值得看两遍，解决99%的文件搜索难题！

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作者 | 奔跑中的奶酪 来源 | 奔跑中的奶酪（ID：runningcheese01）

导读

一说到文件搜索，肯定会有人说了：“文件搜索有什么好讲的，闭着眼睛我都知道接下来要讲的内容了，无非就是 Everything 又或者是 Listary 嘛”。

是的，接下来的文章会提到它们，但我想在此基础上更进一步，来谈一谈文件搜索的实质，以及如何建立起自己的文件索引系统。

01

文件索引系统

Windows 文件索引系统的建立，无非有两种方法：一是按分类查找，二是用工具搜索。（由于 Windows 下没有标签系统，故暂不加入讨论）

当关键信息明确时，用工具搜索的方法更快，用工具搜索的优点在于精准定位。

比如我想找电脑里周杰伦的歌曲《Mojito》，通过工具搜索“周杰伦 Mo”，很快就找到“周杰伦_Mojito.mp3”这个文件。

而缺点是需要我们记住文件的名字，这不是一件容易的事，通常我们只能记得最近使用或者经常使用的文件。

而且，如果文件是从网上下载的，那么文件名要么是乱码，要么是你不知道名字，用工具搜索也就无从谈起。

而当关键信息不明确时，按分类查找是更好的选择，按分类查找的优点在于所见即所得。

比如我想找流行风格的音乐，在资源管理器中打开"E:\音乐\华语音乐"查找，然后看到了“周杰伦_Mojito.mp3”，感觉不错就点击播放了。

而它的缺点是如果不知道文件存放在哪，在一层层的文件夹中去找，就变成了一件繁琐的事。

但这两种方法的缺点，都可以通过更好的文件命名和分类来规避，文件的命名和分类很大程度上决定了文件索引系统的优劣。

因为搜索文件的过程就是对文件命名和分类的复现。

在之前的文章「文件管理」中，文件命名我们采用了「三段式命名法」，而文件分类采用的是「杜威十进制分类 +工作&生活」的分类方法。


下面我们就来谈谈这样的命名和分类，对于文件搜索的好处。

02

按分类查找

很多人觉得 Windows 的资源管理器难用，其原因主要有三个：

1、文件入口多

Windows  默认会有「C、D、E、F」4个磁盘，还有「下载、桌面、文档、图片、音乐、视频」6个文件夹，这 10 个地方都可以做为文件查找的起点，但过多的选择让人无所适从。


我们此前将时间管理的观念融入到了文件管理中，然后分成了「收件箱、工作台、档案库」三个阶段。

将它们固定在资源管理器的“快速访问”栏里，正好可以用来做为文件查找的入口。


比如「下载」文件夹是待处理文件，是收件箱的入口，需要打开的频率高，我们还可以将它的子文件夹也固定起来，然后用一个名称是“横线”空文件夹来做分割。

而「桌面」则是处理中的文件，是工作台的入口，如果有多平台协作的同步网盘，也可以放在这里。

工作中正在处理但没有处理完成的项目文件，比如「A10 - 产品运营」这个文件夹也可以放在这里。

E 盘是已归档的文件，是档案库的入口，需要打开的频率相较低，所以我们可以档案库下一些经常会用到的子文件夹，做为入口也可以固定起来。

PS：可以考虑将 E盘和 F盘合并，C盘系统盘、D盘软件盘、E盘档案库，如果你不会分区的话，这一步可以忽略。


至于「文档、图片、音乐、视频」这 4 个文件夹，则可以忽略它们，同时将侧边栏里的“此电脑”菜单折叠起来，只用“快速访问”里的文件入口。

如果还有其他多余的菜单无法删除，比如 3D Objects、Creative Cloud Files 等内容，可回复关键字 C14 查看删除方法。

2、文件夹层级深

档案库是文件储存的主要场所，太多的文件夹层级也会给文件查找带来麻烦。

我们此前还将知识管理的观念融入到了文件管理中，使用了「杜威十进制分类 +工作&生活」的分类法。

同时还将二级分类直接放在 E 盘根目录下，让文件夹层级控制在了三层以内。给文件夹添加上编号一个的作用，是可以把分类查找和工具搜索两种方法结合起来。

比如我想在「E:\710-音乐\711-华语音乐」下查找歌曲，使用工具 Listary 搜索 711 就可以直接打开「711-华语音乐」这个文件夹，也就缩短了文件查找的入口。


