识结合客观事实，输出他人需要的信息。这个过程并不是一帆风顺直截了当的，充满了各种『意外』。
前两天收藏的案例，忘了存在哪，半天也找不到。客户咨询的问题，已经给别人解释过N多遍，次次新打一遍字给客户。实习生来了又走，每个新来的人都要重新教一遍自己的经验……
信息数量越来越多，但是自己能记住的越来越少，就算是记住的信息也都是碎片化、点状的，虽然用了各种手段『存放』，但根本来不及整理，用的时候找不到，没法形成知识系统，更不要说迭代工作效率——你整理知识的能力，远远落后于你收集知识的能力。
不以利用为目标的知识管理，都是无效管理
1. 知识要被『用』，否则无效
知识的价值判断标准在于实用性。被收藏的信息不是知识，只是一堆文字而已。你收藏了无数个别人的案例，充其量只是另一个案例网。
知识如果不能改变行为，就没有用处——《未来简史》
2. 不要忽略你头脑中的『隐性知识』
律师的专业知识不仅包含书面网站上的『显性知识』，也包括存在大脑中的一些『隐性知识』——处理案件的经验、同领域客户的常见风险、办案的流程等。
隐性知识来源于对实践经验的总结。
3. 知识应该是『系统化』的，有目的去『管理』的
做知识管理更像盖高楼，砖头有了，但是要放在大骨架上才能成型。这就需要你在实践过程中不断地进行深入思考，挖掘出知识中隐藏的联系和规律，最终抓住知识体系的主线。
律师是知识服务者，本质上也是个商业主体。除了法律专业知识体系外，还需要有目的地补充一些商业思维知识，才能可持续发展。
4. 每一个律师团队，都应该有自己的知识管理库
当知识只存在每一个成员的大脑中的时候，团队的知识生产力是原始的、低效的。一个共享的知识管理库能帮助团队提高整体智商和组织记忆力，减少重复劳动，团队经验也能得到传承。
以股加团队为例，他们在做同类业务中积累了大量经验，并且将这些经验形成一套可以执行的流程并配合模板和文件，形成了可随时调用的知识库。
5. 知识不能用，是因为缺乏有效的『抓手系统』
知识管理是一个知识收集——知识整理——知识应用——知识创造——形成知识平台——再积累——再创造——再应用——形成新的知识平台的过程，是从量变到质变，循环上升的过程。
假设我们的大脑是一个库房，存放着各种各样的知识武器，遇到不同问题的时候要『抓出来使用』，纯靠记忆是行不通的，要借助工具，建立一个知识『抓手系统』。
以使用为目标，将各种信息统一存放
1. 尽量将知识存放在统一的空间内，设置多重『标签』以『关键词』，方便随时检索调用。
2. 将隐性知识，变成显性知识。也就是将解决客户问题的经验、流程等，输出成为文字文件，变成可以被调用的知识武器。
随时规划整理，提炼重点要点
1. 将知识按照需要进行『分类』整理，分类的方法不是一成不变的，随着知识体系的不断升级，随时进行调整。
2. 对于无效信息，尽量删除。不断思考自己到底需要哪些知识，让知识获取和整理有效率。
运用、思考、找规律、不断升级
在实际的项目中不断运营知识，结合实际中遇到的问题，空闲时查阅以往的记录，不断提升自己，记录自己的心得体会，以合同审查为例，可以建立专门的合同审查的笔记本，将平时收集到的合同审查的文章和素材积累的一起，可以按月或季度，进行整理分析，对现有的合同审查流程、文档和模板进行升级。
在升级过程中，你会慢慢找到属于你自己的『合同审查方法论』。
团队知识管理，充分发动每一个人
构建团队知识管理库，对纷杂的知识内容包括方案、案例、制度等分门别类管理，充分发动团队每一个人，贡献自己所掌握的知识，积少成多。
工具是知识管理的辅助手段，分享一些给你
1. 微信收藏
这个功能不用多介绍了，一键收藏微信中的文字、图片、文章、链接等，但是那些被你收藏的“干货”，你真的回头看过吗？