3、文件对话框

大多数软件都会涉及打开和保存这两个操作，而这两个操作无一例外都需要用 到 Windows 的文件对话框。

除了用上面“文件入口”的方法，使用软件 Listary 还可以增加许多文件定位功能。

比如文件夹搜索功能，当文件对话框出现时，在下面会显示 Listary 的搜索框，输入关键词搜索，就可以将文件对话框的路径切换到想要的文件夹中去。

比如想保存一张图片到「E:\730-摄影」这个文件夹，在搜索框里输入 730 搜索，即可将路径切换到这里来。

又比如收藏夹和历史记录功能，双击或中键点击可以呼出 Listary 的收藏夹，它的特点是可以同时展示子文件夹，方便快速选择。

而“最近文档”的功能，可以用来切换到最近使用过的文件夹，在打开和另存文件时尤为方便。

Listary 还有一键切换到正在浏览中文件夹的功能，这个功能非常的实用，也非常能解决痛点。

按下快捷键 Ctrl+G，文件对话框的路径定位到最后打开的文件夹。

又或者在显示文件对话框的时候，打开了某个文件夹，那么文件对话框的路径就会变成了刚刚打开过的文件夹。

03

用工具搜索：文件名搜索

通过文件名来搜索文件是最常见的方法，文件的命名是决定搜索结果的关键，使用「关键词+序列+描述」的三段式命名法可适用于大多数情况。


1、快速搜索

Listary 是一款高效搜索软件，它很好地解决了 Windows 自带搜索缓慢的问题。

Listary 的搜索有三个特性，第一个特性是支持模糊搜索。

比如打开 PowerPoint 可以只输入“pp”就能匹配，Photoshop 可以输入“ps”，而如果想要搜索的内容不是应用程序时，按一下空格键就会变成搜索文件。

中文也同样适用，比如「周杰伦-Mojito.mp3」，输入“周 mo”就能够匹配了。


第二个特性是 Listary 拥有类似于输入法智能排序的功能。

当搜索有多个结果时，使用回车键打开某个结果，那么下次输入相同的关键词时，它就会排在第一位。


第三个特性是支持中文拼音搜索，只需打出中文拼音的首字母就能进行搜索。

比如搜索“网易云音乐”时输入“wyyyy”就可以匹配，甚至只输入部分名称也可以匹配，比如“网易云”的首字母“wyy”，又或者是“云音乐”的首字母“yyy”。


搜索出结果后，按「Ctrl+C」可以复制选中内容，也可以将搜索结果直接拖拽到 QQ、微信、Photoshop 等应用窗口上。

按「Ctrl+回车键」 则是打开文件所在文件夹，按「方向键 →」还会显示操作菜单。



2、当前文件夹搜索

Listary 还可以在任意文件夹下打字，右下角就会开启匹配选择模式，同时选择的光标也会自动跳转到匹配的内容上，然后按回车可以直接打开。

如果当前文件夹没有匹配结果，那么就会匹配子文件夹里的内容，如果还是没有的话，那么就会开启全局搜索模式。


3、过滤搜索结果

当搜索结果有太多不相关的内容时，设置索引范围，将一些系统文件和缓存文件排除在外，可以避免搜索结果里有出现大量乱码文件的情况。


同时，也可以通过文件格式来过滤搜索结果。

Listary 自带了 folder、file、doc、pic、audio、video 的过滤方式，我嫌关键字太多，就把它们分别修改为了 fd、f、d、p、a、v。