2. 幕布
大纲类在线笔记本，可以一键生成思维导图。特别适合从0到1的文件起草，可以先搭框架，然后丰富观点和内容，最后再导出word，排版之后就成文件了。也可以作为会议、培训现场笔记的利器，操作非常简单。额外具有分享到微信和一键生成思维导图的功能。
幕布是我用的比较多的工具，目前已经记录了三百多万字的笔记，主要集中在学习笔记、会议记录、培训记录等内容。我已经习惯从0开始写一篇文章的时候，先打开幕布，建立基本的文章框架提纲，然后给每个分支上填充内容，形成一个整体的文章。最后根据不同的使用场景导出图片、Word或者PDF。
当然，幕布也是整理知识框架的利器。
3. ProcessOn
可以方面的在线绘制流程图、思维导图、组织结构图等，这几年比较热门的“诉讼可视化”，很多律师就是通过它来实现的，而且也具有协同功能，小伙伴们可以一起画一张案件关系图。
所有的“诉讼可视化图片”都可以保存起来，成为团队知识库的重要组成部分。
4. 石墨文档
一款云端文档工具，可以在线进行多人协作撰稿、方案讨论、会议记录，大幅提高信息内容的产生、交流、分享、传播效率。
对律师来说，需要多人协作的文档编辑，比如团队的邮件收发情况、业务流程总结、拜访客户的话术等需要大家一起编辑、一起使用的信息，用石墨文档进行协同效率很高，文档内还可以上传文件，另外，表格编辑也可以共享。下图展示了股加私塾课程中，律师在做动态股权设计练习的时候，共同使用一个文档编辑作业。
5. 一起写
也是一款线多人协作文档编辑工具，支持文档、表格、演示、画板、表单。打开网页、手机就能写，并且能够实时与他人协同编辑。
6. tower
tower本身是个项目管理的协同工具， 不是一个知识管理工具，但我们所有的知识管理工作，最终的目的一定是能够给未来的工作提供支持。所以，我们基于工作内容的全部项目、任务、清单、信息、讨论，都来自于团队成员在这个平台上的持续输出，并且在项目和任务进行中，提出意见，不断迭代，形成更加高效的协同，这才是知识管理的终极目的和最好的呈现方式。
7. 亚马逊kindle
亚马逊kindle主要是用来阅读电子书的，但它有两个特别的功能，一个是通过设置，可以让微信公号文章一键转发到kindle上，不仅永远不会被微信删除（你懂的），而且对于内容较多的文章来说，kindle的阅读体验更好，另一个是可以把平时收集到的各种PDF电子书通过邮箱发到kindle上面去，阅读体验也不错。
8. 简书
如果你喜欢通过写作把自己掌握的「隐性知识」整理并输出，但又不想开公号被淹没在朋友圈的汪洋大海中，那简书是个不错的选择，而且还可以在上面找到有共同点的朋友。
9. 印象笔记
印象笔记是一款非常适合律师进行知识管理的工具，它的标签系统很健全，微信、邮件等平台上的内容也可以一并收藏进印象笔记；关键字搜索功能还支持对图片上的文字进行检索。
1. 收集微信文章
在微信里，搜索并关注『我的印象笔记』服务号，按照提关联你的微信。然后就可以将微信文章随时收藏到印象笔记里了。
2. 收集邮件
每个印象笔记账户，都会对应一个邮件地址。你所有想要收集的邮件，都可以一键转发到印象笔记邮件地址进行收集。
3. 支持文件存储
把印象笔记当作云盘用，将电脑上的一些文件上传到印象笔记，方便你进行整理。
10. 全能扫描王
手机直接当扫描仪用，纸质文档拍照后自动优化成清晰的电子文档，还可以进行文字识别直接编辑文字，是阅卷和归档案卷的利器。
全能扫描王能还能把所有的扫描文件，同步到印象笔记里。如果在印象笔记内部进行搜索，扫描文件图片中的关键字，也会被高亮标记。
延伸阅读
回复以下关键词看看：投稿 转载 微课 公共课
精要目录 集成目录
回复 实务书单 给你 30 份法律书单