在它们后面加上冒号 : 就可以进行文件格式的过滤，而且过滤关键字可以先输入，也可以后输入，比如「fd: 810」和「810 fd: 」的搜索结果是一样的。


此外，我还添加了搜索范围的过滤方式，比如将搜索结果限定在 C盘、D盘、E盘上的过滤关键字「 c:、d:、e: 」。（文末附奶酪配置）


3、关键字搜索

自定义关键字搜索是 Listary 的另一大特色。

「Web」可以用来指定搜索引擎实现全局网页搜索，在「前面的文章」中已经有过介绍，「命令」则可以通过关键词来启动一些命令。

而「目录」则可以设置关键词来打开特定的文件夹，比如经常要打开的下载和桌面文件夹，我们可以分别给它们设置关键字 dl 和 dd。


体现 Listary 强大的地方是「自定义」，它可以用来调用其他的搜索软件。

比如 Listary 没有独立的窗口，无法同时显示所有的搜索结果，也不支持正则表达式，另一款搜索软件 Everything 正好可以弥补这一点。

将关键字设置为 e，在参数中输入 -s "{query}" 即可调用 Everything 搜索（文末附奶酪的配置）。


不过在日常的使用中，Listary 就可以搞定大部分的搜索需求，只有在一些特殊情况下才会用到 Everything。

比如要搜索某个目录下的文件，一种方法是在 Everything 选项里勾选“集成到资源管理器右键菜单”，那么右键菜单上就会出现 Everything 的选项。

另一种方法是在 Listary 中设置关键字 ee ，添加搜索参数 -s " """%path%""" {query} " 来调用 Everything 搜索当前目录。


然后，在任一目录下，直接输入 ee 就可以调用 Everything，按下空格后再输入要搜索的内容，就可以实现当前目录的搜索。

04

用工具搜索：全文搜索

最后来说一说全文搜索，这也是 Windows 的一大痛点。

Mac 上有非常好用的 Spotlight 全文检索功能，它能够自动索引 TXT、Word、Excel、PPT、PDF、EPUB 等文档里的内容。

只需要对文档里的内容有一点印象，记住一两个关键词就可以进行搜索，至于是什么文件名，保存在什么位置上的，都不重要，通过 Spotlight 搜索就能找到它们。

但多年以来，Windows 自带的全文检索可以说是非常糟糕，市场份额的连年下跌，也终于让微软意识到了问题的严重性。

于是微软在 Windows v1903 版本中加入了“增强型搜索”，随后又在 v2004 版本又引入了全新的硬盘负载检测机制，解决了 CPU占比高、磁盘占用飙升的问题。

同时还测试推出了 PowerToys 工具箱版，其中的聚合搜索功能正是在向 Spotlight 看齐。



然而是船大调头难，微软的这一系列操作，在实际体验中并没有那么友好，很多功能还不够完善，想要达到 Spotlight 的搜索水平并推广开来，最快也是 2 年后的事情了。

但 Windows 好就好在有各式各样的软，比如最近就有一款新晋的全文搜索软件 AnyTXT Searcher。

它是 Everything 作者力荐的全文搜索工具，在界面和使用方法上都和 Everything 很像，更重要的是速度也非常的快。

AnyTXT Searcher 支持“模糊匹配”和“精确全字匹配”，也可以指定搜索盘符和文件格式，使用快捷键 Ctrl+E 还可以打开文件所在目录。

AnyTXT Searcher 第一次启动时会自动创建索引磁盘里的 TXT、Word、Excel、PPT、PDF、Epub 等文档，然后储存为数库据。

如果有文档新增或者删除，AnyTXT Searcher 就会自动重新索引，频率可以自定，默认是一小时重新索引一次。

如果需要添加其他的文本格式，比如 .md 文件，则需要手动添加索引，添加时可以排除一部分文件夹来加快全文搜索的速度。

同样，在 Listary 中设置关键字 a ，添加搜索参数 -atgui /s {query} 也可以快速调用 AnyTXT Searcher 来进行全文搜索。

最后，我们来总结一下 Windows 下使用工具搜索的流程：

结尾

如果说此前的「文件管理」是为了高效保存文件，那么今天要讲的「文件搜索」则刚好反过来，为的是快速调用文件。

文件索引系统的建立，其实就是对文件管理时命名和分类的复现。

三段式命名法，还有杜威十进制分类法，不得不说，实在太精妙了。
本文来源：公众号「奔跑中的奶酪」（ID：runningcheese01），作者：奔跑中的奶酪。提供「高效方法论」，既讲方法论，也提供具体操作方法。

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